Executive Assistant to the CEO (Tech & Strategic Projects)

Bei Vicoland geben wir dem Markt für professionelle Dienstleistungen eine neue Dimension: Virtuelle Unternehmen, kurz "Vicos". Wir haben Vicos als eine neue Art von Anbieter erfunden, die effizienter sind als traditionelle professionelle Dienstleistungsunternehmen (Beratungen, Systemintegratoren, Agenturen usw.). Ermöglicht durch unsere einzigartige KI-gesteuerte SaaS-Plattform, können Vicos freiberufliche Experten zusammenbringen und wie ein echtes Unternehmen agieren, um erfolgreich große Unternehmensprojekte zu gewinnen. Unsere Vicos transformieren bereits, wie Projekte im Bereich professionelle Dienstleistungen durchgeführt werden. Seit unserem Start vor 1,5 Jahren haben Vicos Projekte von großen Unternehmensklienten wie Mercedes-Benz, Netflix oder der deutschen Bundesregierung sowie von vielen mittelständischen Unternehmen gewonnen. Vicoland wurde von Forbes und Forrester als führende Kraft auf dem Markt erwähnt.

Unser Angebot an Sie: Sie werden die technikaffine rechte Hand des CEO für KI-zentrierte strategische Projekte mit messbarem Geschäftswert sein. Von Tag eins an werden Sie funktionsübergreifende Initiativen planen, starten und umsetzen, die darauf abzielen, Strategien zu gestalten, operative Fähigkeiten aufzubauen und Ideen in umgesetzte Ergebnisse zu verwandeln. Sie arbeiten direkt mit dem CEO zusammen und kooperieren eng mit den Teams für Produkt, Softwareentwicklung und Partnerschaften. Wir arbeiten hybrid: regelmäßige persönliche Zusammenarbeit in Frankfurt am Main mit dem CEO (z.B. an wichtigen Projekttagen) bei gleichzeitiger Flexibilität, remote oder von einem unserer Büros (Frankfurt, Walldorf, Barcelona, Sevilla) aus zu arbeiten. Klare Karriereperspektiven in Strategie & Partnerschaften, Produkt oder Betriebsführung, während Sie Wirkung zeigen.

Aufgaben:

• Leiten Sie spezielle Projekte des CEO von Anfang bis Ende: definieren Sie Problemstellungen, planen Sie die Arbeit, setzen Sie Meilensteine, koordinieren Sie Stakeholder und Teammitglieder und liefern Sie messbare Ergebnisse.
• Etablieren Sie KI-first Arbeitsabläufe (z.B. agentische Automatisierungen, Datenpipelines) zusammen mit Produkt/Softwareentwicklung zur Verbesserung der Vico-Betriebe und unserer Plattform.
• Pilotieren und operationalisieren Sie die Rolle des „KI-Agenten“ innerhalb von Vicos; dokumentieren Sie Erkenntnisse und skalieren Sie Playbooks.
• Unterstützen Sie die Erkundung von Partnerschaften: recherchieren Sie Ziele, bereiten Sie Outreach-Materialien vor, analysieren Sie die strategische Passung und helfen Sie beim Bootstrapping von Pilotkooperationen.
• Bereiten Sie prägnante Analysen und Entscheidungsmemos für den CEO vor (Marktanalysen, Geschäftsfälle, OKRs) und verfolgen Sie die Umsetzung gemäß den Unternehmensprioritäten.
• Orchestrieren Sie funktionsübergreifende Sprints, die Strategie in Produkt-/Betriebsänderungen umsetzen; stellen Sie sicher, dass Risiken, Abhängigkeiten und Kommunikation verwaltet werden.
• Erstellen Sie Dashboards zur Überwachung von KPIs für Ihre Projekte; kommunizieren Sie den Geschäftswert, ziehen Sie Erkenntnisse und schlagen Sie nächste Schritte und Folgeprojekte vor.

Anforderungen:

• Unternehmertum – wir wachsen schnell, und das werden Sie auch. Sie müssen ein schneller Lerner sein und bereit sein, jeden Tag an neuen Herausforderungen zu arbeiten.
• Universitätsabschluss mit sehr guten Ergebnissen.
• Berufserfahrung, die höchste Qualitäten erfordert, sei es durch eine erste Anstellung, eigene unternehmerische Initiative oder Praktika, ist von Vorteil. Idealerweise ist diese Erfahrung im Bereich professionelle Dienstleistungen (z.B. Beratung, Recht, Finanzen) und irgendwie mit Technologie, einschließlich KI, verbunden.
• Erfahrung mit intensiver Nutzung von KI-Tools und Interesse an der Entwicklung von KI.
• Exzellente Kommunikationsfähigkeiten – Sie werden täglich mit vielen Menschen interagieren müssen. Sie nehmen leicht das Telefon und sprechen mit jemandem.
• Starker Teamgeist und Fähigkeit, intern und extern mit verschiedenen Personen aus den Bereichen Technik, Vertrieb, Dienstleistungen und Finanzen zu interagieren.
• Exzellente Deutsch- und Englischkenntnisse (DACH ist immer noch unser Heimatmarkt, während wir ins Ausland expandieren).

Vorteile:

• Mentoring durch den CEO + Verantwortung für strategische Projekte: eine intensive Lernumgebung, die schnelles Wachstum der Fähigkeiten mit realer Betriebserfahrung verbindet; ein Sprungbrett, um schnell mehr Verantwortung zu übernehmen, während wir skalieren.
• Unternehmerische Schlüsselposition in einem branchenverändernden Unternehmen mit Einfluss auf die Unternehmensresultate, den Markt und Ihre persönliche Wachstumsbahn.
• Schnelles Umfeld, in dem Sie für Ihre Fähigkeiten geschätzt werden und gleichzeitig weiter lernen (wie wir alle).
• Wettbewerbsfähige Vergütung plus Anteil am Unternehmen (ESOP vorhanden).
• Arbeiten mit einem hochqualifizierten Team aus unterschiedlichen Hintergründen und erstklassigen Qualifikationen.
• Möglichkeit, von wo auch immer Sie möchten zu arbeiten, remote und/oder in einem unserer Büros (Frankfurt, Walldorf, Barcelona, Sevilla).

Hat unser Angebot Ihr Interesse geweckt? Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung und darauf, Sie bald kennenzulernen!