Executive Assistant / Assistenz Vorstand & Partner:innen (all genders)

DEIN BEITRAG

Als Executive Assistant (all genders) bist Du die organisatorische Schnittstelle für unsere Partner:innen und den Vorstand. Du steuerst Termine, koordinierst Abstimmungen und sorgst mit einer vorausschauenden Arbeitsweise für einen reibungslosen Ablauf im Tagesgeschäft.

• Executive Support auf Partner- & Vorstandsebene: Du unterstützt unsere Partner:innen sowie den Vorstand bei der Organisation und Koordination des Tagesgeschäfts. Dabei sorgst Du für einen reibungslosen Ablauf von Terminen, Abstimmungen und administrativen Prozessen und schaffst die organisatorischen Rahmenbedingungen für eine effiziente Zusammenarbeit.
• Proaktive Kalender- und Terminsteuerung
• Organisation und Koordination von Meetings, Workshops und Reisen
• Vor- und Nachbereitung organisatorischer Abläufe rund um Termine und Besprechungen
• Nachhalten von Fristen, Wiedervorlagen und offenen Punkten
• Unterstützung bei administrativen und organisatorischen Aufgaben des Tagesgeschäft
• Stakeholder- & Schnittstellenmanagement: Du bist zentrale Ansprechperson für interne und externe Stakeholder und sorgst dafür, dass Informationen, Termine und Abstimmungen effizient zusammenlaufen.
• Koordination von Abstimmungen zwischen Partner:innen, Vorstand und Teams
• Kommunikation mit Kund:innen, Partnerunternehmen und externen Dienstleister:innen
• Steuerung allgemeiner Korrespondenzen
• Dokumentenmanagement sowie strukturierte Ablage und Wiedervorlage
• Office & Operations: Neben der Unterstützung der Führungsebene stellst Du einen reibungslosen Ablauf organisatorischer Themen an unseren Standorten sicher.
• Organisation von Team-Events und internen Veranstaltungen
• Koordination von Büroorganisation und Bestellungen
• Verwaltung von Büromaterialien und Beständen
• Schnittstelle zu externen Dienstleister:innen, beispielsweise im IT-Bereich

DEIN SKILLSET

• Mind-Set: Du arbeitest vorausschauend, erkennst Prioritäten und behältst auch in einem dynamischen Umfeld den Überblick. Mit Deiner Hands-on-Mentalität packst Du Themen eigenständig an und sorgst für eine verlässliche Umsetzung im Tagesgeschäft.
• Communication First: Du hast Spaß an der Kommunikation und an der Arbeit mit Menschen. Deine sehr guten Kenntnisse in Deutsch & Englisch ermöglichen Dir eine fließende Kommunikation im internationalen Kontext.
• Hard Skills: Du hast eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation und hast bereits erste Berufserfahrung im Assistenzumfeld gesammelt, ggf. im Beratungs-Umfeld.
• Digital: Du hast sehr gute PC-Kenntnisse und bewegst Dich sicher in der Microsoft-Office-Welt. Insbesondere der Umgang mit Outlook, PowerPoint, Word und Excel fällt Dir leicht. Neue Tools und digitale Arbeitsweisen eignest Du Dir schnell an.
• Way Of Working: Du arbeitest selbstständig und eigenverantwortlich genauso erfolgreich wie im Team. Außerdem bist Du strukturiert und Dein Zeitmanagement zeichnet Dich aus.
• Time & Place: Du bist ab sofort in Vollzeit verfügbar. Dein Arbeitsort ist Frankfurt am Main. Die Rolle lebt von der engen Zusammenarbeit mit Vorstand, Partner und Team vor Ort, weshalb eine regelmäßige Präsenz am Standort erforderlich ist.

Über uns

Wer wir sind. Vindelici Advisors ist eine werteorientierte Beratungsgesellschaft, die Transformation verantwortet und den Menschen dabei in den Mittelpunkt stellt. Seit unserer Gründung im Jahr 2018 unterstützen wir Kund:innen verschiedenster Branchen. Unser Ziel ist es, unsere Partner:innen zu begleiten und ein tiefes Verständnis für deren Herausforderungen zu entwickeln. Wir glauben daran, dass Vielfalt zu neuen Perspektiven, unkonventionellen Beratungsansätzen und somit zu außergewöhnlichen Ergebnissen führt.

Why we exist. Unsere Reise begann mit einer Vision, die von unseren gemeinsamen Erfahrungen geprägt war. Wir haben in der Geschäftswelt ein weit verbreitetes Muster beobachtet, das durch ein starres Festhalten an hierarchischen Strukturen und durch eine übergeordnete Gewichtung von Prozessen gegenüber Ergebnissen gekennzeichnet war. Häufig war der Wunsch nach Sicherheit und Komfort wichtiger als die tatsächliche Übernahme von Verantwortung und das Streben nach echter Freiheit und Innovation. Dies alles hat uns dazu bewegt, eine Organisation zu gründen, die bestehende Normen in Frage stellt und einen neuen Standard setzt. Vindelici Advisors wurde aus der Leidenschaft geboren, die Grenzen des konventionellen Denkens zu sprengen und den Weg für einen Paradigmenwechsel zu ebnen. Wir sind der festen Überzeugung, dass Freiheit und die Wahrnehmung echter Verantwortung unverzichtbare Bestandteile eines erfolgreichen beruflichen Umfelds sind. Vindelici Advisors zielt darauf ab, Menschen zu selbstbestimmten Führungskräften zu formen, welche tief in den Werten von Freiheit, Verantwortung und Demokratie verwurzelt sind. Wir streben danach, ein Ökosystem zu schaffen, das Menschen dazu befähigt, mit Integrität zu führen und die Konsequenzen ihrer Entscheidungen zu tragen. Mitglied von Vindelici Advisors zu sein bedeutet, sich auf eine umfassende Transformationsreise zu begeben, die zunächst vielleicht gewagt erscheint, aber letztendlich zu herausragenden Ergebnissen für unsere Gesellschaft, die Wirtschaft und uns als Individuen führt.