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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Koordination von Meetings, Terminen und Events für die Geschäftsführung.
- Arbeitgeber: Dynamisches Unternehmen mit einem unterstützenden Team und flachen Hierarchien.
- Mitarbeitervorteile: Mentoring, persönliche Weiterentwicklung und ein kreatives Arbeitsumfeld.
- Andere Informationen: Vollzeitstelle in Augsburg mit direkter Zusammenarbeit im Büro.
- Warum dieser Job: Werde Teil eines innovativen Teams und entwickle deine Fähigkeiten in der Administration.
- Gewünschte Qualifikationen: Kaufmännische Ausbildung und erste Erfahrung im Assistenzbereich.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 3000 - 4000 € pro Monat.
DEIN BEITRAG
- Standortübergreifende Administration & Executive Support: Du verantwortest die kontinuierliche Koordination von Besprechungen, Terminen sowie das Kalendermanagement auf unterschiedlichen Ebenen für die Geschäftsführung und unsere Partner. Auch die Organisation von (Team-)Events liegt in Deiner Verantwortung.
- Strategische Themen- & Prozesskoordination: Du bist standortübergreifend vernetzt und unterstützt den Vorstand sowie Kolleg:innen der einzelnen Standorte bei administrativen Aufgaben.
- Stakeholder-Kommunikation & Schnittstellenmanagement: Du kommunizierst mit unseren externen Partner:innen, Kund:innen, Verbundunternehmen sowie allen Mitarbeiter:innen an unseren Standorten. Du bist federführend AnsprechpartnerIn für allgemeine Korrespondenzen. Du bearbeitest hierzu den gesamten Posteingang und stellst Dokumentenmanagement sowie Wiedervorlage und Ablage sicher. Du übernimmst als Schnittstelle die Organisation der IT/Hardware vor Ort und kommunizierst mit unserem externen IT-Dienstleister.
- Office Operations & Einkauf: Du stellst einen reibungslosen Ablauf in Deinem Office sicher, indem Du Aufgaben in den Bereichen Büroorganisation, Einkauf und Office-Management übernimmst. Du begleitest Bestellungen und Bestandsverwaltung – unter anderem von Büromaterialien – standortübergreifend.
- Persönliche Weiterentwicklung: Du bekommst ab Tag 1 eine/n Mentor:in an Deine Seite, der/die Dich bei Deiner persönlichen Weiterentwicklung unterstützt.
Dein Skillset
- Mind-Set: Dich interessieren neue Prozesse und Tools jeglicher Art. Du denkst proaktiv und hast die Motivation, Probleme zu erkennen und Lösungen zu finden.
- Communication First: Du hast Spaß an der Kommunikation und an der Arbeit mit Menschen. Deine sehr guten Kenntnisse in Deutsch & Englisch ermöglichen Dir eine fließende Kommunikation im nationalen & internationalen Kontext.
- Hard Skills: Du hast eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und bereits erste Berufserfahrung im Assistenzbereich, ggf. im Beratungs-Umfeld.
- Digital: Du hast sehr gute PC-Kenntnisse, insbesondere der Umgang mit MS Office fällt Dir leicht. Ggf. hast Du bereits erste Erfahrungen mit dem Programm DATEV.
- Way Of Working: Du arbeitest selbstständig und eigenverantwortlich genauso erfolgreich wie im Team. Außerdem bist Du strukturiert und Dein Zeitmanagement zeichnet Dich aus.
- Time & Place: Du bist ab sofort in Vollzeit verfügbar. Dein Arbeitsort wird Augsburg sein. Die Rolle lebt von der Zusammenarbeit vor Ort. Für eine verlässliche Durchführung der Aufgaben und einen reibungslosen Austausch im Team ist eine regelmäßige Präsenz am Standort erforderlich.
Assistenz – Office & Administration (all genders) Arbeitgeber: Vindelici Advisors
Kontaktperson:
Vindelici Advisors HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Assistenz – Office & Administration (all genders)
✨Tipp Nummer 1
Sei proaktiv! Wenn du die Möglichkeit hast, dich mit dem Team oder der Geschäftsführung zu vernetzen, nutze sie. Zeige Interesse an den Projekten und bringe eigene Ideen ein – das kommt immer gut an!
✨Tipp Nummer 2
Bereite dich auf Gespräche vor! Informiere dich über das Unternehmen und die Branche. Wenn du Fragen stellst, die zeigen, dass du dich wirklich mit der Materie auseinandergesetzt hast, hinterlässt du einen bleibenden Eindruck.
✨Tipp Nummer 3
Nutze unser Netzwerk! Wenn du über unsere Website bewirbst, hast du die Chance, direkt mit uns in Kontakt zu treten. Wir sind hier, um dir zu helfen und deine Fragen zu beantworten.
✨Tipp Nummer 4
Zeige deine Kommunikationsfähigkeiten! In der Assistenz ist es wichtig, klar und effektiv zu kommunizieren. Übe, wie du deine Gedanken strukturiert und verständlich rüberbringst – das wird dir in Gesprächen zugutekommen.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Assistenz – Office & Administration (all genders)
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Sei du selbst!: Wir wollen dich kennenlernen, also zeig uns, wer du wirklich bist! Lass deine Persönlichkeit in deiner Bewerbung durchscheinen und sei authentisch. Das macht einen großen Unterschied!
Struktur ist alles!: Achte darauf, dass deine Bewerbung gut strukturiert ist. Verwende klare Absätze und Überschriften, damit wir schnell die wichtigsten Informationen finden können. Ein übersichtliches Layout hilft uns, einen besseren Eindruck von dir zu bekommen.
Sprich unsere Sprache!: Nutze die Begriffe und Formulierungen aus der Stellenanzeige in deinem Anschreiben. So zeigen wir, dass du die Anforderungen verstanden hast und genau weißt, was wir suchen. Das macht deine Bewerbung noch relevanter für uns!
Bewirb dich direkt bei uns!: Der einfachste Weg, um Teil unseres Teams zu werden, ist über unsere Website. Dort findest du alle Infos zur Bewerbung und kannst sicherstellen, dass deine Unterlagen direkt bei uns landen. Wir freuen uns auf deine Bewerbung!
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Vindelici Advisors vorbereitest
✨Mach dich mit der Unternehmensstruktur vertraut
Informiere dich über die verschiedenen Standorte und die Struktur des Unternehmens. Das hilft dir, während des Interviews gezielt Fragen zu stellen und zu zeigen, dass du dich mit der Organisation auseinandergesetzt hast.
✨Bereite Beispiele für deine Kommunikationsfähigkeiten vor
Da die Rolle viel Kommunikation erfordert, solltest du konkrete Beispiele parat haben, wie du erfolgreich mit verschiedenen Stakeholdern kommuniziert hast. Das zeigt, dass du die Anforderungen der Position verstehst.
✨Zeige deine Problemlösungsfähigkeiten
Überlege dir Situationen, in denen du proaktiv Probleme erkannt und Lösungen gefunden hast. Dies ist besonders wichtig, da die Stelle eine hohe Eigenverantwortung erfordert.
✨Präsentiere deine digitalen Fähigkeiten
Stelle sicher, dass du deine Kenntnisse in MS Office und eventuell DATEV hervorhebst. Bereite dich darauf vor, spezifische Fragen zu diesen Programmen zu beantworten, um deine Eignung für die Rolle zu unterstreichen.