Office Managerin (all genders)

be flexible. be better.

Die VEDA Group entwickelt fortschrittliche HR-Software und Services, die Unternehmen dabei unterstützen, ihre Arbeitswelt zukunftsfähig zu gestalten. Durch kontinuierliche Weiterentwicklung optimieren wir Prozesse, steigern Effizienz und richten unseren Fokus auf die Bedürfnisse unserer Kund:innen. Seit über 40 Jahren treiben wir die digitale Transformation voran und erweitern unser Portfolio mit innovativen Lösungen. Mehr als 5.700 Kund:innen setzen täglich auf unsere Produkte – begleitet von einem engagierten Team, das mit Leidenschaft und Innovationsgeist nachhaltige Veränderungen schafft.

Diese Aufgaben warten auf dich

• Du bist zentrale die Ansprechperson für organisatorische Themen und kümmerst dich eigenständig um Büroausstattung, Verbrauchsmaterialien sowie die Pflege von Küchen- und Gemeinschaftsbereichen und stellst deren kontinuierliche Verfügbarkeit sicher.
• Du organisierst Besprechungen ganzheitlich (Räume, Technik, Bewirtung) und unterstützt Teams im Tagesgeschäft bei organisatorischen und administrativen Aufgaben, inklusive Post- und Dokumentenmanagement.
• Du koordinierst und steuerst externe Dienstleister (z.B. Reinigung, Wartung oder Reparaturen) durch klare Kommunikation, kontrollierst deren Leistungen und stellst eine hohe Servicequalität sicher.
• Du bringst aktiv Ideen zur Verbesserung von Abläufen und Strukturen der Büroorganisation ein.

Darauf können wir bei dir zählen

• Du bringst erste Erfahrung im Office Management, in der Assistenz oder in einer vergleichbaren organisatorischen Rolle mit.
• Du arbeitest organisiert, priorisierst sicher und setzt Aufgaben eigenständig sowie zuverlässig um.
• Du trittst freundlich, professionell und verbindlich auf und kommunizierst sicher mit internen und externen Ansprechpartner:innen.
• Du packst pragmatisch mit an, erkennst Aufgaben proaktiv und behältst auch bei mehreren Themen gleichzeitig den Überblick.
• Du bist sicher im Umgang mit gängigen Office-Tools (z.B. Outlook, Teams) und hast ein gutes Verständnis für moderne, digitale Büroprozesse.

Das zeichnet uns aus

Aus- & Weiterbildung

Wir entwickeln uns stetig weiter – durch gezielte Aus- und Weiterbildung, Prozessoptimierungen, neue Ideen sowie Hospitationen in anderen Teams und Innovationszeit. Gemeinsam gestalten wir die Zukunft und wachsen mit den Herausforderungen.

Gemeinsame Events

Gemeinsame Events wie Kickoff-Meetings, unternehmensweite Quartalsmeetings, Teamevents und Azubi-Ausflüge gehören bei uns dazu und fördern den Austausch sowie den Zusammenhalt im Team.

Mobilitätszuschuss

Wir bezuschussen dein JobRad® und übernehmen anteilig die Kosten für dein Job-/Deutschlandticket.

Sport- & Fitnessangebote

Wir übernehmen den größten Anteil der Gebühren deiner Mitgliedschaft bei Urban Sports Club oder Hansefit.

Work-Life-Balance

Bei uns erwarten dich 30 Tage Urlaub, flexible Arbeitszeiten, hybrides Arbeiten und Gleitzeit. Dein Bürohund ist willkommen, und mit unserem Kita-Zuschuss unterstützen wir dich auch privat.

Du möchtest Teil der Erfolgsgeschichte von VEDA werden und mit uns die Arbeitswelt der Zukunft gestalten?

Wir freuen uns auf deine Bewerbung!