Executive Assistant (m/w/d) mit Projektverantwortung

Securitas ist der größte Anbieter professioneller Sicherheitslösungen weltweit mit 341.000 Mitarbeitenden in 44 Ländern, davon 20.000 in Deutschland. Mit unseren Werten Ehrlichkeit, Aufmerksamkeit und Hilfsbereitschaft haben wir das Ziel, die Welt sicherer zu machen. Wir suchen eine:n Executive Assistant (m/w/d) mit Projektverantwortung für unseren VP Commercial, der/die als strategische Projekt‑ und Managementassistenz agiert und die strukturierte Vorbereitung, Umsetzung und Nachverfolgung kommerzieller Themen und Projekte sicherstellt.

Vollzeit / unbefristet
Vorzugsweise in Berlin, andere Standorte sind auch möglich.

Verantwortlichkeiten

• Eigenständige operative Projektverantwortung für kommerzielle und vertriebsnahe Projekte, inkl. Budgetplanung, ‑überwachung, ‑controlling sowie Sicherstellung der termingerechten Umsetzung.
• Strategisches und operatives Terminmanagement auf Executive‑Ebene inkl. Planung, Priorisierung, Vor‑ und Nachbereitung interner und externer Termine.
• Ganzheitliches Reisemanagement (national & international) inkl. Buchung von Flügen, Hotels und Transfers sowie Reisekostenabrechnung gemäß interner Richtlinien.
• Inhaltliche Mitwirkung an Entscheidungs‑ und Managementvorlagen für Vorstand und Top‑Management zur Unterstützung fundierter Entscheidungsprozesse.
• Organisation, Koordination und inhaltliche Nachbereitung von Meetings, Workshops und Gremiensitzungen auf Executive‑Ebene inkl. strukturierter Maßnahmenverfolgung.
• Professionelles Schnittstellenmanagement zwischen VP Commercial, Führungskräften, Fachbereichen und Assistenz‑Teams.
• Sicherstellung eines effizienten Office‑ und Informationsmanagements inkl. souveränem Umgang mit vertraulichen Unterlagen und sensiblen Daten.

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation, idealerweise ergänzt durch eine Zusatzqualifikation oder fundierte Praxiserfahrung im Projektmanagement.
• Mehrjährige Berufserfahrung als Executive Assistant, Projektassistenz, Senior Management Assistant oder in einer vergleichbaren Rolle auf Executive‑ oder Vorstandsebene.
• Nachweisbare Erfahrung im eigenständigen Projektmanagement, idealerweise mit Bezug zu Commercial‑, Vertriebs‑ oder Business‑Development‑Themen, inkl. Budgetverantwortung.
• Fundierte Expertise im strategischen Terminmanagement sowie im ganzheitlichen Reisemanagement.
• Erfahrung im Konzern‑ oder internationalen Unternehmensumfeld von Vorteil.
• Sehr gute MS‑Office‑Kenntnisse (insbesondere PowerPoint und Excel) sowie hohe IT‑Affinität.
• Strukturierte, diskrete und proaktive Arbeitsweise mit ausgeprägtem Organisationsvermögen und hohem Qualitätsanspruch.
• Sehr gute Deutsch‑ und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.

Benefits

• Fair bezahlt – Dank angemessener Einstiegsgehälter.
• Berufliche Sicherheit – Dank eines unbefristeten Arbeitsvertrags beim Marktführer.
• Voll erholt – Dank 30 Urlaubstagen pro Jahr.
• Wertgeschätzt – durch steuerfreie Gutscheinprämien zu Geburtstag, Hochzeit oder Weihnachten und vielen weiteren Anlässen.
• Clever gespart – mit unseren zahlreichen Vergünstigungen für Mitarbeiter:innen bei Anbietern wie z.b. Edenred, Sky, Vodafone, McFit, FitX oder der Commerzbank und vielen mehr.
• Gut organisiert – Dank flexibler und planbarer Arbeitszeiten.
• Mobil daheim – mit bis zu 50 % mobilem Arbeiten, egal von wo.
• Immer geschützt – mit der kostenlosen Securitas Gruppen-Unfallversicherung – auch in deiner Freizeit.
• Gut geschult – Dank des umfangreichen Securitas Seminarkatalogs sowie der BDSW‑zertifizierten Securitas Sicherheitsfachschule.
• Nie allein – denn Teamwork bringt uns voran; wir leben #WE.
• Gut organisiert – Dank qualifizierter Einarbeitung.
• Top ausgestattet – Mit technisch modernsten Arbeitsmitteln.
• Immer informiert – mit dem Securitas Online-Mitarbeiterportal.

Chancengleichheit und Diversität

Securitas steht für Chancengleichheit und Diversität! Als Unterzeichner der Charta der Vielfalt lehnen wir Diskriminierung jeglicher Art ab und freuen uns auf Bewerbungen und die Zusammenarbeit mit Menschen – unabhängig von Geschlecht, sexueller Orientierung, ethnischer und sozialer Herkunft, Alter, Behinderung, Religion oder Weltanschauung.

Hinweis: Du erklärst dich mit deiner Einreichung der Bewerbung bereit, dass deine Bewerbung innerhalb der Securitas‑Gruppe Deutschland sowie Kooperationspartner weitergeleitet wird. Dadurch erhöhen sich deine Bewerbungschancen. Wenn du dies nicht wünschst, teile uns dies bitte in deinem Schreiben mit.