Auf einen Blick
- Aufgaben: Organisiere Termine und unterstütze das Team bei administrativen Aufgaben.
- Unternehmen: Werteorientierte Beratungsgesellschaft mit Fokus auf Transformation und Innovation.
- Vorteile: Vollzeitstelle in Frankfurt, dynamisches Arbeitsumfeld und Entwicklungsmöglichkeiten.
- Weitere Informationen: Regelmäßige Präsenz am Standort erforderlich für enge Zusammenarbeit.
- Warum dieser Job: Sei die zentrale Schnittstelle für Partner und Vorstand und gestalte den Alltag aktiv mit.
- Qualifikationen: Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und erste Erfahrung im Assistenzbereich.
DEIN BEITRAG
Als Executive Assistant (all genders) bist Du die organisatorische Schnittstelle für unsere Partner:innen und den Vorstand. Du steuerst Termine, koordinierst Abstimmungen und sorgst mit einer vorausschauenden Arbeitsweise für einen reibungslosen Ablauf im Tagesgeschäft.
Executive Support auf Partner- & Vorstandsebene: Du unterstützt unsere Partner:innen sowie den Vorstand bei der Organisation und Koordination des Tagesgeschäfts. Dabei sorgst Du für einen reibungslosen Ablauf von Terminen, Abstimmungen und administrativen Prozessen und schaffst die organisatorischen Rahmenbedingungen für eine effiziente Zusammenarbeit.
- Proaktive Kalender- und Terminsteuerung
- Organisation und Koordination von Meetings, Workshops und Reisen
- Vor- und Nachbereitung organisatorischer Abläufe rund um Termine und Besprechungen
- Nachhalten von Fristen, Wiedervorlagen und offenen Punkten
- Unterstützung bei administrativen und organisatorischen Aufgaben des Tagesgeschäft
Stakeholder- & Schnittstellenmanagement: Du bist zentrale Ansprechperson für interne und externe Stakeholder und sorgst dafür, dass Informationen, Termine und Abstimmungen effizient zusammenlaufen.
- Koordination von Abstimmungen zwischen Partner:innen, Vorstand und Teams
- Kommunikation mit Kund:innen, Partnerunternehmen und externen Dienstleister:innen
- Steuerung allgemeiner Korrespondenzen
- Dokumentenmanagement sowie strukturierte Ablage und Wiedervorlage
Office & Operations: Neben der Unterstützung der Führungsebene stellst Du einen reibungslosen Ablauf organisatorischer Themen an unseren Standorten sicher.
- Organisation von Team-Events und internen Veranstaltungen
- Koordination von Büroorganisation und Bestellungen
- Verwaltung von Büromaterialien und Beständen
- Schnittstelle zu externen Dienstleister:innen, beispielsweise im IT-Bereich
DEIN SKILLSET
- Mind-Set: Du arbeitest vorausschauend, erkennst Prioritäten und behältst auch in einem dynamischen Umfeld den Überblick. Mit Deiner Hands-on-Mentalität packst Du Themen eigenständig an und sorgst für eine verlässliche Umsetzung im Tagesgeschäft.
- Communication First: Du hast Spaß an der Kommunikation und an der Arbeit mit Menschen. Deine sehr guten Kenntnisse in Deutsch & Englisch ermöglichen Dir eine fließende Kommunikation im internationalen Kontext.
- Hard Skills: Du hast eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation und hast bereits erste Berufserfahrung im Assistenzumfeld gesammelt, ggf. im Beratungs-Umfeld.
- Digital: Du hast sehr gute PC-Kenntnisse und bewegst Dich sicher in der Microsoft-Office-Welt. Insbesondere der Umgang mit Outlook, PowerPoint, Word und Excel fällt Dir leicht. Neue Tools und digitale Arbeitsweisen eignest Du Dir schnell an.
- Way Of Working: Du arbeitest selbstständig und eigenverantwortlich genauso erfolgreich wie im Team. Außerdem bist Du strukturiert und Dein Zeitmanagement zeichnet Dich aus.
Time & Place: Du bist ab sofort in Vollzeit verfügbar. Dein Arbeitsort ist Frankfurt am Main. Die Rolle lebt von der engen Zusammenarbeit mit Vorstand, Partner und Team vor Ort, weshalb eine regelmäßige Präsenz am Standort erforderlich ist.
Über uns
Wer wir sind. Vindelici Advisors ist eine werteorientierte Beratungsgesellschaft, die Transformation verantwortet und den Menschen dabei in den Mittelpunkt stellt. Seit unserer Gründung im Jahr 2018 unterstützen wir Kund:innen verschiedenster Branchen. Unser Ziel ist es, unsere Partner:innen zu begleiten und ein tiefes Verständnis für deren Herausforderungen zu entwickeln. Wir glauben daran, dass Vielfalt zu neuen Perspektiven, unkonventionellen Beratungsansätzen und somit zu außergewöhnlichen Ergebnissen führt.
Why we exist.
Unsere Reise begann mit einer Vision, die von unseren gemeinsamen Erfahrungen geprägt war. Wir haben in der Geschäftswelt ein weit verbreitetes Muster beobachtet, das durch ein starres Festhalten an hierarchischen Strukturen und durch eine übergeordnete Gewichtung von Prozessen gegenüber Ergebnissen gekennzeichnet war. Häufig war der Wunsch nach Sicherheit und Komfort wichtiger als die tatsächliche Übernahme von Verantwortung und das Streben nach echter Freiheit und Innovation. Dies alles hat uns dazu bewegt, eine Organisation zu gründen, die bestehende Normen in Frage stellt und einen neuen Standard setzt. Vindelici Advisors wurde aus der Leidenschaft geboren, die Grenzen des konventionellen Denkens zu sprengen und den Weg für einen Paradigmenwechsel zu ebnen. Wir sind der festen Überzeugung, dass Freiheit und die Wahrnehmung echter Verantwortung unverzichtbare Bestandteile eines erfolgreichen beruflichen Umfelds sind. Vindelici Advisors zielt darauf ab, Menschen zu selbstbestimmten Führungskräften zu formen, welche tief in den Werten von Freiheit, Verantwortung und Demokratie verwurzelt sind. Wir streben danach, ein Ökosystem zu schaffen, das Menschen dazu befähigt, mit Integrität zu führen und die Konsequenzen ihrer Entscheidungen zu tragen. Mitglied von Vindelici Advisors zu sein bedeutet, sich auf eine umfassende Transformationsreise zu begeben, die zunächst vielleicht gewagt erscheint, aber letztendlich zu herausragenden Ergebnissen für unsere Gesellschaft, die Wirtschaft und uns als Individuen führt.
Executive Assistant / Assistenz Vorstand & Partner:innen (all genders) Arbeitgeber: Vindelici Advisors AG
Vindelici Advisors ist ein hervorragender Arbeitgeber, der eine werteorientierte Unternehmenskultur fördert und seinen Mitarbeitern die Möglichkeit bietet, in einem dynamischen Umfeld zu wachsen. Mit einem starken Fokus auf persönliche Entwicklung und Teamarbeit in Frankfurt am Main, profitieren Mitarbeiter von flexiblen Arbeitsweisen, regelmäßigen Team-Events und einer offenen Kommunikation, die den Austausch von Ideen und Perspektiven anregt. Hier wird Vielfalt geschätzt und jeder hat die Chance, Verantwortung zu übernehmen und aktiv zur Transformation beizutragen.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass Sie so Executive Assistant / Assistenz Vorstand & Partner:innen (all genders) erhalten könnten
✨Tip Nummer 1
Sei proaktiv! Wenn du die Möglichkeit hast, dich mit jemandem aus dem Unternehmen zu vernetzen, mach das. Frag nach einem Kaffee oder einem kurzen Gespräch, um mehr über die Unternehmenskultur und die Erwartungen an die Rolle zu erfahren.
✨Tip Nummer 2
Bereite dich auf das Vorstellungsgespräch vor, indem du dir überlegst, wie du deine Erfahrungen und Fähigkeiten konkret auf die Anforderungen der Stelle zuschneiden kannst. Zeig, dass du die Organisation und ihre Werte verstehst!
✨Tip Nummer 3
Nutze unsere Website, um dich über aktuelle Projekte und Initiativen des Unternehmens zu informieren. Das zeigt dein Interesse und gibt dir die Möglichkeit, gezielte Fragen zu stellen.
✨Tip Nummer 4
Sei authentisch! Zeig deine Persönlichkeit im Gespräch und lass deine Begeisterung für die Rolle und das Unternehmen durchscheinen. Das macht einen bleibenden Eindruck!
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Executive Assistant / Assistenz Vorstand & Partner:innen (all genders) mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Sei du selbst!:Wir wollen dich kennenlernen, also zeig uns, wer du wirklich bist! Lass deine Persönlichkeit in deinem Anschreiben durchscheinen und erzähl uns, warum du die perfekte Ergänzung für unser Team bist.
Struktur ist alles!:Achte darauf, dass deine Bewerbung gut strukturiert ist. Verwende klare Absätze und Überschriften, damit wir schnell die wichtigsten Informationen finden können. Ein übersichtliches Layout macht einen guten Eindruck!
Pass auf die Details auf!:Korrekte Rechtschreibung und Grammatik sind ein Muss! Nimm dir die Zeit, deine Unterlagen gründlich zu überprüfen. Ein paar kleine Fehler können den Unterschied machen und zeigen, dass du sorgfältig arbeitest.
Bewirb dich über unsere Website!:Der einfachste Weg, um Teil unseres Teams zu werden, ist die Bewerbung über unsere Website. So stellst du sicher, dass deine Unterlagen direkt bei uns landen und wir sie schnell bearbeiten können!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Vindelici Advisors AG vorbereitet
✨Sei gut vorbereitet
Informiere dich über die Unternehmenskultur und die Werte von Vindelici Advisors. Überlege dir, wie deine Erfahrungen und Fähigkeiten zur Rolle des Executive Assistant passen und bereite konkrete Beispiele vor, die deine organisatorischen Fähigkeiten und deine Hands-on-Mentalität zeigen.
✨Kommunikation ist der Schlüssel
Da die Rolle viel Kommunikation erfordert, übe, klar und präzise zu kommunizieren. Bereite dich darauf vor, Fragen zu beantworten, die deine Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch und Englisch testen. Zeige, dass du Spaß an der Arbeit mit Menschen hast und bereit bist, Informationen effizient zu teilen.
✨Zeige deine digitale Kompetenz
Stelle sicher, dass du mit den gängigen Microsoft-Office-Programmen vertraut bist, insbesondere Outlook, PowerPoint, Word und Excel. Bereite dich darauf vor, spezifische Beispiele zu nennen, wie du diese Tools in der Vergangenheit genutzt hast, um organisatorische Abläufe zu optimieren.
✨Prioritäten setzen und strukturiert arbeiten
Demonstriere während des Interviews, dass du in der Lage bist, Prioritäten zu erkennen und auch in einem dynamischen Umfeld den Überblick zu behalten. Teile Beispiele, wie du in der Vergangenheit erfolgreich mit mehreren Aufgaben gleichzeitig umgegangen bist und dabei stets einen reibungslosen Ablauf gewährleistet hast.
