Executive Assistant (m/w/d)

Das erwartet Dich bei uns

Die VGL Publishing AG hat mit Vergleich.org eines der in Deutschland führenden, digitalen Verbrauchermagazine und bietet ihren LeserInnen eine umfassende Kaufberatung für Produkte sowie Dienstleistungen des täglichen Bedarfs. Die kostenlosen Ratgeber und Vergleichstabellen helfen monatlich mehr als 5 Millionen LeserInnen , kleine und große Kaufentscheidungen in nur zwei Minuten richtig zu treffen.

Schnapp Dir den Job und unterstütze unsere Geschäftsführung. Dein Aufgabengebiet ist sehr abwechslungsreich . Von vorbereitender Buchhaltung , über den Support des HR Teams, bis zur Erstellung von Präsentationen für das Management ist alles dabei. Bei uns bekommst Du das Beste aus beiden Welten: Start-up Atmosphäre in einem seit über 8 Jahren erfolgreichen Unternehmen . Das reicht Dir noch nicht? Ok. Wie wäre es z.B. mit flexiblen Arbeitszeiten, einem wirklich schönen Loft-Büro, einer großzügigen Homeoffice-Option, moderner Technik und regelmäßigen Team-Events. Wir sind sehr gespannt auf Deine Bewerbung. Einfach klicken und abschicken!

Deine Aufgaben

Unterstützung bei der vorbereitenden Buchhaltung

• Rechnungserstellung/-überwachung sowie Mahnwesen
• Zuarbeit zum Monats- und Jahresabschluss
• Kommunikation mit unserem Steuerberater und dem Finance Lead

Eigenverantwortliches Office Management

• Organisation und Koordination aller Dienstleister (z.B. Hausverwaltung, Büroreinigung)
• Büroorganisation und -koordination
• Post-/Versandmanagement, Empfang und ggf. Bewirtung von Gästen
• Aufgaben im Office Management nehmen einen geringen Teil der täglichen Arbeit ein, da primär im Homeoffice gearbeitet wird

Koordination HR / Recruiting

• Personaladministration wie z.B. Erstellung von Verträgen
• Vorbereitende Lohnbuchhaltung Verwaltung von Boni, Benefits und Co
• Organisation von Team- und Companyevents
• Koordination der Stellenausschreibungen, verschiedener Plattformen, Recruiter und des Bewerbungseingangs
• Screening der eingehenden Bewerbungen
• Führen von Vorstellungsgesprächen
• Aufgaben im Recruiting nehmen, je nach Personalbedarf, einen geringeren oder größeren Anteil der täglichen Arbeit ein. Sonstige, administrative HR-Aufgaben verteilen sich in geringem Umfang über den gesamten Monat.

Organisatorische und administrative Unterstützung der Geschäftsführung

• Schnittstelle zwischen dem Team und Vorstand sowie Vorstand und Aufsichtsrat
• Vor- und Nachbereitung von Besprechungen und Dienstreisen
• Erstellung von Präsentationen, z. B. für den Vorstand oder den Aufsichtsrat
• Unterstützung bei der Erstellung von Reports und sonstigen Dokumenten auf Deutsch und Englisch

Dein Profil

• Du hast eine erfolgreich abgeschlossene Ausbildung oder Studium
• Du hast mindestens 3 Jahre Berufserfahrung als Teamassistenz, Assistent/in der Geschäftsführung oder Executive Assistant
• Du hast keine Scheu vor Zahlen – erste Erfahrungen im Bereich Finanzen und Controlling sind daher wünschenswert
• Du bist sicher im Umgang mit MS Office und Google Workspace-Anwendungen
• Du bringst Leistungsbereitschaft sowie Flexibilität mit und zeichnest dich durch Diskretion und Integrität aus
• Du hast ein überzeugendes Auftreten und Verhandlungsgeschick, darüber hinaus bist du kommunikationsstark
• Du arbeitest strukturiert, besitzt Organisationsvermögen und hast erste Projektmanagementerfahrung
• Du kannst dich schnell in neue, dir unbekannte Themen einarbeiten
• Du sprichst fließend Deutsch und gutes Englisch

Das bieten wir

• Einen attraktiven Arbeitsplatz in einem optimal am Markt positionierten, profitablen und wachsenden Unternehmen
• Spaß an der Arbeit und mit Kollegen dank eines tollen, kollegialen Teams, das dich mit offenen Armen empfängt
• Enge Zusammenarbeit auf Augenhöhe mit deinem Teamleiter
• Herausragende Arbeitserfolge dank kurzer Entscheidungswege und flacher Hierarchie
• Bestmögliche Weiterentwicklung dank regelmäßiger Feedbackgespräche mit deinem direkten Ansprechpartner
• Angenehme Atmosphäre. Einen modernen Arbeitsplatz mit modernem Equipment im schicken Loft-Büro in Berlin-Kreuzberg
• Kostenlose Getränke und Snacks . Vor, während und nach der Arbeit stehen dir Kaffee, Tee, Wasser und Softgetränke sowie viele Snacks kostenlos zur Verfügung
• Viel Flexibilität . Dank großzügiger Homeoffice-Regelung und Flexibilität bei der Urlaubsplanung
• Teilzeitbeschäftigung nach Absprache möglich

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