Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze Investment Professionals und führe ein Team von Executive Assistants.
- Unternehmen: Führendes internationales Private Equity-Unternehmen mit flachen Hierarchien.
- Vorteile: Attraktives Gehalt, 30 Urlaubstage, hybrides Arbeitsmodell und kostenlose Verpflegung.
- Weitere Informationen: Moderne Büroräume im Herzen Münchens und regelmäßige Offsites.
- Warum dieser Job: Werde Teil eines dynamischen Teams und gestalte internationale Projekte mit.
- Qualifikationen: Mindestens 7 Jahre Erfahrung in einem internationalen Umfeld und Teamleitungskompetenz.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 65000 - 75000 € pro Jahr.
Für ein führendes internationales Private Equity-Unternehmen mit ca. 90 Kolleg:innen am Standort München suche ich ab sofort eine erfahren, souveräne Persönlichkeit als Executive Assistant & Teamlead (m/w/d) in unbefristeter Festanstellung.
Über die Rolle
In dieser anspruchsvollen Doppelrolle verbinden Sie operative Exzellenz mit Führungskompetenz: Als Executive Assistant unterstützen Sie 2–3 Investment Professionals im Tagesgeschäft, sichern den reibungslosen Ablauf aller organisatorischen und administrativen Prozesse und sind erste Ansprechperson für interne und externe Stakeholder. Gleichzeitig übernehmen Sie die fachliche und disziplinarische Führung eines sechsköpfigen Assistenzteams innerhalb einer der beiden Business Lines, mit Verantwortung für Teamsteuerung, Qualitätsstandards und eine verlässliche, kollegiale Zusammenarbeit.
Aufgaben
- Organisation und Priorisierung komplexer Terminkalender, inkl. internationaler Geschäftsreisen und Reisekostenabrechnung
- Planung, Koordination und Nachbereitung von Meetings, Investorenveranstaltungen, Calls und Events mit internen und externen Partnern
- Erstellung von Präsentationen, Dokumenten und Korrespondenz in Deutsch und Englisch
- Souveräne Kommunikation mit Beratern und Geschäftspartnern (Portfoliogesellschaften, Investoren, Wirtschaftsprüfer, Rechtsanwälte etc.)
- Datenbankpflege, Dokumentenmanagement (Google Docs) und projektbezogene ad-hoc Aufgaben
Teamlead Verantwortung
- Fachliche und disziplinarische Führung von 6 Executive Assistants
- Sicherstellung effizienter Abläufe, Abstimmung der Arbeitsverteilung und Kapazitätsplanung
- Onboarding neuer Kolleginnen und Sicherung einheitlicher Qualitätsstandards
- Enge Zusammenarbeit mit der Office Managerin (Leitung Support Staff)
- Förderung einer kollaborativen, vertrauensvollen Teamkultur
Qualifikationen
- Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung, z.B. zur Hotelfachfrau/-mann in der internationalen Spitzenhotellerie oder eine erfolgreich abgeschlossene fremdsprachliche Ausbildung
- Mindestens 7 Jahre Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position in einem dynamischen, internationalen Umfeld (z. B. Private Equity, Investment Banking, Top-Tier-Consulting)
- Erste Erfahrung in Teamleitung oder Bereitschaft zur Übernahme einer Führungsrolle
- Deutsch auf muttersprachlichen Niveau und ausgezeichnete Englischkenntnisse
- Sicher im Umgang mit Google Mail, Google Docs und Notebook LM sowie im Einsatz von KI-gestützten Tools wie Gemini und ChatGPT zur Recherche, Texterstellung und effizienten Arbeitsorganisation
- Strukturierte, vorausschauende und zuverlässige Arbeitsweise mit ausgeprägtem Qualitätsanspruch
- Sehr gutes Zeitmanagement, Organisationsstärke und die Fähigkeit, Prioritäten auch unter hoher Taktung richtig zu setzen
- Teamorientierte, ruhige, besonnene und souveräne Persönlichkeit mit einem klaren, freundlichen Kommunikationsstil
- Hohe Serviceorientierung, gepflegtes Auftreten und der Anspruch, professionell und auf Augenhöhe zu agieren
Perspektive & Vergütung
- Vielseitige Position mit Führungsverantwortung in einem international geprägten Umfeld
- Zusammenarbeit mit einem exzellenten, kollegialen Team auf Augenhöhe
- Modern ausgestattete Büroräume im Herzen Münchens
- Attraktives Gehaltspaket (65.000 – 75.000 €) je nach Hintergrund und Erfahrung zzgl. 15 % Bonus, jährliche Gehaltsüberprüfung und betriebliche Altersvorsorge
- 30 Urlaubstage & hybrides Arbeitsmodell (2 Tage Homeoffice nach der Probezeit)
- Kostenlose Verpflegung: Mittagessen, Snacks, Getränke
- Regelmäßige Offsites, Sportzuschüsse und Wellness-Programme
Über das Unternehmen
Mein Auftraggeber ist eine der renommiertesten Private Equity-Gesellschaften weltweit mit 65 Büros in 29 Ländern und rund 3.000 Mitarbeitenden. Die Unternehmenskultur ist geprägt von Respekt, Exzellenz, Unternehmergeist und Teamspirit. Die flachen Hierarchien fördern Eigenverantwortung, Vertrauen und internationale Zusammenarbeit.
Interessiert? Wenn Sie Teil eines hochprofessionellen und internationalen Umfelds werden möchten, freue ich mich auf Ihre aussagekräftige Bewerbung mit Angabe Ihres möglichen Eintrittstermins und Ihrer Gehaltsvorstellung.
Executive Assistant & Teamlead (m/w/d) Arbeitgeber: Verena Schiffer Personalberatung für Assistenz & Office Professionals
Als führendes internationales Private Equity-Unternehmen bietet unser Standort in München nicht nur ein dynamisches und kollegiales Arbeitsumfeld, sondern auch zahlreiche Entwicklungsmöglichkeiten für Ihre Karriere. Mit einem attraktiven Gehaltspaket, flexiblen Arbeitsmodellen und einer Unternehmenskultur, die von Respekt und Teamgeist geprägt ist, sind wir bestrebt, unseren Mitarbeitenden eine erfüllende und bedeutungsvolle berufliche Erfahrung zu bieten.
Kontaktdaten:
Verena Schiffer Personalberatung für Assistenz & Office Professionals Recruiting-Team
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass Sie so Executive Assistant & Teamlead (m/w/d) erhalten könnten
✨Tip Nummer 1
Sei proaktiv! Wenn du dich für die Position als Executive Assistant & Teamlead interessierst, zögere nicht, direkt mit dem Unternehmen in Kontakt zu treten. Zeige dein Interesse und stelle Fragen, um einen bleibenden Eindruck zu hinterlassen.
✨Tip Nummer 2
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit ehemaligen Kollegen oder Bekannten, die in der Branche tätig sind. Sie können dir wertvolle Einblicke geben oder sogar eine Empfehlung aussprechen, die dir den Weg zur Stelle erleichtert.
✨Tip Nummer 3
Bereite dich auf das Vorstellungsgespräch vor! Informiere dich über das Unternehmen und die Branche. Überlege dir, wie deine Erfahrungen und Fähigkeiten perfekt zur Rolle passen und sei bereit, konkrete Beispiele zu nennen.
✨Tip Nummer 4
Bewirb dich direkt über unsere Website! Das zeigt, dass du motiviert bist und die Initiative ergreifst. Außerdem hast du so die besten Chancen, im Auswahlprozess wahrgenommen zu werden.
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Executive Assistant & Teamlead (m/w/d) mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Sei du selbst!:Wir möchten dich kennenlernen, also zeig uns deine Persönlichkeit! Verwende einen authentischen und freundlichen Ton in deinem Anschreiben, um zu zeigen, dass du die richtige Person für unser Team bist.
Struktur ist alles!:Achte darauf, dass deine Bewerbung gut strukturiert ist. Gliedere dein Anschreiben klar und übersichtlich, damit wir schnell erkennen können, warum du die perfekte Wahl für die Position als Executive Assistant & Teamlead bist.
Betone deine Erfahrungen!:Erzähle uns von deinen bisherigen Erfahrungen, besonders in der Teamleitung und im Umgang mit internationalen Stakeholdern. Zeige auf, wie du in der Vergangenheit erfolgreich gearbeitet hast und welche Fähigkeiten du mitbringst.
Bewirb dich über unsere Website!:Um sicherzustellen, dass deine Bewerbung direkt bei uns landet, bewirb dich bitte über unsere Website. So können wir deine Unterlagen schnellstmöglich prüfen und dich im besten Fall bald kennenlernen!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Verena Schiffer Personalberatung für Assistenz & Office Professionals vorbereitet
✨Verstehe die Rolle
Mach dir ein klares Bild von den Anforderungen der Position als Executive Assistant & Teamlead. Überlege, wie deine bisherigen Erfahrungen und Fähigkeiten zu den spezifischen Aufgaben passen, wie z.B. die Organisation komplexer Terminkalender oder die Führung eines Teams.
✨Bereite dich auf Fragen vor
Erwarte Fragen zu deiner Führungserfahrung und deinem Umgang mit Stakeholdern. Überlege dir konkrete Beispiele aus deiner Vergangenheit, die deine Fähigkeiten in diesen Bereichen unter Beweis stellen. Das zeigt, dass du nicht nur die Theorie kennst, sondern auch praktische Erfahrungen hast.
✨Zeige deine Kommunikationsfähigkeiten
Da die Kommunikation mit internen und externen Partnern entscheidend ist, solltest du während des Interviews klar und präzise kommunizieren. Übe, deine Gedanken strukturiert zu präsentieren, um einen positiven Eindruck zu hinterlassen.
✨Frage nach der Unternehmenskultur
Nutze die Gelegenheit, um mehr über die Teamdynamik und die Unternehmenskultur zu erfahren. Stelle Fragen, die zeigen, dass du an einer vertrauensvollen und kollegialen Zusammenarbeit interessiert bist. Das zeigt dein Engagement für die Teamkultur, die in dieser Rolle wichtig ist.
