Office Manager/in (m/w/d)

In der Funktion als Office Manager/in (m/w/d)bist du eine tragende Säule vonVitaForst: Du übernimmst Verantwortung in verschiedenen Aufgabenbereichen und unterstützt dabei das Team und die Führungsebene bei ihren Aufgaben. Hierzu zählt unter anderem:

Allgemeine Büroorganisation:

• Verantwortung für die Organisation und Verwaltung des Büros
• Verwaltung von Terminen, Besprechungen und Reiseplänen
• Bearbeitung der eingehenden und ausgehenden Korrespondenz
• Verwaltung von Büromaterialien und Bestellungen
• Unterstützung bei Ausschreibungen über Vergabeportale der öffentlichen Hand

Buchhaltung und Finanzverwaltung:

• Unterstützung bei der Erstellung von Rechnungen und Angeboten
• Überwachung von Zahlungseingängen und -ausgängen
• Zusammenarbeit mit dem Buchhaltungsteam
• Überwachung der Abrechnungsgrundlagen wie Rapportzettel

Personalverwaltung:

• Unterstützung bei der Personalbeschaffung und -einstellung
• Verwaltung von Personalakten und Urlaubsanträgen
• Unterstützung bei der Durchführung von Schulungen und Weiterbildungen
• Unterstützung bei der Erstellung von Arbeitsverträgen und anderen personalbezogenen Dokumenten

Datenverwaltung und -dokumentation:

• Verwaltung und Aktualisierung von Kundendatenbanken
• Archivierung von Dokumenten und Akten
• Erstellung von Berichten und Präsentationen
• Pflege und Aktualisierung der Unternehmenspräsentation

Digitalisierung und Prozessmanagement:

• Digitalisierung und Automatisierung bestehender und zukünftiger Prozesse
• Einführung undNutzung von geeigneten KI-Tools zur Effektivitätssteigerung

Unterstützung des Teams:

• Koordination von Meetings und Veranstaltungen, Messen
• Unterstützung bei der Vorbereitung von Präsentationen und Materialien
• Zusammenarbeit mit anderen Fachbereichen und externen Partnern

Business Development:

• Unterstützung der Geschäftsleitung bei derlangfristigen Unternehmensentwicklung
• Projektunterstützung, Analysen und Machbarkeitsstudien für potentielle neue Märkte, Zielgruppen und Regionen

Qualifikationen:

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Ergänzt durch Weiterbildungsmaßnahmen als Prozessmanager, imLean-Management, Six Sigma etc.
• Erfahrung in der Büroadministration und -organisation
• Gute Kenntnisse in MS Office (insbesondere Word, Excel, Outlook)
• Sehr gute Kenntnisse im Umgang mit KI-Tools
• Strategische Denk- und Handlungsweise
• Ausgeprägte Fertigkeiten in der Digitalisierung/Automatisierung mit beispielsweise Make/Zapier/Power-Automate
• Grundkenntnisse in Buchhaltung und Finanzverwaltung
• Teamfähigkeit und gute Kommunikationsfähigkeiten
• Organisationsgeschick und Fähigkeit, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu bearbeiten
• Zuverlässigkeit und Genauigkeit in der Arbeit
• Interesse an der Forstwirtschaft und Dachbegrünung

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