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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Empfang und Betreuung von Gästen, Organisation von Meetings und Unterstützung im Büroalltag.
- Arbeitgeber: Teil der VINCI Familie – ein international wachsender Konzern mit Teamgeist.
- Mitarbeitervorteile: Flexible Arbeitszeiten, Weiterbildungsmöglichkeiten und Zuschüsse für Kinderbetreuung.
- Warum dieser Job: Gestalte die Zukunft im Facility Management und bring deine Ideen ein.
- Gewünschte Qualifikationen: Kaufmännische Ausbildung und Erfahrung im Büro, sicherer Umgang mit MS Office und SAP.
- Andere Informationen: Hochmotiviertes Team mit vielen Karrieremöglichkeiten und einem angenehmen Betriebsklima.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 3000 - 4000 € pro Monat.
IHRE AUFGABEN
- Empfang und Betreuung von Gästen sowie Telefonzentrale, Postbearbeitung und allgemeine Empfangstätigkeiten
- Koordination von Terminen, Organisation von Meetings sowie Unterstützung bei der Ablaufplanung im Tagesgeschäft
- Sorgfältige Prüfung von Eingangsrechnungen, Erstellung von Ausgangsrechnungen in SAP sowie Verbuchung von Stunden
- Erstellung und Nachverfolgung von Abrechnungen erbrachter Leistungen
- Unterstützung bei der Erstellung von Angeboten, Berichten und der Optimierung vorhandener Excel-Vorlagen
- Durchführung von Bestellungen über SAP sowie Verwaltung von Nachunternehmer- und Projektdokumenten
- Unterstützung im Bereich Einkauf und Materialwirtschaft
IHR PROFIL
- Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung wie z.B. Kauffrau für Büromanagement (m/w/d), Bürokauffrau (m/w/d) Kauffrau für Bürokommunikation (m/w/d) oder ähnlich
- Berufserfahrung im kaufmännischen Bereich, idealerweise im technischen oder projektbezogenen Umfeld
- Sicherer Umgang mit MS Office und SAP
- Selbstständige und strukturierte Arbeitsweise, gepaart mit Organisationstalent und Kommunikationsstärke
- Freundliches Auftreten, hohe Zuverlässigkeit und Loyalität
IHRE VORTEILE
- Als Mitarbeiter:in der VINCI Facilities Solutions GmbH wirst du Teil unserer VINCI Familie – eines international wachsenden und zukunftsorientierten Konzerns, welcher dir ermöglicht, bereits nach kurzer Einarbeitungszeit eigenverantwortlich zu arbeiten, Entscheidungsspielräume zu nutzen und eigene Ideen einzubringen
- Die Sicherheit, Nachhaltigkeit sowie Karrieremöglichkeiten eines großen Konzerns
- Umfassende Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten, u.a. über die VINCI Akademie
- Ein angenehmes Betriebsklima und ausgeprägter Teamgeist sind für uns von besonderer Bedeutung: Du wirst ab dem ersten Tag bei VINCI Energies Teil eines hochmotivierten und qualifizierten Teams, welches Hand in Hand die täglichen Herausforderungen meistert
- Flexible Arbeitszeitmodelle und die Möglichkeit, mobil zu arbeiten
- Beteiligung am konzerneigenen Aktienprogramm und Förderung der betrieblichen Altersvorsorge
- Zuschuss zu Kinderbetreuungskosten, Gesundheitsangebote, Bike-Leasing u. v. m.
EINE GRUPPE, VIELE MÖGLICHKEITEN
VINCI Facilities bietet das komplette Dienstleistungsportfolio im Facility Management: Von der konzeptionellen Planung von Bau- und Sanierungsleistungen bis zum Betrieb von Liegenschaften für den öffentlichen Sektor (ÖPP) und für Industriekunden. VINCI Facilities ist Teil des Netzwerkes von VINCI Energies Building Solutions und gehört zum französischen VINCI-Konzern. Die Unternehmen des Netzwerks erbringen Leistungen in den Bereichen Design & Build, technische Instandhaltung sowie Gebäudemanagement und decken somit den gesamten Lebenszyklus eines Gebäudes ab. Wir suchen Menschen, die gemeinsam mit uns die Zukunft gestalten. Zur Erreichung dieser Ziele stehen bei uns Ihre Potentiale und Fähigkeiten im Fokus! Daher fördern wir die Vielfalt und Gleichberechtigung und freuen uns über jede Bewerbung gleichermaßen.
Teamassistent (w/m/d) Empfang und Office Management Arbeitgeber: VINCI Facilities GmbH
Kontaktperson:
VINCI Facilities GmbH HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Teamassistent (w/m/d) Empfang und Office Management
✨Tip Nummer 1
Sei proaktiv! Wenn du dich für die Stelle als Teamassistent:in interessierst, zögere nicht, direkt mit dem Unternehmen in Kontakt zu treten. Ein kurzes Telefonat oder eine E-Mail kann dir helfen, einen persönlichen Eindruck zu hinterlassen.
✨Tip Nummer 2
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit Freunden oder Bekannten, die vielleicht schon bei VINCI arbeiten oder im gleichen Bereich tätig sind. Sie können dir wertvolle Einblicke geben und möglicherweise sogar eine Empfehlung aussprechen.
✨Tip Nummer 3
Bereite dich auf das Vorstellungsgespräch vor! Informiere dich über die Unternehmenswerte von VINCI und überlege dir, wie du deine Erfahrungen und Fähigkeiten am besten präsentieren kannst. Zeige, dass du die Anforderungen der Stelle verstehst und bereit bist, Verantwortung zu übernehmen.
✨Tip Nummer 4
Bewirb dich direkt über unsere Website! So stellst du sicher, dass deine Bewerbung schnell und unkompliziert an die richtige Stelle gelangt. Außerdem kannst du dich über weitere offene Stellen informieren, die zu deinem Profil passen könnten.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Teamassistent (w/m/d) Empfang und Office Management
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Sei du selbst!: Wir wollen dich kennenlernen, also zeig uns, wer du wirklich bist! Lass deine Persönlichkeit in deiner Bewerbung durchscheinen und sei authentisch.
Pass auf die Details auf!: Achte darauf, dass deine Bewerbung fehlerfrei ist. Rechtschreibfehler oder unklare Formulierungen können einen schlechten Eindruck hinterlassen. Nimm dir die Zeit, alles sorgfältig zu überprüfen!
Zeige deine Motivation!: Erkläre uns, warum du Teil unseres Teams werden möchtest. Was reizt dich an der Position als Teamassistent:in? Deine Begeisterung kann den Unterschied machen!
Bewirb dich über unsere Website!: Der einfachste Weg, um bei uns zu landen, ist über unsere Karriereseite. Dort findest du alle Informationen und kannst deine Bewerbung direkt einreichen. Wir freuen uns auf dich!
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei VINCI Facilities GmbH vorbereitest
✨Vorbereitung ist alles
Mach dich mit den Aufgaben und Anforderungen der Stelle vertraut. Überlege dir, wie deine bisherigen Erfahrungen und Fähigkeiten zu den geforderten Qualifikationen passen. So kannst du im Gespräch gezielt auf deine Stärken eingehen.
✨Praktische Beispiele parat haben
Bereite konkrete Beispiele aus deiner Berufserfahrung vor, die zeigen, wie du in ähnlichen Situationen erfolgreich warst. Das hilft, deine Fähigkeiten im Empfangs- und Office Management greifbar zu machen.
✨SAP und MS Office beherrschen
Da der Umgang mit SAP und MS Office wichtig ist, solltest du sicherstellen, dass du diese Programme gut kennst. Vielleicht kannst du sogar ein kleines Beispiel oder eine Anekdote erzählen, wie du diese Tools in der Vergangenheit effektiv genutzt hast.
✨Freundliches Auftreten üben
Da du als Teamassistent:in oft der erste Kontakt für Gäste bist, ist ein freundliches und professionelles Auftreten entscheidend. Übe, wie du dich vorstellen und Gäste begrüßen würdest, um einen positiven ersten Eindruck zu hinterlassen.