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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze unser PMO-Team bei administrativen Aufgaben und der Erstellung von Angeboten.
- Arbeitgeber: Renommiertes, familienfreundliches Unternehmen mit internationalem Arbeitsumfeld.
- Mitarbeitervorteile: Flexibles Arbeiten, Weiterbildungsmöglichkeiten und 30 Tage Urlaub.
- Warum dieser Job: Werde Teil eines dynamischen Teams und entwickle deine Fähigkeiten in einem internationalen Umfeld.
- Gewünschte Qualifikationen: Kaufmännische Ausbildung und Erfahrung im Projektmanagement sind von Vorteil.
- Andere Informationen: Moderne Arbeitsmittel und enge Zusammenarbeit mit erfahrenen Teams.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 36000 - 60000 € pro Jahr.
Für unsere Zentrale in Goldach suchen wir ab sofort eine engagierte kaufmännische Verwaltungskraft/ Team Assistant (w/m/d) zur Unterstützung unseres Project Management Office (PMO) in Voll- oder Teilzeit (mind. 30 Std./Woche).
IHRE AUFGABEN
- Administrative Unterstützung des PMO
- Verwaltung des zentralen SKE‑Contracts‑E-Mail‑Postfachs
- Pflege und Weiterentwicklung von Übersichten, Listen und Datenbanken
- Unterstützung bei der SharePoint‑Administration
- Mitwirkung bei der Erstellung monatlicher Reports, Präsentationen sowie Management‑Unterlagen
- Durchführung von Recherchen in relevanten Tools und Datenbanken (z.B. GovTribe)
- Koordination und Nachverfolgung von Kundenbewertungen (CPARS)
- Pflege und Aktualisierung angebotsrelevanter Unternehmensregistrierungen (u.a. NATO, SAMS)
- Mitwirkung bei der Erstellung und Koordination von Sources‑Sought‑ und Presolicitation‑Antworten
- Unterstützung bei der Erstellung, Pflege und Review von Task‑Order‑Dokumenten
- Unterstützung im laufenden Task‑Order‑Management
- Zuarbeit zu Past‑Performance‑Inhalten
- Qualitätsprüfung von Angebots‑ und Proposal‑Dokumenten
- Unterstützung bei der finalen Angebotszusammenstellung
- Abstimmung mit dem Finanzbereich bei Bürgschaftsanforderungen
IHR PROFIL
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung mit mehrjähriger Berufserfahrung
- Erfahrung im Proposal‑Management, PMO‑Umfeld oder in administrativer Projektkommunikation von Vorteil
- Sehr gute Organisationsfähigkeit sowie ausgeprägte Genauigkeit und Detailorientierung
- Sicherer Umgang mit MS Office 365 (insbesondere Excel und Word), SharePoint, Adobe Acrobat sowie digitalen Tools (z.B. Copilot)
- Sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift, Deutschkenntnisse von Vorteil
IHRE VORTEILE
- Angenehmes Arbeitsklima mit flexibler Arbeitszeit (Teilzeit / optional Vollzeit) und der Möglichkeit des mobilen Arbeitens
- Mitarbeitervergünstigungen
- Chance auf umfangreiche Weiterbildung in unserer konzerneigenen Akademie
- Betriebliche Altersvorsorge und Teilnahme an unserem Aktienprogramm
- Verantwortungsvolle Position in einem internationalen Arbeitsumfeld
- Enge Zusammenarbeit mit erfahrenen Projekt‑ und Proposal‑Teams
- Moderne Arbeitsmittel und strukturierte Prozesse
- Sicherer Arbeitsplatz am Standort Goldbach mit 30 Tagen Urlaub (24. und 31.12. zusätzlich frei)
EINE GRUPPE, VIELE MÖGLICHKEITEN
Die SKE International besteht aus der SKE Technical Services und der SKE Support Services und ist auf die Bewirtschaftung von US-Liegenschaften in Europa spezialisiert. Das Unternehmen verfügt über eine flächendeckende Präsenz, insbesondere im Süden Deutschlands. Sein Leistungsspektrum reicht von der Planung und Realisierung komplexer Bau- und Sanierungsprojekte bis hin zu Hoch-, Tief- und Straßenbau, Innenausbau, Elektro-, Heizungs- und Sanitärarbeiten. SKE International ist Teil des Netzwerkes von VINCI Energies Building Solutions und gehört zum französischen VINCI-Konzern. Die Unternehmen des Netzwerks erbringen Leistungen in den Bereichen Design & Build, technische Instandhaltung sowie Gebäudemanagement und decken somit den gesamten Lebenszyklus eines Gebäudes ab.
Teamassistent / Kaufmännische Verwaltungskraft w|m|d (30-40 Std./Woche) Arbeitgeber: VINCI Facilities GmbH
Kontaktperson:
VINCI Facilities GmbH HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Teamassistent / Kaufmännische Verwaltungskraft w|m|d (30-40 Std./Woche)
✨Tipp Nummer 1
Sei proaktiv! Wenn du dich für die Stelle interessierst, zögere nicht, direkt mit dem Team in Kontakt zu treten. Frag nach, ob sie noch Fragen haben oder wie der Auswahlprozess aussieht. Das zeigt dein Interesse und Engagement.
✨Tipp Nummer 2
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit Freunden oder Bekannten, die in der Branche arbeiten. Vielleicht können sie dir Insider-Infos geben oder sogar eine Empfehlung aussprechen. Networking kann oft Türen öffnen, die sonst verschlossen bleiben.
✨Tipp Nummer 3
Bereite dich auf das Vorstellungsgespräch vor! Informiere dich über das Unternehmen und die spezifischen Anforderungen der Stelle. Überlege dir Beispiele aus deiner bisherigen Erfahrung, die zeigen, dass du die richtige Person für den Job bist.
✨Tipp Nummer 4
Bewirb dich direkt über unsere Website! So stellst du sicher, dass deine Bewerbung schnell und unkompliziert an die richtigen Leute gelangt. Außerdem kannst du sicher sein, dass du alle Informationen und Anforderungen direkt im Blick hast.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Teamassistent / Kaufmännische Verwaltungskraft w|m|d (30-40 Std./Woche)
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Sei du selbst!: Wir wollen dich kennenlernen, also zeig uns, wer du wirklich bist! Verwende deine eigene Stimme und Persönlichkeit in deinem Anschreiben, damit wir einen Eindruck von dir bekommen.
Pass auf die Details auf!: Achte darauf, dass deine Bewerbung fehlerfrei ist. Rechtschreibfehler oder unklare Formulierungen können einen schlechten Eindruck hinterlassen. Lass jemanden drüberlesen, bevor du es abschickst!
Beziehe dich auf die Stellenbeschreibung!: Schau dir die Anforderungen genau an und versuche, deine Erfahrungen und Fähigkeiten direkt darauf zu beziehen. So zeigen wir, dass du die richtige Person für den Job bist!
Bewirb dich über unsere Website!: Der einfachste Weg, um uns zu erreichen, ist über unsere Karriereseite. Dort kannst du sicher sein, dass deine Bewerbung direkt bei uns landet und wir sie schnellstmöglich prüfen.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei VINCI Facilities GmbH vorbereitest
✨Informiere dich über das Unternehmen
Bevor du zum Interview gehst, solltest du dir die Zeit nehmen, um mehr über die SKE International und ihre Projekte zu erfahren. Schau dir ihre Website an, lies über aktuelle Entwicklungen und verstehe, wie sie im PMO-Bereich arbeiten. Das zeigt dein Interesse und hilft dir, gezielte Fragen zu stellen.
✨Bereite konkrete Beispiele vor
Da die Rolle viel mit administrativen Aufgaben und Proposal-Management zu tun hat, ist es wichtig, dass du konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung parat hast. Überlege dir, wie du deine Organisationsfähigkeiten und Detailorientierung in der Vergangenheit unter Beweis gestellt hast und bereite diese Geschichten für das Interview vor.
✨Zeige deine technischen Fähigkeiten
Da der Umgang mit MS Office 365, SharePoint und anderen digitalen Tools gefordert ist, solltest du bereit sein, deine Kenntnisse in diesen Programmen zu demonstrieren. Vielleicht kannst du sogar ein Beispiel nennen, wo du diese Tools erfolgreich eingesetzt hast, um Prozesse zu optimieren oder Berichte zu erstellen.
✨Stelle Fragen zur Unternehmenskultur
Nutze die Gelegenheit, um mehr über die Unternehmenskultur und das Team zu erfahren. Fragen wie 'Wie wird die Zusammenarbeit im PMO gefördert?' oder 'Welche Weiterbildungsmöglichkeiten gibt es?' zeigen, dass du an einer langfristigen Zusammenarbeit interessiert bist und dich in das Team integrieren möchtest.