Executive Business Partner (m/w/d)

Für die Holding einer international führenden Healthcare-Gruppe mit Sitz in München suche ich eine erfahrene, vorausschauende, strukturierte und organisationsstarke C-Level-Assistenz in der Funktion als Executive Business Partner (m/w/d) in unbefristeter Festanstellung. Die Position bietet ein vielseitiges Aufgabenspektrum mit direkter Anbindung an das Group Management Team und ermöglicht Einblicke in strategische Entscheidungsprozesse auf Konzernebene. Ideal für Persönlichkeiten, die Freude an anspruchsvoller Koordination, internationalem Setup, multikulturellen Teams und bereichsübergreifender Zusammenarbeit haben.

Als Executive Business Partner mit ausgewiesener Assistenzerfahrung auf C-Level übernehmen Sie eine zentrale Schnittstellen- und Steuerungsfunktion innerhalb des Group Management Teams. Sie schaffen Struktur, Verlässlichkeit und Transparenz in der Zusammenarbeit der Holding mit ihren Tochtergesellschaften sowie den Shareholdern und unterstützen die Unternehmensleitung operativ wie organisatorisch. Dabei agieren Sie als verlässliche:r Partner:in des Managements in engem Austausch mit einer weiteren Kollegin, die den Group CEO als Personal Assistant direkt betreut. Als Gestalter:in eines positiven Arbeitsumfelds verfügen Sie über eine hohe emotionale Intelligenz, sind erste:r Ansprechpartner:in für die Kolleg:innen innerhalb der Holding und agieren sicher und sensibel im Umgang mit kulturellen Unterschieden.

Aufgaben

• Umfassende administrative und organisatorische Unterstützung des Executive Management Teams auf Gruppen- bzw. Holdingebene
• Zentrale Kommunikationsschnittstelle zwischen Geschäftsführung, Fachabteilungen, Tochtergesellschaften, Investoren und weiteren Partnern – in Deutsch und Englisch
• Betreuung gesellschaftsrechtlicher Themen sowie Koordination von Kanzleien, Behörden, Notaren und internen wie externen Stakeholdern
• Dokumenten- und Datenmanagement inklusive Pflege vertraulicher Unterlagen, Steuerung von Unterschriften- und Rechnungsfreigaben sowie Kostenstellenzuordnung
• Verantwortung für HR-Aktivitäten wie On-/Offboarding, Unterstützung von HR-Projekten und Sonderaufgaben im Bereich Assistenz/Office
• Termin- und Reisemanagement für die Geschäftsführung; Planung und Organisation von Meetings, Geschäftsreisen und Gremiensitzungen im internationalen Umfeld
• Steuerung des Office-Managements des Headquarters: interne Kommunikation, Prozessoptimierungen, Koordination aller externen Dienstleister sowie Vertragsverhandlungen
• Verantwortung für das Travel Management inkl. Reisebuchungen und Spesenabrechnungskontrolle
• Koordination datenschutzrechtlicher Belange in Zusammenarbeit mit der externen Datenschutzagentur
• Erstellung und Bearbeitung von Präsentationen, Reports und Entscheidungsvorlagen für interne und externe Stakeholder
• Eigenständige Koordination von Sonderprojekten wie Bürooptimierung, IT-Initiativen, Firmenevents und Teamentwicklungsmaßnahmen

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Studium (z. B. BWL)
• Langjährige nachweisliche Berufserfahrung als Executive Assistant oder in einer vergleichbaren Rolle im internationalen Umfeld
• Erfahrung im juristischen oder notariellen Umfeld sowie Kenntnisse im Bereich HR sind von Vorteil
• Ausgeprägte Organisationsfähigkeit und Detailorientierung, Hands-on-Mentalität und Entscheidungsfreude, hohes Verantwortungsbewusstsein und Interesse an komplexen Zusammenhängen
• Fließende Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Sicherer Umgang mit MS Office 365 und modernen Collaboration-Tools
• Diskretion, Integrität, professionelles Auftreten sowie hohe Umsetzungsgeschwindigkeit, Priorisierungskompetenz und eine strukturierte, präzise sowie lösungsorientierte Arbeitsweise

Perspektive & Vergütung

• Eine abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Tätigkeit in einem dynamischen, internationalen Healthcare-Unternehmen mit wachsender Bedeutung
• Enge Zusammenarbeit mit dem Group Management Team als vertrauensvolle:r Sparringspartner:in und Einblick in strategische Entscheidungsprozesse
• Attraktives Gehalt: 75.000 – 85.000 €, je nach Hintergrund und Erfahrung, diskretionärer Bonus
• 30 Tage Urlaub plus je einen halben freien Tag an Weihnachten und Silvester
• Flexible Arbeitszeiten und hybrides Arbeitsmodell (2–3 Tage Homeoffice, abgestimmt auf die Anwesenheiten des Group Management Teams)
• Modern ausgestattetes Büro in München (Nähe Ostbahnhof) mit guter Verkehrsanbindung
• Weiterentwicklungsmöglichkeiten „on the job“ im Rahmen verschiedener Projektinitiativen

Über das Unternehmen

Mein Auftraggeber ist eine international führende Healthcare-Gruppe im Bereich der Augenheilkunde, die höchste Standards in medizinischer Versorgung und chirurgischer Präzision setzt. Mit rund 300 Standorten in sieben europäischen Ländern vereint das Unternehmen über 5.000 Mitarbeitende, die jährlich mehrere Millionen Patient:innen betreuen und eine exzellente Versorgungsqualität sicherstellen. Das Leistungsspektrum umfasst das gesamte Feld der Augenheilkunde – von chirurgischen Eingriffen bis zur langfristigen Patientenbetreuung – und verbindet medizinische Expertise mit modernster Technologie. Ziel ist es, bestmögliche Behandlungsergebnisse und höchste Patientenzufriedenheit zu gewährleisten.

Interessiert?

Wenn Sie eine anspruchsvolle Rolle als Executive Business Partner in München mit Gestaltungsspielraum und internationaler Ausrichtung suchen, freue ich mich auf Ihre aussagekräftige Bewerbung (CV zwingend in englischer Sprache) mit Angabe Ihres möglichen Eintrittstermins und Ihrer Gehaltsvorstellung.