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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Verwalte Kalender, organisiere Meetings und unterstütze das Team bei administrativen Aufgaben.
- Arbeitgeber: Vertex, ein globales Biotechnologieunternehmen mit Fokus auf wissenschaftliche Innovation.
- Mitarbeitervorteile: Hybrid-Arbeitsmodell, wettbewerbsfähiges Gehalt und Entwicklungsmöglichkeiten.
- Warum dieser Job: Werde Teil eines innovativen Teams und gestalte den Büroalltag aktiv mit.
- Gewünschte Qualifikationen: Erfahrung in der Verwaltung und gute Kenntnisse in Microsoft Office.
- Andere Informationen: Dynamisches Arbeitsumfeld mit hervorragenden Karrieremöglichkeiten.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 38000 - 55000 € pro Jahr.
Allgemeine Zusammenfassung: Der Senior Administrative Assistant bietet erfahrene Büro-/Geschäftsunterstützung für eine Abteilung. Der Senior Administrative Assistant berichtet in der Regel direkt an einen Country Manager, Executive Director oder Vice President.
Hauptaufgaben und Verantwortlichkeiten:
- Verwaltung der Kalender für zugewiesenes Personal, einschließlich der Planung von Meetings (sowohl interne als auch externe Meetings), Annahme/Ablehnung von Einladungen, Priorisierung von Meetings, Sicherstellung von Konferenzräumen, Bestellung von Catering und „Tag-der“-logistischen und administrativen Unterstützung.
- Serviert als Abteilungsressource für die internen Technologien von Vertex (z.B. Beschaffung, SharePoint, Concur, Vertex U, VLearn usw.).
- Austausch und Integration von Informationen von Stakeholdern in Abteilungsberichte.
- Buchung von Flügen/Hotels, Ausfüllen von Spesenabrechnungen und Organisation von Team-Mittagessen/-Abendessen sowie externen Meetings für zugewiesenes Personal.
- Priorisierung und Bearbeitung von Anfragen für Termine, E-Mails und Telefonanrufe basierend auf festgelegten Abteilungsverfahren; direkte Bearbeitung der meisten Anfragen, aber Weiterleitung komplexer oder ungewöhnlicher Probleme an höheres Personal.
- Koordination und Vorbereitung von Meetingmaterialien, einschließlich der Vorbereitung/Verteilung von Meetingagenden, Sammlung/Druck von Meeting-Vorbereitungen, Protokollführung und Zusammenstellung/Bearbeitung von PowerPoint-Präsentationen.
- Bearbeitung von Gruppenbestellungen, Rechnungen und Verträgen.
- Unterstützung bei der Besucherregistrierung, einschließlich der Vorregistrierung und Begleitung von Besuchern.
- Unterstützung bei der Einarbeitung neuer Mitarbeiter in die Abteilung.
- Sicherstellung eines reibungslosen täglichen Betriebs des Standorts/Büros, einschließlich: Bestandskontrolle von Büromaterialien; Bürounterstützungsdienste durch Koordination mit IT- und Betriebs- & Facility-Mitarbeitern bezüglich Computer, Telefone und Büromaschinen; und Schaffung einer angenehmen und produktiven Atmosphäre für Mitarbeiter und Besucher.
- Überwachung relevanter lokaler Anbieterbeziehungen mit Büroserviceanbietern wie Reinigungsunternehmen, Kurierdiensten, Geräetechnikern, Post-/Versanddiensten usw.
- Überprüfung und Verfolgung des Bürohaushalts, möglicherweise Unterstützung bei der Ressourcenplanung/-zuweisung für den Standort.
- Arbeiten mit einem hohen Maß an Diskretion und Takt, um die Vertraulichkeit der von Vertex am Standort/Büro durchgeführten Initiativen zu schützen.
Kenntnisse und Fähigkeiten:
- Fundierte Kenntnisse der Microsoft Office-Produkte.
- Entwickelte Zeitmanagement- und Organisationsfähigkeiten zur Priorisierung von Arbeiten und/oder Multitasking.
- Genaue Aufmerksamkeit für Details.
- Diskretion im Umgang mit sensibler und vertraulicher Korrespondenz.
Ausbildung und Erfahrung:
- Starke administrative Erfahrung oder eine gleichwertige Kombination aus Ausbildung und Erfahrung.
Flex-Designierung: Hybrid-Eligible oder On-Site Eligible
Unternehmensinformationen: Vertex ist ein globales Biotechnologieunternehmen, das in wissenschaftliche Innovation investiert. Vertex verpflichtet sich zur Chancengleichheit und Nichtdiskriminierung für alle Mitarbeiter und qualifizierten Bewerber ohne Rücksicht auf Rasse, Farbe, Geschlecht, Geschlechtsidentität oder -ausdruck, Alter, Religion, nationale Herkunft, Abstammung, Ethnizität, Behinderung, Veteranenstatus, genetische Informationen, sexuelle Orientierung, Familienstand oder eine andere geschützte Eigenschaft gemäß geltendem Recht.
Country Administrator Austria Arbeitgeber: Vertex Pharmaceuticals
Kontaktperson:
Vertex Pharmaceuticals HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Country Administrator Austria
✨Tipp Nummer 1
Sei proaktiv! Nutze LinkedIn, um dich mit Leuten aus der Branche zu vernetzen. Schicke ihnen eine Nachricht und stelle Fragen zu ihrer Arbeit oder dem Unternehmen. So zeigst du Interesse und kannst wertvolle Informationen sammeln.
✨Tipp Nummer 2
Bereite dich auf Vorstellungsgespräche vor, indem du häufige Fragen übst und deine Antworten klar strukturierst. Denk daran, auch eigene Fragen zu stellen – das zeigt, dass du wirklich interessiert bist!
✨Tipp Nummer 3
Nutze unser Netzwerk! Wenn du über unsere Website bewirbst, hast du die Möglichkeit, direkt mit uns in Kontakt zu treten. Wir sind hier, um dir zu helfen und können dir Tipps geben, wie du dich am besten präsentieren kannst.
✨Tipp Nummer 4
Zeige deine Soft Skills! In einem persönlichen Gespräch ist es wichtig, dass du deine Teamfähigkeit und Organisationstalent unter Beweis stellst. Teile Beispiele aus deiner bisherigen Erfahrung, die das verdeutlichen.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Country Administrator Austria
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Sei du selbst!: Wenn du deine Bewerbung schreibst, sei authentisch und zeig uns, wer du wirklich bist. Wir suchen nach Menschen, die zu unserer Unternehmenskultur passen und ihre Persönlichkeit einbringen.
Betone deine Erfahrungen: Erzähle uns von deinen bisherigen Erfahrungen, die für die Rolle als Country Administrator relevant sind. Zeige, wie du deine organisatorischen Fähigkeiten und dein Zeitmanagement in der Vergangenheit erfolgreich eingesetzt hast.
Achte auf Details: Wir lieben es, wenn Bewerbungen gut strukturiert und fehlerfrei sind. Nimm dir die Zeit, um deine Unterlagen sorgfältig zu überprüfen und sicherzustellen, dass alles klar und präzise ist.
Bewirb dich über unsere Website: Um sicherzustellen, dass deine Bewerbung direkt bei uns landet, bewirb dich bitte über unsere Website. So können wir deine Unterlagen schnell und effizient bearbeiten.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Vertex Pharmaceuticals vorbereitest
✨Mach dich mit den Tools vertraut
Da die Position viel mit internen Technologien wie SharePoint und Concur zu tun hat, solltest du dich vor dem Interview mit diesen Tools vertraut machen. Schau dir Tutorials an oder nutze Testversionen, um ein Gefühl dafür zu bekommen, wie sie funktionieren.
✨Organisationsfähigkeiten demonstrieren
Bereite dich darauf vor, konkrete Beispiele für deine Organisationsfähigkeiten zu geben. Überlege dir Situationen, in denen du erfolgreich mehrere Aufgaben gleichzeitig bewältigt hast, und sei bereit, diese im Interview zu teilen.
✨Sei bereit für praktische Aufgaben
Es könnte sein, dass du während des Interviews eine praktische Aufgabe erhältst, z.B. das Erstellen einer Agenda oder das Organisieren von Informationen. Übe solche Aufgaben im Voraus, um sicherzustellen, dass du schnell und effizient arbeiten kannst.
✨Vertraue auf deine Diskretion
In dieser Rolle ist es wichtig, sensibel mit Informationen umzugehen. Bereite dich darauf vor, Fragen zu beantworten, wie du in der Vergangenheit mit vertraulichen Informationen umgegangen bist, und betone deine Fähigkeit, Diskretion zu wahren.