Event Koordinator (m/w/d) Teilzeit

Wir – Viamedici – sind ein führender, globaler Anbieter von Multi‑Domain MDM‑, PIM‑, DAM‑ und Produktkonfiguration/CPQ‑Software, mit Hauptsitz in Ettlingen (Deutschland) und einem interdisziplinären Team von ca. 150 Mitarbeitern. Wir unterstützen mit unserer Software, globale Organisationen bei der Digitalisierung von Produktmanagement‑, Marketing‑ und Vertriebsprozessen. Du hast bei uns die Möglichkeit, dich an unseren innovativen Projekten in einem absolut dynamischen Umfeld, an der Front der Technologie‑ und Businessoptimierung, beruflich weiterzuentwickeln.

Aufgaben und Verantwortlichkeiten

• Du planst, organisierst und bereitest Webinare mit Zoom, GoToWebinar, Webex oder vergleichbaren Plattformen technisch vor.
• Moderation von Webinaren sowie Sicherstellung eines reibungslosen Ablaufs und eines erstklassigen Teilnehmererlebnisses.
• Verwaltung von Teilnehmerdaten, Anmeldungen und Gästelisten in HubSpot.
• Erstellung von Einladungskampagnen, Segmentierung von Zielgruppen sowie Umsetzung automatisierter Follow‑up‑Workflows in HubSpot.
• Koordination von Konferenzen, Kundenveranstaltungen, Workshops und hybriden Events im gesamten DACH‑Raum.
• Steuerung externer Dienstleister wie Caterer, Locations, Logistik‑ und AV‑Partner.
• Planung von Eventbudgets, Kostenkontrolle sowie Sicherstellung einer transparenten Budgetführung.
• Koordination der gesamten Eventlogistik sowie operative Unterstützung vor Ort bei Veranstaltungen.
• Erstellung von Eventmaterialien wie Einladungen, Agenden, Handouts oder andere Materialien.
• Enge Zusammenarbeit mit internen Stakeholdern, Speakern und externen Partnern über den gesamten Event‑Lifecycle hinweg.
• Analyse von KPIs, Teilnehmerfeedback und Event‑Performance zur kontinuierlichen Weiterentwicklung zukünftiger Veranstaltungen.
• Unterstützung bei der Eventvermarktung sowie Dokumentation von Best Practices zur Prozessoptimierung.

Qualifikationen und Anforderungen

• Du bringst 2–3 Jahre Berufserfahrung im Eventmanagement, Webinar‑Management oder einer vergleichbaren operativen Position mit.
• Praktische Erfahrung mit Webinar‑Plattformen wie Zoom, GoToWebinar, Webex oder ähnlichen Lösungen.
• Fundierte Kenntnisse im Umgang mit HubSpot (CRM, Marketing Automation und Teilnehmermanagement).
• Ausgeprägte Organisations‑ und Multitasking‑Fähigkeiten.
• Sichere Kommunikation sowie professionelle Zusammenarbeit mit internen und externen Stakeholdern.
• Eigenverantwortliche und zuverlässige Arbeitsweise mit der Fähigkeit, auch bei mehreren parallelen Projekten den Überblick zu behalten.
• Strukturierte, qualitätsbewusste und detailorientierte Arbeitsweise.
• Souveränes Arbeiten auch unter Zeitdruck bei gleichzeitig klarem Fokus auf Ziele und Ergebnisse.
• Fließende Kommunikation in Deutsch und Englisch fällt dir leicht.
• Bereitschaft zu gelegentlichen Reisen innerhalb der DACH‑Region sowie zum Standort Ettlingen.
• Als nice to have bringst du Erfahrung in der technischen Moderation und Durchführung von Live‑Webinaren oder Events.
• Grundkenntnisse im Projektmanagement und in der Prozessoptimierung.
• Erfahrung mit weiteren Marketing‑Automation‑Tools.
• Routine im Umgang mit Online‑Collaboration‑Tools und virtuellen Meeting‑Plattformen.
• Begeisterung für digitale Veranstaltungen und innovative Eventformate.

Benefits

• Betriebliche Veranstaltungen: Regelmäßige Events, die den Teamzusammenhalt stärken und dir die Möglichkeit geben, dich mit Kollegen auszutauschen und zu vernetzen.
• Teilnahme an Weiterbildungsmaßnahmen: Wir fördern deine persönliche und berufliche Entwicklung durch Zugang zu verschiedenen Weiterbildungsangeboten und Schulungen, sowie die Möglichkeit auf eine Festanstellung anschließend an dein Praktikum.
• Dogsitting: Du kannst deinen Hund mit ins Büro bringen und sicherstellen, dass er während deiner Arbeitszeit nicht allein zu Hause ist.
• Hardware‑Ausstattung: Du erhältst hochwertige technische Ausstattung, die du für deine Arbeit benötigst.
• Arbeiten auf Augenhöhe: Wir legen großen Wert auf ein respektvolles Miteinander und fördern einen offenen, transparenten Austausch zwischen allen Ebenen.
• Viel Gestaltungsspielraum: Du hast die Freiheit, deine Aufgaben und Projekte kreativ zu gestalten und eigene Ideen einzubringen, um Prozesse und Ergebnisse zu optimieren.
• E‑Learning: Mit unserem E‑Learning‑Angebot kannst du unser Produkt besser verstehen und durch interaktive Schulungen den Papierkram, wie beispielsweise Datenschutzdokumente, digital ersetzen.