Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze den Vorstand und koordiniere Abläufe in einer sinnstiftenden Organisation.
- Unternehmen: Hoffnungsorte Hamburg, eine engagierte Stadtmission mit sozialer Verantwortung.
- Vorteile: Abwechslungsreiche Aufgaben, Weiterbildungsmöglichkeiten und Zuschuss zum Deutschlandticket.
- Weitere Informationen: Zentral gelegener Arbeitsplatz mit der Option auf Übernahme nach 2 Jahren.
- Warum dieser Job: Gestalte aktiv Strukturen und Prozesse in einem interdisziplinären Team.
- Qualifikationen: Kaufmännische Ausbildung und Erfahrung in Assistenz oder Office Management.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 34650 - 42350 € pro Jahr.
Die Hoffnungsorte Hamburg wurden 1848 in Hamburg als erste Stadtmission Deutschlands auf Anregung des evangelischen Sozialreformers Pastor Johann Hinrich Wichern gegründet. Damals hießen die Einrichtungen Rettungshäuser, heute nennen wir sie Hoffnungsorte. In unseren aktuell elf Einrichtungen und ihren Projekten helfen wir Menschen, die im Leben vieles verloren haben: Arbeit, Wohnung, Geld, Familie und Freund:innen. In schwierigen Lebenslagen unterstützen wir mit dem Nötigsten, schaffen Vertrauen und hören zu, um gemeinsam neue Perspektiven zu schaffen.
In der vielseitigen Position unterstützen Sie unseren geschäftsführenden Vorstand, die Abläufe in der Geschäftsstelle insgesamt und sind zudem eine wichtige Anlaufstelle für die Einrichtungsleitungen, -mitarbeitenden und Externe. Sie behalten den Überblick, koordinieren Abläufe, schaffen verlässliche Strukturen und sorgen dafür, dass im Arbeitsalltag alles gut ineinandergreift.
Ihre Aufgaben:
- Infrastruktur Geschäftsstelle
- Sicherstellung Erreichbarkeit der Geschäftsstelle montags bis freitags (persönlich, telefonisch, per E-Mail und Post)
- Unterstützung des geschäftsführenden Vorstandes in seinem Arbeitsalltag, bspw. bei Terminkoordination und -vorbereitung
- Planung, Koordination und Vorbereitung interner Termine, z.B. monatliche Leitungsrunden, Verwaltungsratssitzungen
- Unterstützung der Geschäftsstellenmitarbeitenden bei ausgewählten Terminen
- Sicherstellung Funktionsfähigkeit der Geschäftsstelle, u.a. Materialprüfung/-bestellung inkl. Inventarlisten/Übersichten, Kommunikation mit Dienstleistern
- Pflege Teams- und Outlook-Strukturen, z.B. Ressourcenkalender, E-Mail-Verteilerlisten
- Physische und digitale Ablage von Geschäftsstellen- und Vorstandsdokumenten.
- Zeitlich begrenzte Projekte innerhalb der Geschäftsstelle oder gemeinsam mit unseren Einrichtungen
- Geräte und Inventarverwaltung gemeinsam mit IT-Dienstleister
- Schnittstelle und Koordination
- Schnittstellenkommunikation zwischen Geschäftsstelle und unseren Einrichtungen
- Koordination der Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern und Partnern, z.B. IT, Telekommunikation, Gebäudemanagement, Versorgung und Infrastruktur
- Überblick über laufende Abstimmungen, interne Kommunikation
- Weiterentwicklung Strukturen und Prozesse
- Dokumentation und Weiterentwicklung von Prozessabläufen, Ablage- und Organisationsstrukturen, z.B. Digitalisierungsprozesse, KI-Richtlinien
- Unterstützung beim On- und Offboarding im Austausch mit unserem IT-Dienstleister und den Einrichtungsleitungen, z. B. Mitarbeiterausstattung, digitale Zugänge
- Veranstaltungen
- Planung, Durchführung und Dokumentation von Mitarbeitenden-Veranstaltungen
- Planung, Durchführung und Dokumentation von Veranstaltungen für Externe nach bestehenden Konzepten gemeinsam mit Öffentlichkeitsarbeit, Fundraising, Einrichtungsleitungen, z.B. Jahresempfang, Einrichtungsjubiläen, Großspender:innentreffen
Das bringen Sie mit:
- Eine abgeschlossene kaufmännische, administrative oder vergleichbare Ausbildung bzw. eine entsprechende Qualifikation
- Berufserfahrung in Assistenz, Office Management, Verwaltung oder vergleichbaren Tätigkeiten
- Eine strukturierte, sorgfältige und lösungsorientierte Arbeitsweise
- Kommunikationsstärke und ein freundliches, verbindliches Auftreten
- Sicherer Umgang mit den gängigen Microsoft-Office-Anwendungen, insbesondere Outlook und Teams sowie Interesse an digitalen Arbeitsprozessen und die Bereitschaft, sich in neue Systeme und Themen einzuarbeiten
- Eigeninitiative, Teamfähigkeit und Freude daran, Strukturen aktiv mitzugestalten
- Verständnis für Büro- und Haustechnik
Das erwartet Sie bei uns:
- Eine abwechslungsreiche, verantwortungsvolle und sinnstiftende Tätigkeit mit organisatorischen, administrativen, digitalen und projektbezogenen Aufgaben und Einblick in die Arbeitsbereiche der Hoffnungsorte Hamburg
- Gestaltungsspielraum für die Weiterentwicklung von Strukturen und Prozessen
- Mitarbeit in einem engagierten, interdisziplinären Team
- Vergütung nach TV KB Endgeltgruppe K7 (nach oben genannter Aufgabenbeschreibung) mit betrieblicher Zusatzversorgung
- Zuschuss zum Deutschlandticket
- Einen zentral gelegenen Arbeitsplatz
- Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten
Bewerbung: Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann freuen wir uns darauf, Sie zeitnah kennenzulernen. Bitte senden Sie uns Ihre aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen bis zum 13. September 2026 per E-Mail an: Christina Hoppe (Personalmanagement), bewerbung@hoffnungsorte-hamburg.de
Vorstandsassistenz / Geschäftsstellenmanagement (m/w/d) in Teil-/Vollzeit (30 - 39 h / Woche) Arbeitgeber: Verein für Innere Mission
Das Haus Jona ist ein hervorragender Arbeitgeber, der sich durch ein engagiertes und dynamisches Team auszeichnet, das sich leidenschaftlich für die Unterstützung von Menschen in prekären Lebenslagen einsetzt. Hier haben Sie die Möglichkeit, in einem abwechslungsreichen Arbeitsumfeld zu arbeiten, das Raum für persönliche und berufliche Weiterentwicklung bietet, während Sie gleichzeitig einen bedeutenden Beitrag zur Gemeinschaft leisten. Zudem profitieren Sie von einer tariflichen Vergütung, Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten sowie einem vergünstigten Deutschlandticket.
Kontaktdaten:
Verein für Innere Mission Recruiting-Team
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass du so Vorstandsassistenz / Geschäftsstellenmanagement (m/w/d) in Teil-/Vollzeit (30 - 39 h / Woche) erhalten könntest
✨Nutze die offizielle Jobbörse
Im öffentlichen Dienst gibt’s oft spezielle Plattformen, wo befristete Stellen ausgeschrieben werden. Schau regelmäßig auf den Webseiten von Verein für Innere Mission und den jeweiligen öffentlichen Institutionen vorbei, um die neuesten Angebote nicht zu verpassen.
✨Veranstaltungen besuchen
Teilnahme an öffentlichen Informationsveranstaltungen oder Karrieremessen kann echt hilfreich sein. Diese Events geben dir die Möglichkeit, die richtigen Ansprechpartner zu treffen und mehr über die Kultur des öffentlichen Dienstes zu erfahren. Zeig Präsenz und mach auf dich aufmerksam!
✨Engagiere dich ehrenamtlich
Ehrenamtliche Tätigkeiten sind nicht nur super für deinen Lebenslauf, sondern bieten auch großartige Networking-Möglichkeiten im öffentlichen Dienst. Oft lernst du durch Freiwilligenarbeit auch Leute kennen, die dir bei einer befristeten Stelle bei Verein für Innere Mission Tipps geben können.
✨Bewerbung über unsere Plattform
Vergiss nicht, deine Bewerbung direkt über unsere Webseite einzureichen! Wir bei StudySmarter helfen dir, die besten Chancen zu nutzen, indem wir dir eine Plattform bieten, die speziell auf deine Bedürfnisse im öffentlichen Dienst zugeschnitten ist.
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Vorstandsassistenz / Geschäftsstellenmanagement (m/w/d) in Teil-/Vollzeit (30 - 39 h / Woche) mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Mach eine gute erste Impression mit deinem CV:Gerade im öffentlichen Dienst ist ein klar strukturierter und übersichtlicher Lebenslauf wichtig. Achte darauf, deine Berufserfahrung und Ausbildungsstationen chronologisch darzustellen, um deinem Werdegang einen roten Faden zu geben. Vergiss nicht, relevante Weiterbildungen oder Seminare zu erwähnen, die für die Stelle bei Verein für Innere Mission von Bedeutung sein könnten.
Entwickle ein überzeugendes Motivationsschreiben:In deinem Motivationsschreiben für die befristete Stelle bei Verein für Innere Mission solltest du klar darlegen, warum du dich für den öffentlichen Dienst interessierst und welche Fähigkeiten du mitbringst. Erkläre, wie du zur Mission der Behörde beitragen kannst und betone deine Teamfähigkeit und Flexibilität. Das sind Eigenschaften, die im öffentlichen Dienst oft sehr geschätzt werden.
Auf relevante Erfahrungen setzen:Wenn du bereits praktische Erfahrungen im öffentlichen Dienst oder in verwandten Bereichen hast, hebe diese in deinem Anschreiben und Lebenslauf besonders hervor. Zeige konkret auf, welche Aufgaben du übernommen und welche Erfolge du erzielt hast. Das gibt den Personalverantwortlichen bei Verein für Innere Mission ein gutes Bild von deinem Potenzial für die befristete Anstellung.
Zeugnisse und Nachweise einfügen:Im öffentlichen Dienst wird oft auf Qualifikationen und Nachweise Wert gelegt. Stelle sicher, dass du relevante Zeugnisse, wie zum Beispiel Abschlusszeugnisse oder Zertifikate, in deiner Bewerbung beifügst. Das zeigt, dass du für die Stelle bei Verein für Innere Mission gut aufgestellt bist und steigert deine Chancen auf eine Einladung zum Vorstellungsgespräch.
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Verein für Innere Mission vorbereitet
✨Versteh die Anforderungen
Im öffentlichen Dienst ist es wichtig, die spezifischen Anforderungen und Regularien zu verstehen, die an uns gestellt werden. Mach dich mit den Grundprinzipien des öffentlichen Sektors vertraut, damit du zeigen kannst, dass du die Werte und Standards der Institution, für die du dich bewirbst, verstehst.
✨Praxisbeispiele parat haben
Bereite konkrete Beispiele aus deinem bisherigen Werdegang vor, die deine Teamarbeit, Risikomanagement und Kommunikationsfähigkeiten unter Beweis stellen. Für befristete Stellen im öffentlichen Dienst könnte es auch hilfreich sein, Erfahrungen in Projektarbeit oder mit bestimmten Programmen zu betonen, die relevant für die Stelle bei Verein für Innere Mission sind.
✨Fragen zur Befristung
Da es sich um eine befristete Stelle handelt, solltest du darauf vorbereitet sein, Fragen zu deiner Flexibilität und langfristigen Perspektive zu beantworten. Genauso kannst du proaktiv nach den Möglichkeiten für eine Verlängerung oder Übernahme fragen, um dein Interesse zu zeigen.
✨Vertrautheit mit den Tools
Je nach spezifischer Aufgabe im öffentlichen Dienst ist der Umgang mit bestimmten Softwaretools oder Plattformen entscheidend. Wenn du weißt, welche Programme oder Systeme bei Verein für Innere Mission verwendet werden, bringe Beispiele aus deiner Erfahrung mit diesen Tools mit, um deine Eignung zu unterstreichen.
