Auf einen Blick
- Aufgaben: Organisiere das Büro, unterstütze das Team und manage wichtige Projekte.
- Unternehmen: VitaForst - ein innovatives Unternehmen mit Fokus auf Forstwirtschaft.
- Vorteile: Attraktive Vergütung, Weiterbildungsmöglichkeiten und ein dynamisches Arbeitsumfeld.
- Weitere Informationen: Entwickle deine Fähigkeiten in einem kreativen und unterstützenden Umfeld.
- Warum dieser Job: Werde Teil eines engagierten Teams und gestalte die Zukunft der Forstwirtschaft mit.
- Qualifikationen: Kaufmännische Ausbildung und Erfahrung in Büroorganisation sind von Vorteil.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 3500 - 4500 € pro Monat.
In der Funktion als Office Manager/in (m/w/d) bist du eine tragende Säule von Vita
Forst: Du übernimmst Verantwortung in verschiedenen Aufgabenbereichen und unterstützt dabei das Team und die Führungsebene bei ihren Aufgaben. Hierzu zählt unter anderem:
- Allgemeine Büroorganisation
- Verantwortung für die Organisation und Verwaltung des Büros
- Verwaltung von Terminen, Besprechungen und Reiseplänen
- Bearbeitung der eingehenden und ausgehenden Korrespondenz
- Verwaltung von Büromaterialien und Bestellungen
- Unterstützung bei Ausschreibungen über Vergabeportale der öffentlichen Hand
- Buchhaltung und Finanzverwaltung
- Unterstützung bei der Erstellung von Rechnungen und Angeboten
- Überwachung von Zahlungseingängen und -ausgängen
- Zusammenarbeit mit dem Buchhaltungsteam
- Überwachung der Abrechnungsgrundlagen wie Rapportzettel
- Personalverwaltung
- Unterstützung bei der Personalbeschaffung und -einstellung
- Verwaltung von Personalakten und Urlaubsanträgen
- Unterstützung bei der Durchführung von Schulungen und Weiterbildungen
- Unterstützung bei der Erstellung von Arbeitsverträgen und anderen personalbezogenen Dokumenten
- Datenverwaltung und -dokumentation
- Verwaltung und Aktualisierung von Kundendatenbanken
- Archivierung von Dokumenten und Akten
- Erstellung von Berichten und Präsentationen
- Pflege und Aktualisierung der Unternehmenspräsentation
- Digitalisierung und Prozessmanagement
- Digitalisierung und Automatisierung bestehender und zukünftiger Prozesse
- Einführung und Nutzung von geeigneten KI-Tools zur Effektivitätssteigerung
- Unterstützung des Teams
- Koordination von Meetings und Veranstaltungen, Messen
- Unterstützung bei der Vorbereitung von Präsentationen und Materialien
- Zusammenarbeit mit anderen Fachbereichen und externen Partnern
- Business Development
- Unterstützung der Geschäftsleitung bei der langfristigen Unternehmensentwicklung
- Projektunterstützung, Analysen und Machbarkeitsstudien für potenzielle neue Märkte, Zielgruppen und Regionen
- Qualifikationen
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
- Ergänzt durch Weiterbildungsmaßnahmen als Prozessmanager, im Lean‑Management, Six Sigma etc.
- Erfahrung in der Büroadministration und -organisation
- Gute Kenntnisse in MS Office (insbesondere Word, Excel, Outlook)
- Sehr gute Kenntnisse im Umgang mit KI-Tools
- Strategische Denk‑ und Handlungsweise
- Ausgeprägte Fertigkeiten in der Digitalisierung/Automatisierung mit beispielsweise Make/Zapier/Power‑Automate
- Grundkenntnisse in Buchhaltung und Finanzverwaltung
- Teamfähigkeit und gute Kommunikationsfähigkeiten
- Organisationsgeschick und Fähigkeit, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu bearbeiten
- Zuverlässigkeit und Genauigkeit in der Arbeit
- Interesse an der Forstwirtschaft und Dachbegrünung
- #J-18808-Ljbffr
Office Manager/in (m/w/d) Arbeitgeber: Vitaforst
VitaForst ist ein hervorragender Arbeitgeber, der seinen Mitarbeitern nicht nur ein dynamisches Arbeitsumfeld bietet, sondern auch zahlreiche Möglichkeiten zur persönlichen und beruflichen Weiterentwicklung. Mit einem starken Fokus auf Teamarbeit und Innovation, insbesondere im Bereich Digitalisierung und Prozessmanagement, fördert das Unternehmen eine Kultur des kontinuierlichen Lernens und der Zusammenarbeit. Die Lage in einer grünen Umgebung unterstützt zudem eine ausgewogene Work-Life-Balance und schafft ein inspirierendes Arbeitsklima.
