Auf einen Blick
- Aufgaben: Koordiniere Meetings, organisiere Events und manage das Büro für einen reibungslosen Ablauf.
- Unternehmen: Werde Teil von Vindelici Advisors, einem dynamischen Team mit Fokus auf persönliche Entwicklung.
- Vorteile: Mentoring, flexible Arbeitszeiten und ein unterstützendes Arbeitsumfeld.
- Weitere Informationen: Vollzeitstelle in Augsburg mit tollen Karrierechancen.
- Warum dieser Job: Entwickle deine Fähigkeiten in einem abwechslungsreichen Job mit direktem Einfluss auf das Team.
- Qualifikationen: Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und erste Erfahrungen im Assistenzbereich.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 3000 - 4000 € pro Monat.
DEIN BEITRAG
Du bekommst ab Tag 1 eine/n Mentor:in an Deine Seite, der/die Dich bei Deiner persönlichen Weiterentwicklung unterstützt. Du verantwortest die kontinuierliche Koordination von Besprechungen, Terminen und Reisen sowie das Kalendermanagement auf unterschiedlichen Ebenen. Auch die Organisation von (Team-)Events liegt in Deiner Verantwortung. Du kommunizierst mit unseren externen Partner:innen, Kund:innen, Verbundunternehmen sowie allen Mitarbeiter:innen an unseren Standorten. Du bist federführend AnsprechpartnerIn für allgemeine Korrespondenzen. Du bearbeitest hierzu den gesamten Posteingang und stellst Dokumentenmanagement sowie Wiedervorlage und Ablage sicher. Du stellst einen reibungslosen Ablauf in Deinem Office sicher, indem Du Aufgaben in den Bereichen Büroorganisation, Einkauf und Office-Management übernimmst. Du begleitest Bestellungen und Bestandsverwaltung – unter anderem von Büromaterialien – standortübergreifend. Du bist standortübergreifend vernetzt und unterstützt den Vorstand sowie KollegInnen der einzelnen Standorte bei administrativen Aufgaben. Du übernimmst vielseitige Aufgaben in den Bereichen Human Resources, Qualitätsmanagement, IT/Hardware sowie bei Vorstandsthemen: Du pflegst und entwickelst das Qualitätsmanagementsystem weiter und bereitest Audits und Zertifizierungen vor. Du unterstützt bei der Personalverwaltung, begleitest den Recruitingprozess und das Onboarding neuer Kolleg:innen. Du verwaltest den Hardwarebestand, koordinierst Ausgabe und Rücknahme von Geräten und stellst die Ausstattung neuer Kolleg:innen sicher. Du wirkst bei der Koordination von strategisch relevanten Themen mit und unterstützt dabei bereichsübergreifend, dass Prozesse und Abläufe reibungslos umgesetzt werden.
DEIN SKILLSET
- Mind-Set: Dich interessieren neue Prozesse und Tools jeglicher Art. Du denkst proaktiv und hast die Motivation, Probleme zu erkennen und Lösungen zu finden.
- Communication First: Du hast Spaß an der Kommunikation und an der Arbeit mit Menschen. Deine fortgeschrittenen Kenntnisse in Englisch ermöglichen Dir eine fließende Kommunikation im internationalen Kontext.
- Hard Skills: Du hast eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und bereits erste Berufserfahrung im Assistenzbereich, ggf. im Beratungs-Umfeld.
- Digital: Du hast sehr gute PC-Kenntnisse, insbesondere der Umgang mit MS Office fällt Dir leicht. Ggf. hast Du bereits erste Erfahrungen mit dem Programm DATEV.
- Way Of Working: Du arbeitest selbstständig und eigenverantwortlich genauso erfolgreich wie im Team. Außerdem bist Du strukturiert und Dein Zeitmanagement zeichnet Dich aus.
- Time: Du bist ab sofort in Vollzeit verfügbar.
- Place: Dein Arbeitsort wird Augsburg sein.
WIR SIND VINDELICI ADVISORS.
Assistenz – Office & Administration (all genders) Arbeitgeber: Vindelici
Als Arbeitgeber in Augsburg bieten wir Dir nicht nur eine umfassende Einarbeitung mit einem persönlichen Mentor, sondern auch ein dynamisches Arbeitsumfeld, das von Teamgeist und offener Kommunikation geprägt ist. Unsere Mitarbeiter:innen profitieren von vielfältigen Entwicklungsmöglichkeiten und einer positiven Work-Life-Balance, während sie an spannenden Projekten in einem internationalen Kontext arbeiten. Bei uns hast Du die Chance, aktiv zur Gestaltung von Prozessen beizutragen und Deine Fähigkeiten in einem unterstützenden Team weiterzuentwickeln.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass Sie so Assistenz – Office & Administration (all genders) erhalten könnten
✨Tip Nummer 1
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit Freunden, ehemaligen Kollegen oder Kommilitonen über offene Stellen. Oft erfährt man von Jobs, die noch nicht ausgeschrieben sind, und persönliche Empfehlungen können den Unterschied machen.
✨Tip Nummer 2
Sei proaktiv! Wenn du eine interessante Firma im Blick hast, zögere nicht, direkt Kontakt aufzunehmen. Frag nach möglichen Praktika oder Einstiegsmöglichkeiten, auch wenn keine Stellen ausgeschrieben sind. Das zeigt Initiative!
✨Tip Nummer 3
Bereite dich auf Vorstellungsgespräche vor! Informiere dich über das Unternehmen und überlege dir, wie du deine Fähigkeiten und Erfahrungen am besten präsentieren kannst. Übe Antworten auf häufige Fragen und sei bereit, Beispiele aus deiner bisherigen Arbeit zu teilen.
✨Tip Nummer 4
Bewirb dich über unsere Website! Dort findest du alle aktuellen Stellenangebote und kannst sicher sein, dass deine Bewerbung direkt bei uns landet. Wir freuen uns darauf, von dir zu hören und gemeinsam an deiner Karriere zu arbeiten!
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Assistenz – Office & Administration (all genders) mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Sei du selbst!:Wir wollen dich kennenlernen, also zeig uns, wer du wirklich bist! Lass deine Persönlichkeit in deiner Bewerbung durchscheinen und sei authentisch. Das macht einen großen Unterschied!
Struktur ist alles!:Achte darauf, dass deine Bewerbung gut strukturiert ist. Verwende klare Absätze und Überschriften, damit wir schnell die wichtigsten Informationen finden können. Ein übersichtliches Layout hilft uns, einen besseren Eindruck von dir zu bekommen.
Sprich unsere Sprache!:Nutze die Begriffe und Formulierungen aus der Stellenanzeige in deinem Anschreiben. So zeigen wir, dass du die Anforderungen verstanden hast und genau weißt, was wir suchen. Das macht deine Bewerbung noch relevanter!
Bewirb dich über unsere Website!:Der einfachste Weg, um uns zu erreichen, ist über unsere Website. Dort kannst du sicherstellen, dass deine Bewerbung direkt an die richtige Stelle gelangt. Wir freuen uns auf deine Unterlagen!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Vindelici vorbereitet
✨Sei gut vorbereitet!
Informiere dich über das Unternehmen und die spezifischen Aufgaben der Assistenzstelle. Überlege dir, wie deine bisherigen Erfahrungen und Fähigkeiten zu den Anforderungen passen und bereite Beispiele vor, die das zeigen.
✨Kommunikation ist der Schlüssel
Da die Rolle viel Kommunikation erfordert, übe, klar und präzise zu sprechen. Bereite dich darauf vor, Fragen zu beantworten, die deine Kommunikationsfähigkeiten und deinen Umgang mit verschiedenen Stakeholdern testen.
✨Zeige deine Problemlösungsfähigkeiten
Denke an Situationen, in denen du proaktiv Probleme gelöst hast. Sei bereit, diese Beispiele im Interview zu teilen, um zu zeigen, dass du die Motivation und das Mind-Set hast, Herausforderungen anzugehen.
✨Strukturiertes Zeitmanagement
Bereite dich darauf vor, über deine Methoden zur Organisation und Priorisierung von Aufgaben zu sprechen. Zeige, wie du in der Vergangenheit erfolgreich mit mehreren Aufgaben gleichzeitig umgegangen bist und dabei den Überblick behalten hast.
