Abteilungsleiter:in HR-Systems & Operations*

Die Viridium Gruppe ist Deutschlands führender Bestandsspezialist für Lebensversicherungen mit ca. 3,1 Millionen verwalteten Verträgen und rund 67 Milliarden Euro Kapitalanlagen. Mit ca. fünf Prozent Marktanteil ist Viridium einer der fünf größten Lebensversicherer in Deutschland, Top 2 Bestandsspezialist in Kontinentaleuropa und Top 10 Bestandsspezialist weltweit. Viridium macht bestehende Lebensversicherungen attraktiver und schafft messbaren Mehrwert für ihre Kundinnen und Kunden sowie ihre Aktionäre.

Worum es geht: Sie werden Teil des Bereichs People. Die derzeit 13 Kolleginnen und Kollegen verantworten, verteilt auf die Standorte Neu-Isenburg und Hamburg, alle strategischen und operativen People-Themen der Unternehmensgruppe. Die derzeit 7 Mitarbeitenden der Abteilung HR-Systems & Operations verantworten, in enger Zusammenarbeit mit den People Business Partnerinnen, den gesamten Employee Lifecycle auf administrativer Ebene, einschließlich der vollständig inhouse gesteuerten und vorbereiteten Gehaltsabrechnung. Darüber hinaus steuern sie das zentrale HR-Controlling, einschließlich Budgetierung und Forecasting, gestalten die gruppenweiten Vergütungsstrukturen, gewährleisten die Einhaltung von rechtlichen und regulatorischen Rahmenbedingungen, verantworten sämtliche HR-Prozesse und stellen den Betrieb und die Weiterentwicklung einer zukunftsfähigen, performanten HR-IT-Landschaft sicher.

Projekte gehören zur DNA unseres Unternehmens und prägen auch den Alltag im Bereich People. Aktuell beschäftigen wir uns zum Beispiel mit der weiteren Optimierung von Prozessen, der Integration neuer und der Migration bestehender HR-IT-Lösungen sowie der Einführung eines People-Chatbots. Diese und andere Projekte mit People-Bezug werden fachlich ebenfalls zentral aus der Abteilung HR-Systems & Operations gesteuert.

Als Abteilungsleiter:in HR-Systems & Operations führen Sie Ihr Team fachlich und disziplinarisch, verantworten das operative Geschäft der Abteilung und beraten Vorstand, Bereichsleitung und Führungskräfte anderer Fachbereiche versiert in fachlichen Fragestellungen. Sie übernehmen Verantwortung für wichtige Projekte mit People-Bezug und agieren als technik- und prozessaffine:r Impulsgeber:in, um eine effiziente, digitale HR-Operations Plattform weiter zu etablieren, die Führungskräften und Mitarbeitenden erstklassigen Service und dem Management Transparenz und Verlässlichkeit bietet.

Das wären Ihre konkreten Aufgaben:

• Abteilungsleitung, Operations & Governance
• Disziplinarische und fachliche Führung sowie kontinuierliche Weiterentwicklung und Förderung des siebenköpfigen Teams der Abteilung HR-Systems & Operations
• Steuerung des operativen HR-Geschäfts, inklusive der Sicherstellung einer pünktlichen, fehlerfreien und gesetzeskonformen monatlichen Gehaltsabrechnung
• Verantwortung für die Dokumentation und Optimierung sämtlicher HR-Prozesse entlang des Employee Lifecycle
• Gewährleistung der Einhaltung aller rechtlichen und regulatorischen Rahmenbedingungen im Rahmen sämtlicher HR-Prozesse
• Steuerung und Begleitung von internen Audits, Steuer- und Jahresabschlussprüfungen
• HR-Controlling, Budgetierung & Comp&Ben
• Steuerung des zentralen HR-Controllings, inklusive des laufenden und monatlichen Berichtswesens
• Mitwirkung an der jährlichen Personalkosten- und Personalbedarfsplanung sowie an unterjährigen Forecasts
• Gestaltung und Optimierung der gruppenweiten Vergütungsstrukturen
• Steuerung der jährlichen Gehalts- und Bonusrunden sowie der Zielvereinbarungsprozesse
• HR-IT-Systeme, Digitalisierung & Projektmanagement
• Sicherstellung des Betriebs und verantwortliche Weiterentwicklung einer performanten HR-IT-Plattform (Bedarfsanalyse, Erarbeiten von Fachkonzepten, fachliche Begleitung von Systemeinführungen, Upgrades und Migrationen)
• Konzeptionelle Steuerung von Digitalisierungs- und Automatisierungsinitiativen im HR-Umfeld
• Zentrale fachliche Steuerung von Projekten mit People-Bezug
• Beratung & Schnittstellenarbeit
• Beratung von Vorstand, Bereichsleitung und Führungskräften zu anfallenden personalwirtschaftlichen, organisatorischen oder technischen Fragestellungen
• Erstellung von Analysen, Berichten, Präsentationen und Entscheidungsvorlagen für das Management
• Koordination der Zusammenarbeit mit angrenzenden Fachbereichen und Sicherstellung einer datenschutzkonformen Nutzung von HR-Daten

Das wünschen wir uns von Ihnen:

• Abgeschlossenes Studium (Universität oder Fachhochschule)
• Mehrjährige Berufserfahrung im Bereich HR / HR Operations sowie mehrjährige Führungserfahrung (must have)
• Langjährige, fundierte Praxis in der Personalsachbearbeitung über den gesamten Employee Lifecycle
• Langjährige, fundierte Praxis in der Steuerung, Durchführung und fachlichen Absicherung einer Inhouse-Lohn- und Gehaltsabrechnung
• Vertieftes Wissen über und fundierte praktische Erfahrung mit der Gestaltung, Steuerung und Umsetzung von Vergütungsstrukturen
• Fundierte praktische Erfahrung mit der Nutzung, funktionellen Weiterentwicklung und Implementierung moderner HR-IT-Systeme (idealerweise SAP HCM)
• Routinierter Umgang mit MS-PowerPoint, fortgeschrittene Kenntnisse in MS-Excel, idealerweise Kenntnisse in VBA
• Wünschenswert, aber kein Muss: Erfahrung mit der Arbeit mit Datenbanken und SQL-Kenntnisse
• Erste Erfahrung mit oder Interesse an der Nutzung von KI und KI-gestützten Lösungen
• Praktische Erfahrung mit der Konzeption, Umsetzung und Optimierung von HR-Prozessen
• Ausgeprägte Fähigkeit zur professionellen, adressatengerechten Kommunikation
• Eigeninitiative, Pragmatismus und Umsetzungsstärke
• Persönliche Reife, Belastbarkeit und ein ruhiger, lösungsorientierter Arbeitsstil
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift (C2-Niveau), gute Englischkenntnisse

Klingt interessant? Dann freuen wir uns, von Ihnen zu hören. Ihr Ansprechpartner ist Jörn Romberg. Mehr über uns finden Sie unter www.viridium-gruppe.com.