Sachbearbeiter*in Berufspolitik/Jugend

Wir sind ver.di! Gemeinsam Zukunft gestalten – mit ver.di! Rund 1,9 Millionen Menschen aus über 1.000 privaten und öffentlichen Dienstleistungsberufen haben sich in ver.di zusammengeschlossen. Als eine der größten freien Gewerkschaften weltweit kämpfen wir für ihre Interessen – in Tarifverhandlungen, in den Betrieben, in den Dienststellen und gegenüber politisch Verantwortlichen.

Im Ressort 9 der ver.di Bundesverwaltung ist im Bereich Berufspolitik/Jugend des Fachbereichs Gesundheit, Soziale Dienste, Bildung und Wissenschaft im Rahmen einer Elternzeitvertretung die befristete Stelle eines/einer engagierten Sachbearbeiter*in zu besetzen. Der Bereich ist zuständig für alle berufspolitischen Belange des Fachbereiches und betreut zusätzlich auch die Jugend und die Frauen im Fachbereich sowie diverse Gremien, Arbeitskreise und Fachkommissionen.

Als Sachbearbeiter*in im Bereich bist du eine wichtige Anlaufstelle, du unterstützt die fachzuständigen Gewerkschaftssekretär*innen, führst Gespräche, beantwortest Anfragen und ermöglichst einen reibungslosen Ablauf aller mit der Arbeit im Bereich zusammenhängenden Büro- und verwaltungsbezogenen Aufgaben.

Als Teammitglied bist du zuständig für:

• Allgemeine Sekretariatsaufgaben
• Anfragen, Anträge und Beschwerden entgegennehmen, Anliegen klären, an zuständige Stelle weiterleiten
• Beratungstermine vergeben, Beratungsgespräche vorbereiten
• Eigenständige und abschließende Bearbeitung von Standardanfragen
• Auskünfte zu ver.di (Leistungen, Struktur, Zuständigkeiten etc.) erteilen, Informationsmaterial zusenden
• Post- u. Mailbearbeitung
• Postein- und Ausgang
• Eigenständige Beantwortung im Rahmen der Vorgaben
• Bereichsbezogene Verteiler aufbauen und pflegen
• Organisatorische Zuarbeiten
• Vorbereiten von Sitzungen und Besprechungen einschließlich Zusammenstellung der Unterlagen
• Anfertigen von Protokollen
• Beschaffen, Auswählen und ggf. Aufbereiten der von Vorgesetzten benötigten Informationen im Rahmen definierter Vorgaben
• Eigenständige Bearbeitung von Standardsachverhalten im Zuständigkeitsbereich
• Terminplanung und -koordination
• Terminplanung, -überwachung und Koordination
• Anlage von Aufgaben u- Terminplanung in M365-Applikationen (Planner, Forms, etc.)
• Schriftverkehr
• Erstellen von Briefentwürfen und/oder Mails
• Schreibarbeiten eigenständig
• Textbearbeitung von Standardtexten
• Eigenständige Text- und Präsentationsgestaltung nach häufig wechselnden Vorgaben (Flugblätter, Informationsmaterial, Präsentationen)
• Telefonanfragen
• Telefonvermittlung an zuständige/n Bearbeiter*in
• Telefonauskünfte im eigenen Zuständigkeitsbereich
• Büroverwaltende Tätigkeiten
• Allgemeine Bürotätigkeiten (Kopieren, Materialbestellung, Versand von Informationsmaterial, Informationsbeschaffung (auch im Internet/Intranet), etc.)
• Organisatorische Unterstützung von Seminaren / Veranstaltungen im Aufgabenbereich
• Wiedervorlagen
• Ablage, Dokumentation
• Allgemeine organisatorische Tätigkeiten
• Reiseplanung und -organisation
• Bestellen von Räumen, Organisation der Bewirtung
• Unterstützung bei der Organisation von Veranstaltungen
• Datenverarbeitung im Mitgliederwesen / Auswertungen
• Abfragen aller Art
• Bearbeitung von Daten
• Bestehende Statistiken abrufen und ggf. grafisch aufbereiten, Selektionen vornehmen
• Tabellen führen und ggf. grafisch aufbereiten
• Rechnungswesen
• Reisekostenabrechnung erstellen und/oder überprüfen
• Vorprüfung von Rechnungen
• Einfache Abrechnungen (Sachmittel etc.) erstellen
• Kostenstellen ermitteln und eintragen
• Zuarbeit zum Controlling im eigenen Zuständigkeitsbereich

Das bringst du mit:

• Fachliche Kompetenzen
• Du bringst eine abgeschlossene Berufsausbildung im Bereich Bürokommunikation (mindestens 3 Jahre) oder vergleichbare berufliche Erfahrungen mit.
• Du hast Grundkenntnisse im Bereich von Non-Profit Organisationen, deren Struktur und Handlungsweisen.
• Unsere Standards für Büroorganisation sind dir bekannt oder du bist bereit, dich schnell in diese Themen einzuarbeiten.
• Du kennst den Aufbau, die Aktivitäten sowie die Satzung, das Statut des Fachbereiches, Richtlinien und Regelungen von ver.di oder bist bereit, dich schnell in diese Themen einzuarbeiten.
• Du hast ein Verständnis für die zu betreuenden Branchen, berufspolitischen Anliegen und Dienststellen, in denen unsere Mitglieder aktiv sind.
• Du beherrschst Word, Excel, Outlook, PowerPoint, Teams routiniert und nutzt sie effizient für Dokumentenerstellung, Tabellenkalkulation, E-Mail-Kommunikation und Präsentationen.

• Methodische Kompetenzen
• Du bringst Erfahrung in der Aktenführung und der Einhaltung von Budgetvorgaben für deinen Bereich mit.
• Du verfügst über sehr gute Deutschkenntnisse und kannst auch komplexe Sachverhalte klar und präzise schriftlich formulieren.
• Du arbeitest selbstständig, planvoll und behältst auch in administrativen Prozessen den Überblick.

• Personale und soziale Kompetenzen
• Du kannst auf die Anliegen unserer Mitglieder mit Empathie und Serviceorientierung eingehen – am Telefon, schriftlich und im direkten Austausch.
• Du arbeitest gerne im Team und verstehst dich als Unterstützung für die Kollegen und Kolleg*innen im Büro.
• Neue Tools oder interne Fachanwendungen? Kein Problem – du bist neugierig und lernst gerne dazu, um Arbeitsabläufe effizient zu gestalten.

Das bieten wir an:

• Gute Arbeit in einer sinnstiftenden Organisation
• Ein kollegiales Umfeld in einem engagierten Team
• Gute Arbeitsbedingungen zum Ausgleich zwischen Beruf und Privatleben, darunter:
• 38 Stunden-Woche mit Arbeitszeiterfassung und Arbeitszeitkonto
• Konkurrenzfähige Tarifvergütung mit 13 Monatsgehalt und Urlaubsgeld
• 33 Tage Urlaub im Jahr
• Möglichkeit zur mobilen Arbeit
• Gleitzeit
• Umfangreiches Fort- und Weiterbildungsprogramm

Weitere Informationen zu den Arbeitsbedingungen bei ver.di findest Du unter:

Ablauf der Bewerbung und Dein Draht zu uns:

Wenn du dich für diese Stelle interessierst und die Voraussetzungen erfüllst, fülle bitte das Bewerbungsformular aus. Wir freuen uns, deine Bewerbung zu bearbeiten und dir zeitnah eine Rückmeldung zu geben.

Wir schätzen die Vielfalt in der Arbeitswelt und setzen uns für die Erhöhung des Anteils von Kolleg*innen mit Einwanderungsbiografien/Migrationshintergrund ein. Menschen mit Schwerbehinderung oder Gleichgestellte werden bei entsprechender gleicher Eignung und Qualifikation bevorzugt berücksichtigt. Falls du für das Bewerbungsgespräch spezifische Unterstützung benötigst, lass es uns im Bewerbungsformular im Feld „Was du uns noch mitteilen möchtest“ wissen. Du kannst uns im Formular auch mitteilen, mit welchem Namen und welchen Pronomen du angesprochen werden möchtest. Selbstverständlich behandeln wir alle Angaben vertraulich. Bitte verzichte auf das Zusenden und Hochladen von Fotos.