Sachbearbeiter*in in der Organisation & Kommunikation

Wir sind ver.di! Gemeinsam Zukunft gestalten – mit ver.di! Rund 1,9 Millionen Menschen aus über 1.000 privaten und öffentlichen Dienstleistungsberufen haben sich in ver.di zusammengeschlossen. Als eine der größten freien Gewerkschaften weltweit kämpfen wir für ihre Interessen – in Tarifverhandlungen, in den Betrieben, in den Dienststellen und gegenüber politisch Verantwortlichen.

Bereit, etwas zu bewegen? Sei dabei! Wir besetzen ab dem eine unbefristete Teilzeitstelle als Mitarbeiterin mit erweiterten Sekretariatsaufgaben im Ressort 5 Arbeitsmarkt- und Sozialpolitik und Innovation und Gute Arbeit in der ver.di Bundesverwaltung in Berlin.

Als Mitarbeiterin unseres Teams unterstützt du die Gewerkschaftssekretär*innen und unsere Ehrenamtliche. Als Teammitglied bist du zuständig für:

• Die Unterstützung bei der Betreuung ehrenamtlicher Mitglieder
• Die Unterstützung von Gewerkschaftssekretären bei anfallenden Verwaltungsaufgaben

Dazu gehören folgende Tätigkeiten:

• Termin-/Einladungs- und Konferenzmanagement, Organisation der Sitzungsräume/-logistik, Mitarbeit bei der Vor-/Nachbereitung der Sitzungsunterlagen, Mitarbeit bei der Protokollerstellung
• Allgemeine Sekretariatsaufgaben und Büroorganisation, selbstständiges Führen der internen und externen Korrespondenz im Rahmen der Vorgaben, Erstellen und Pflegen von Verteilern und Kontaktdateien, Terminplanung und Terminnachhaltung
• Anfragen im Rahmen des eigenen Kompetenzbereiches selbstständig erledigen
• Elektronische und manuelle Ablagetätigkeiten, Wiedervorlagen
• Betreuung von Veranstaltungen, Konferenzen
• Organisieren von Reisemittel und Hotelunterkünften und Reisekosten von ehrenamtlichen und hauptamtlichen Mitgliedern abrechnen
• Aktualisierungen und Ergänzungen an der Website und ins Intranet nach Vorgaben
• Ausgabenüberwachung
• Bereitschaft zu Dienstreisen (ca. zweimal im Jahr, während der Einarbeitung für ca. ein Jahr mehrmals und mehrere Tage am Stück)
• Teilnahme an ressortinternen Besprechungen
• Abstimmung mit und Vertretung von anderen Kolleg*innen in der Verwaltung

Das bringst du mit:

• Eine abgeschlossene Berufsausbildung in einem Büroberuf oder verwandte Qualifikationen oder Berufserfahrungen in einer Sekretariatstätigkeit, idealerweise mit Mitglieder- oder Kundenkontakt
• Strukturierte Arbeitsweise, gutes Organisationsvermögen sowie eine starke Serviceorientierung
• Gute Kenntnisse des gesamten MS Office Pakets, von Teams-Anwendungen und die Bereitschaft, dich in neue digitale Tools wie canva oder open slides einzuarbeiten
• Flexibilität, souveränes und gleichermaßen freundliches Auftreten sowie adressatengerechte Kommunikation mit der Fähigkeit, auch in hektischen Situationen den Überblick zu behalten
• Selbstständiges und zielgerichtetes Arbeiten
• Ausgeprägte Lösungsorientierung und Dienstleistungshaltung gepaart mit der notwendigen Genauigkeit und konzeptionellem Überblick
• Teamfähigkeit
• Identifikation mit den Zielen und Werten von ver.di
• Interesse mit ehrenamtlichen, insbesondere migrantischen Kolleg*innen zu arbeiten
• Verständnis für die Mitarbeit in einem grundsatzpolitischen Bereich inklusive der verwaltungsseitigen Begleitung politischer Prozesse

Das bieten wir an:

• Gute Arbeit in einer sinnstiftenden Organisation
• Einen sicheren und unbefristeten Job
• Ein kollegiales Umfeld in einem engagierten Team
• Gute Arbeitsbedingungen zum Ausgleich zwischen Beruf und Privatleben, darunter: 19 Stunden-Woche mit Arbeitszeiterfassung und Arbeitszeitkonto
• Konkurrenzfähige Tarifvergütung mit 13. Monatsgehalt und Urlaubsgeld
• 33 Tage Urlaub im Jahr bei Vollzeit
• Möglichkeit zur mobilen Arbeit
• Gleitzeit
• Umfangreiches Fort- und Weiterbildungsprogramm
• Arbeitgeberzuschuss zur betrieblichen Altersvorsorge
• Sozial- und Vorsorgeleistung

Wir schätzen die Vielfalt in der Arbeitswelt und setzen uns für die Erhöhung des Anteils von Kolleg*innen mit Einwanderungsbiografien/Migrationshintergrund ein. Menschen mit Schwerbehinderung oder Gleichgestellte werden bei entsprechender gleicher Eignung und Qualifikation bevorzugt berücksichtigt. Falls du für das Bewerbungsgespräch spezifische Unterstützung benötigst, lass es uns im Bewerbungsformular im Feld „Was du uns noch mitteilen möchtest“ wissen. Du kannst uns im Formular auch mitteilen, mit welchem Namen und welchen Pronomen du angesprochen werden möchtest. Selbstverständlich behandeln wir alle Angaben vertraulich. Bitte verzichte auf das Zusenden und Hochladen von Fotos. Bei Nachfragen kannst du dich an folgende E-Mailadresse wenden: luciole.sauviat(at)verdi.de