Office Manager (m/w/d)

Darum geht's: Werde Teil unserer Erfolgsgeschichte! Du liebst es, Ordnung ins Chaos zu bringen, behältst auch bei vielen parallelen Themen den Überblick und sorgst mit deinem Organisationstalent dafür, dass im Hintergrund alles reibungslos läuft? Als Office Manager (m/w/d) bist du die zentrale Anlaufstelle unseres Unternehmens und die gute Seele unseres Büros. Du sorgst dafür, dass sich Kolleg:innen, Kunden und Gäste willkommen fühlen, koordinierst Büroabläufe, unterstützt interne Teams und hältst den Arbeitsalltag am Laufen. Mit deiner positiven Ausstrahlung, deinem Servicegedanken und deinem Organisationstalent trägst du zu einer professionellen und wertschätzenden Arbeitsatmosphäre bei. Du erkennst, wo Hilfe gebraucht wird, packst mit an und bist die Person, auf die sich alle verlassen können.

Das sind deine Aufgaben:

• Office Excellence: Du sorgst für einen reibungslosen Büroalltag und koordinierst administrative Abläufe.
• Erste Anlaufstelle: Du empfängst Kunden, Gäste und Bewerber herzlich und repräsentierst unser Unternehmen.
• Organisation & Bürokoordination: Du koordinierst Termine und Meetings und stellst durch die Organisation von Bestellungen, Präsenten sowie Büro- und Verbrauchsmaterial einen reibungslosen Ablauf im Team sicher.
• Schnittstellenmanagement: Du bist zentrale Ansprechperson für organisatorische Themen, arbeitest eng mit dem HR-Team zusammen und koordinierst externe Partner wie Dienstleister und Lieferanten.
• Event-Management: Du planst, koordinierst und unterstützt bei Firmen- und Teamevents.
• Gesundheitsmanagement: Du unterstützt Aktionen wie Safttage, Obstversorgung und weitere Gesundheitsmaßnahmen.
• Fuhrpark: Du unterstützt das Fuhrpark-Team mit der regelmäßigen Wartung & Reinigung der Fahrzeuge und E-Bikes.
• Gute Seele des Büros: Du erkennst Bedarf frühzeitig und trägst zu einer positiven Atmosphäre bei. Zudem bist du kreativ und sorgst für saisonale Dekoration. Mit deiner Fürsorge im Office bleiben keine Wünsche offen.

Das bringst du mit:

• Organisation im Blut: Du arbeitest strukturiert und behältst auch in stressigen Situationen den Überblick.
• Service-Mentalität: Du hast Freude daran, andere zu unterstützen und bist dir nicht zu schade für jegliche Aufgaben im und ums Office.
• Kommunikationsstärke: Du trittst freundlich und sicher auf und sprichst sehr gutes Deutsch und Englisch.
• Verantwortungsbewusstsein: Du arbeitest zuverlässig und proaktiv.
• Multitasking: Du setzt Prioritäten und behältst die Qualität im Blick.
• Teamplayer: Du bist offen, positiv und arbeitest gern mit Menschen.
• Erfahrung: Erste Erfahrung im Office Management oder Assistenz ist von Vorteil.
• Mobilität: Führerschein Klasse B.

Das bietet dir die vioma:

• Ein hervorragendes, kollegiales Arbeitsklima in einem dynamischen und internationalen Team.
• Flache Hierarchien und eine offene, wertschätzende Unternehmenskultur, in der du dich entfalten kannst.
• Eigenverantwortung, Vertrauen und echter Gestaltungsspielraum von Anfang an.
• Flexible Arbeitszeiten mit Gleitzeitregelung, damit dein Job zu deinem Leben passt.
• Ein professionelles Onboarding und eine strukturierte Einarbeitung, damit du von Anfang an durchstarten kannst.
• Individuelle Weiterbildungs- und Entwicklungsmöglichkeiten, abgestimmt auf deine Stärken und Ziele.
• Regelmäßige Schulungen – weil wir gemeinsam wachsen und uns ständig weiterentwickeln wollen.
• Betriebliches Gesundheitsmanagement mit attraktiven Angeboten (z. B. Massagen, Yoga, Betriebsarzt).
• Ergonomische Design-Arbeitsplätze, die deine Produktivität und dein Wohlbefinden fördern.
• Kostenlose Getränke (Kaffee, Tee, Säfte) und frisches Obst – für den perfekten Energieschub.
• Wir lieben, was wir tun – und feiern das auch bei regelmäßigen Firmen- und Teamevents.

Über uns: Wir sind eine Online-Agentur in Offenburg, die sich auf die Hotelbranche spezialisiert hat. Viele namhafte Hotels der Spitzenklasse setzen ihr Vertrauen in uns. Seit 2002 bietet vioma ein umfassendes Portfolio an Produkten und Services für die Online-Vermarktung: Software-Solutions, Service und Support, Websites und Webdesign, Online Marketing und Consulting. Unsere Dynamik, Schnelligkeit und Innovationskraft machen uns zu einem angesehenen Ansprechpartner für Hotellerie, Tourismus und Industrie. Wir suchen starke Persönlichkeiten mit innovativer Denkweise, echte Teamplayer mit einer hohen Eigenmotivation, inspirierende Macher mit Lust auf gute Produkte und Leistungen. Kurzum: Mitarbeiter:Innen, die sich gerne der Herausforderung stellen, permanent neue Bestmarken zu setzen. Unsere familiäre und werteorientierte Unternehmenskultur sowie unsere flachen Hierarchien sorgen dafür, dass du dich in unserem internationalen Team bereits von Beginn an wohl fühlst.