Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze den Vorstand und das Corporate Office bei anspruchsvollen administrativen Aufgaben.
- Unternehmen: Viridium Gruppe, führender Lebensversicherungsspezialist in Deutschland mit starkem Teamgeist.
- Vorteile: Attraktives Gehalt, hybrides Arbeitsmodell, 30 Tage Urlaub und zahlreiche Weiterbildungsmöglichkeiten.
- Weitere Informationen: Freundliches Arbeitsumfeld mit kurzen Entscheidungswegen und einem engagierten Team.
- Warum dieser Job: Erhalte tiefe Einblicke in strategische Entscheidungen und arbeite an spannenden Projekten.
- Qualifikationen: Abgeschlossenes Studium oder Ausbildung, mindestens drei Jahre Erfahrung als Executive Assistant.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 55000 - 75000 € pro Jahr.
Die Viridium Gruppe ist Deutschlands führender Bestandsspezialist für Lebensversicherungen mit ca. 3,1 Millionen verwalteten Verträgen und rund 67 Milliarden Euro Kapitalanlagen. Mit ca. fünf Prozent Marktanteil ist Viridium einer der fünf größten Lebensversicherer in Deutschland, Top 2 Bestandsspezialist in Kontinentaleuropa und Top 10 Bestandsspezialist weltweit. Viridium macht bestehende Lebensversicherungen attraktiver und schafft messbaren Mehrwert für ihre Kundinnen und Kunden sowie ihre Aktionäre.
Worum es geht: Sie werden Teil des dreiköpfigen Teams Vorstandsassistenz. Als Senior Executive Assistant* unterstützen Sie den Chief Risk Officer (CRO) sowie das Corporate Office. Ihre Rolle geht weit über reine Routineaufgaben hinaus und vereint das klassische Assistenz-Handwerk mit inhaltlich anspruchsvollen Tätigkeiten in einem regulierten, komplexen Umfeld.
Das wären Ihre konkreten Aufgaben:
- Kalenderführung und Terminkoordination für Telefonate, Videokonferenzen und Vor-Ort-Termine
- Organisation und Koordination von internen und externen Veranstaltungen (z. B. ressortweite Offsites oder Workshops) und Betreuung von Besuchern
- Sichtung, Priorisierung und Bearbeitung der analogen und digitalen Korrespondenz, Annehmen und Kanalisieren eingehender Anrufe
- Inhaltliche Zuarbeit durch Erstellung von Analysen, Präsentationen, Berichten und Entscheidungsvorlagen
- Begleitung bereichsübergreifender Projekte
- Kommunikation mit Führungskräften und Mitarbeitenden aller Hierarchieebenen
- Bearbeitung und Lösung vielfältiger, auch kurzfristiger Anliegen im Vorstands-Office und im Führungskreis
- Gegenseitige Vertretung innerhalb des Assistenz-Teams
- Erstellung von rechtlichen Dokumenten wie Vollmachten, Prokuren und Beschlüssen
- Erstellung und Pflege von Korrespondenz (auch Behörden-Korrespondenz)
- Ganzheitliche Vor- und Nachbereitung von Vorstands- und Aufsichtsratssitzungen (inklusive der Vorbereitung von Unterlagen, Terminkoordinierung und Finalisierung von Protokollen)
- Pflege des Gremienkalenders und der Beschlussdatenbank
- Veranlassen von Handelsregister- und Transparenzregistereintragungen
- Koordination der Zusammenarbeit mit Notariaten
Das wünschen wir uns von Ihnen:
- Abgeschlossenes betriebswirtschaftliches oder juristisches Studium oder eine erfolgreich abgeschlossene Berufsausbildung (z. B. kaufmännisch, Rechtsanwaltsfachangestellte:r, Rechtsanwalts- und Notarfachangestellte:r)
- Mindestens drei Jahre Berufserfahrung als Executive Assistant auf Geschäftsleitungsebene oder als Partner-Assistenz in einer Kanzlei
- Grundlegende Kenntnisse der gängigen Gesellschaftsformen sowie der Strukturen und Abläufe von Gremien (Vorstand, Aufsichtsrat)
- Praktische Erfahrung mit Behörden- und Gerichtskommunikation
- Überdurchschnittliches Engagement, eigenverantwortliche Arbeitsweise und ausgeprägte Lösungsorientierung
- Professionelles Auftreten, tadellose Umgangsformen sowie exzellente Kommunikationsfähigkeiten im Umgang mit allen Hierarchieebenen
- Diskretion, Zuverlässigkeit und Gewissenhaftigkeit
- Sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen
- Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
Klingt interessant? Dann freuen wir uns, von Ihnen zu hören.
Senior Executive Assistant* Arbeitgeber: Viridium Gruppe
Die Viridium Gruppe bietet Ihnen als Cloud & Systems Engineer ein dynamisches und unterstützendes Arbeitsumfeld, in dem Innovation und Teamarbeit großgeschrieben werden. Mit einem hybriden Arbeitsmodell, umfangreichen Weiterbildungsmöglichkeiten und einem attraktiven Vergütungspaket fördern wir Ihre persönliche und berufliche Entwicklung. Genießen Sie die Vorteile eines freundschaftlichen Arbeitsklimas und die Möglichkeit, an bedeutenden Projekten in der Lebensversicherungsbranche mitzuwirken.
