Sachbearbeiter*in im Team Beratung und Recht sowie Organisation und Kommunikation

Wir besetzen zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine unbefristete Vollzeitstelle als Mitarbeiterin im Sekretariatsdienst mit den Schwerpunkten Team Beratung und Recht (60%) sowie allgemeinen Verwaltungsaufgaben (40%) im Bezirk Schleswig-Holstein Nord-West am Standort Flensburg.

Als Mitarbeiterin im Team Beratung und Recht unterstützt du die rechtsberatenden Gewerkschaftssekretär extasteriskcentered{}innen und ermöglichst einen reibungslosen Ablauf aller mit der Rechtschutzgewährung zusammenhängenden Büro- und verwaltungsbezogenen Aufgaben. Als Mitarbeiterin mit allgemeinen Verwaltungsaufgaben unterstützt du alle bezirklichen Aufgaben.

Als Teammitglied bist du zuständig für:

• Du sorgst dafür, dass die Mitglieder in rechtlichen Fragen bestens unterstützt werden.
• Mit deinem Organisationstalent hältst du den Gewerkschaftssekretär extasteriskcentered{}innen den Rücken frei und trägst aktiv dazu bei, dass jedes Anliegen schnell und kompetent bearbeitet wird.
• Büroverwaltende Tätigkeiten und allgemeine Bürotätigkeiten (Kopieren, Materialbestellung, Versand von Informationsmaterial, Scannen von Mitgliederpost).

Du bist das Herzstück im Fallmanagement:

• Von der ersten Anfrage bis zur Weiterleitung an die Gewerkschaftssekretär extasteriskcentered{}innen – du prüfst Anträge auf Rechtsschutz, ordnest Fälle zu und behältst alle Abläufe im Blick.

Du sorgst für eine reibungslose Kommunikation:

• Du bereitest Schriftsätze vor, koordinierst Termine, überwachst Fristen und stellst sicher, dass alle wichtigen Unterlagen rechtzeitig verschickt und Rückläufe geprüft werden.

Du bist Anlaufstelle für unsere Mitglieder:

• Telefonische Anfragen zu laufenden Verfahren nimmst du auf, klärst Anliegen oder leitest sie an die extasteriskcentered{}den zuständigen Gewerkschaftssekretär extasteriskcentered{}in weiter.

Du arbeitest digital und effizient:

• Du pflegst Akten und hältst unsere digitale Ablage aktuell.

Du kümmerst dich um den Büroalltag:

• Von Materialbestellungen über Versand bis hin zur Organisation – du hast den Überblick über alle administrativen Aufgaben und sorgst dafür, dass im Hintergrund alles läuft.

Zahlen sind auch dein Ding:

• Im Rechnungswesen prüfst du eingehende Rechnungen, trägst Kostenstellen ein und sorgst dafür, dass alles seine Ordnung hat.

Du arbeitest dabei mit speziellen ver.di-Fachanwendungen, für die du selbstverständlich umfassend geschult wirst.

Das bringst du mit:

• Fachliche Kompetenz
• Du bringst eine abgeschlossene Berufsausbildung (mindestens 3 Jahre) oder vergleichbare berufliche Erfahrungen mit.
• Du hast Grundkenntnisse der arbeits- und sozialgerichtlichen Verfahren sowie ein Verständnis für Widerspruchs- und Klagefristen.
• Die Rechtsschutz-Richtlinie, das Arbeitsorganisations-Handbuch sowie unsere Standards für Büroorganisation sind dir bekannt oder du bist bereit, dich schnell in diese Themen einzuarbeiten.
• Du kennst den Aufbau, die Aktivitäten sowie die wichtigsten Satzungen, Richtlinien und Regelungen von ver.di oder du bist bereit, dich schnell in diese Themen einzuarbeiten.
• Du hast ein Verständnis für die betreuten Branchen, Unternehmen und Dienststellen, in denen unsere Mitglieder aktiv sind.
• Du beherrschst Word, Excel, Outlook und PowerPoint routiniert und nutzt sie effizient für Dokumentenerstellung, Tabellenkalkulation, E-Mail-Kommunikation und Präsentationen.
• Methodische Kompetenzen
• Du bringst Erfahrung in der Aktenführung und der Einhaltung von Budgetvorgaben für deinen Bereich mit.
• Du verfügst über sehr gute Deutschkenntnisse und kannst auch komplexe Sachverhalte klar und präzise schriftlich formulieren.
• Du arbeitest selbstständig, planvoll und behältst auch in administrativen Prozessen den Überblick.
• Personale und Soziale Kompetenzen
• Du kannst auf die Anliegen unserer Mitglieder mit Empathie und Serviceorientierung eingehen – am Telefon und schriftlich.
• Du arbeitest gerne im Team und verstehst dich als Unterstützung für die Kollegen und Kolleg extasteriskcentered{}innen im Büro.
• Neue Tools oder interne Fachanwendungen? Kein Problem – du bist neugierig und lernst gerne dazu, um Arbeitsabläufe effizient zu gestalten.