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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Manage office organization and ensure a smooth daily workflow in our Munich location.
- Arbeitgeber: Join Viessmann, a global family business dedicated to creating sustainable living spaces since 1917.
- Mitarbeitervorteile: Enjoy a modern work environment, competitive pay, and the chance to implement your ideas.
- Warum dieser Job: Be part of a dynamic team and contribute to innovative projects that make a real impact.
- Gewünschte Qualifikationen: Experience in office management or hospitality, strong organizational skills, and a proactive attitude required.
- Andere Informationen: Flexible working hours available; full-time or part-time (80%) options.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 36000 - 60000 € pro Jahr.
Viessmann Generations Group
1917 gegründet, ist das unabhängige Familienunternehmen Viessmann heute eine globale, breit diversifizierte Gruppe. Alle Aktivitäten basieren auf dem Unternehmensleitbild „Wir gestalten Lebensräume für zukünftige Generationen” – das ist die Leidenschaft und die Verantwortung, die die Mitglieder der großen weltweiten Viessmann Familie jeden Tag an- und umtreibt. Diesem Ziel folgend, bietet Viessmann Unternehmen und Mitgestaltern ein Ökosystem, das sich über die Heizungsbranche hinaus für die Vermeidung, Reduktion und Speicherung von CO₂ einsetzt.
Aufgaben
Rollenbeschreibung
Als Office Manager (m/w/d) übernimmst Du die ganzheitliche Verantwortung für die Büroorganisation in unserem Münchener Standort. Du sorgst für einen reibungslosen Ablauf im Büroalltag und stellst sicher, dass unsere Mitarbeitenden in einem optimal organisierten Umfeld arbeiten können.
Deine Aufgaben
- Vorbereitung und Nachbereitung von Meetingräumen
- Catering-Management für interne und externe Veranstaltungen
- Pflege der Beziehung zum Gebäudemanagement und Verwaltung der Büroinstandhaltung sowie Einhaltung des deutschen Arbeitsschutzgesetzes (ArbSchG)
- Koordination von Reparaturen an Bürogeräten und anderen Büroabläufen in Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern
- Verwaltung des Büro-Budgets und Durchführung von Bestellungen
- Koordination administrativer Aufgaben und Abstimmung mit Dienstleistern
- Organisation der Büroverpflegung und der Postbearbeitung
- Verwaltung von Geschenken und Präsenten
- Unterstützung bei organisatorischen Belangen, einschließlich Reiseplanungen
- Durchführung kleinerer Projekte zur Effizienzsteigerung, z. B. Einführung digitaler Visitenkarten
- Unterstützung bei der Organisation von Firmenevents und Veranstaltungen
- Onboarding neuer Kolleginnen und Kollegen im Büro
- Verantwortung für Sicherheitsthemen und Datenschutz im Büro
- Bearbeitung mehrerer ad-hoc Projekte (z. B. Erweiterung des Admin-Guides hinsichtlich Büroabläufen und Best Practices)
Qualifikation
- Hintergrund in der Hotellerie oder vergleichbare Qualifikation
- Mehrjährige Erfahrung im Office Management oder einer vergleichbaren Position
- Hohe Serviceorientierung und Eigeninitiative
- Hervorragende Organisations- und Kommunikationsfähigkeiten
- Sicherer Umgang mit digitalen Tools
- Freude an der Arbeit in einem dynamischen Umfeld
- Teamfähigkeit und ein freundliches, professionelles Auftreten
Benefits
- Ein modernes und angenehmes Arbeitsumfeld im Zentrum von München
- Eine verantwortungsvolle und abwechslungsreiche Tätigkeit
- Die Möglichkeit, eigene Ideen einzubringen und umzusetzen
- Ein kollegiales und motiviertes Team
- Attraktive Vergütung und zusätzliche Benefits
Wenn Du eine vielseitige und verantwortungsvolle Aufgabe in einem dynamischen Umfeld suchst, freuen wir uns darauf, Dich kennenzulernen! Werde Teil eines innovativen und zukunftsorientierten Unternehmens und gestalte mit uns gemeinsam eine inspirierende Arbeitsumgebung. Wir freuen uns auf Deine Bewerbung!
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Office Manager (m/f/d) (Befristet für 18 Monate. Vollzeit oder Teilzeit (80%) möglich.) Arbeitgeber: Viessmann Generations Group
Kontaktperson:
Viessmann Generations Group HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Office Manager (m/f/d) (Befristet für 18 Monate. Vollzeit oder Teilzeit (80%) möglich.)
✨Tip Nummer 1
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit ehemaligen Kollegen oder Freunden, die in der Branche tätig sind. Oftmals erfährt man über persönliche Kontakte von offenen Stellen, bevor sie offiziell ausgeschrieben werden.
✨Tip Nummer 2
Informiere dich über die Unternehmenskultur von Viessmann. Besuche deren Website und Social-Media-Kanäle, um ein Gefühl für die Werte und das Arbeitsumfeld zu bekommen. Das hilft dir, im Gespräch authentisch zu sein und zu zeigen, dass du gut ins Team passt.
✨Tip Nummer 3
Bereite dich auf typische Fragen im Office Management vor. Überlege dir Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die deine Organisations- und Kommunikationsfähigkeiten unter Beweis stellen. So kannst du im Vorstellungsgespräch selbstbewusst auftreten.
✨Tip Nummer 4
Zeige deine Serviceorientierung! Überlege dir, wie du in der Vergangenheit Probleme gelöst hast und wie du dazu beigetragen hast, ein positives Arbeitsumfeld zu schaffen. Diese Eigenschaften sind für die Rolle des Office Managers besonders wichtig.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Office Manager (m/f/d) (Befristet für 18 Monate. Vollzeit oder Teilzeit (80%) möglich.)
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Unternehmensrecherche: Informiere dich über die Viessmann Generations Group. Besuche ihre offizielle Website, um mehr über die Unternehmensphilosophie, die angebotenen Dienstleistungen und die Unternehmenskultur zu erfahren.
Anpassung deiner Unterlagen: Stelle sicher, dass dein Lebenslauf und dein Anschreiben auf die spezifischen Anforderungen der Office Manager-Position zugeschnitten sind. Betone deine Erfahrungen im Office Management und deine Serviceorientierung.
Motivationsschreiben: Verfasse ein überzeugendes Motivationsschreiben, in dem du erklärst, warum du für diese Position geeignet bist. Hebe deine organisatorischen Fähigkeiten und deine Freude an der Arbeit in einem dynamischen Umfeld hervor.
Bewerbung einreichen: Reiche deine Bewerbung über unsere Website ein. Achte darauf, dass alle Dokumente vollständig und korrekt sind, bevor du sie absendest.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Viessmann Generations Group vorbereitest
✨Zeige deine Organisationsfähigkeiten
Bereite dich darauf vor, konkrete Beispiele für deine Erfahrungen im Office Management zu teilen. Erkläre, wie du in der Vergangenheit Büroabläufe optimiert hast und welche Tools du verwendet hast, um die Effizienz zu steigern.
✨Serviceorientierung betonen
Viessmann legt großen Wert auf Serviceorientierung. Sei bereit, Situationen zu beschreiben, in denen du proaktiv auf die Bedürfnisse von Mitarbeitenden oder externen Partnern eingegangen bist und wie du deren Zufriedenheit sichergestellt hast.
✨Teamfähigkeit demonstrieren
Da du in einem dynamischen Umfeld arbeiten wirst, ist es wichtig, deine Teamfähigkeit zu zeigen. Teile Beispiele, wie du erfolgreich mit anderen zusammengearbeitet hast, um gemeinsame Ziele zu erreichen oder Herausforderungen zu meistern.
✨Interesse an Innovation zeigen
Viessmann sucht nach jemandem, der eigene Ideen einbringen kann. Bereite einige Vorschläge vor, wie du digitale Tools oder neue Prozesse einführen würdest, um die Büroorganisation zu verbessern und die Arbeit für alle angenehmer zu gestalten.
