Director, Global HR Compliance & Operations (Switzerland Posting)

Vital Strategies ist eine globale Organisation im Bereich der öffentlichen Gesundheit. Unsere Programme stärken die Systeme der öffentlichen Gesundheit und befassen sich mit den weltweit führenden Ursachen von Krankheit, Verletzung und Tod. Wir arbeiten derzeit in mehr als 80 Ländern und unterstützen datengestützte Entscheidungsfindung in der Regierung, fördern evidenzbasierte öffentliche Gesundheitspolitiken und führen strategische Kommunikationskampagnen durch. Die Prioritäten von Vital Strategies werden durch das größte Potenzial zur Verbesserung und Rettung von Leben bestimmt. Dazu gehören die Prävention nichtübertragbarer Krankheiten, Tabakkontrolle, Verkehrssicherheit, Ernährungspolitik, Umweltgesundheit und Daten für die Gesundheit. Unsere Programme konzentrieren sich auf einkommensschwache und mittlere Länder sowie Städte in Afrika, Lateinamerika, Asien und dem Pazifik.

Wir glauben, dass unsere Programme gestärkt werden, wenn sie von Menschen mit unterschiedlichen Lebenserfahrungen entwickelt und unterstützt werden, deren Verständnis für soziale und kulturelle Themen dazu beitragen kann, unsere Arbeit und unsere Belegschaft inklusiver zu gestalten. Wir begrüßen Bewerbungen von Menschen aller Hintergründe und diskriminieren nicht aufgrund von Rasse, Hautfarbe, Religion oder Glauben, Geschlecht, nationaler Herkunft, Abstammung, tatsächlichem oder wahrgenommenem Alter, körperlicher oder geistiger Behinderung, Veteranen- oder Militärstatus, Familienstand, sexueller Orientierung oder aus anderen Gründen, die durch lokale, staatliche oder bundesstaatliche Gesetze geschützt sind. Unser Engagement gilt der Förderung von Chancengleichheit (EEO) für alle, die eine Anstellung suchen.

Vital Strategies hat in den letzten Jahren ein signifikantes Wachstum sowohl in seinen Programmen als auch in seiner globalen Präsenz erfahren. Während die Organisation weiterhin expandiert, ist es entscheidend, dass unsere Personalpraktiken rechtlich konform, operationell effektiv, kulturell anpassungsfähig und zukunftsorientiert bleiben, um eine zunehmend vielfältige und verteilte Belegschaft zu unterstützen. Wir suchen einen erfahrenen globalen HR-Leiter, der unsere Bemühungen zur Stärkung der globalen HR-Operationen und Compliance fortsetzt. Dies ist eine spannende Gelegenheit für einen kollaborativen, kulturell agilen Leiter, der leidenschaftlich an operativer Exzellenz, kontinuierlicher Verbesserung und einem bedeutenden globalen Einfluss interessiert ist.

Gehaltsspanne:

• UK: £110,000- £120,000
• Schweiz: CHF 120,000 bis CHF 140,000
• Kenia: KES 14,000,000- KES 18,500,000

Aufgaben und Verantwortlichkeiten:

• Aufrechterhaltung einer qualitativ hochwertigen globalen HR-Operationsfunktion, einschließlich standardisierter Richtlinien, wo rechtlich angemessen, standardisierte Prozesse, Technologie, Systeme, Werkzeuge, Formulare und Richtlinien, die zugänglich, gut verstanden und konsistent in allen Büros genutzt werden.
• Ausbalancierung globaler organisatorischer Standards und Compliance-Anforderungen mit den operationellen, kulturellen und rechtlichen Realitäten einzelner Landesbüros, um einen angemessenen und praktischen Ansatz in unterschiedlichen Umgebungen sicherzustellen.
• Aufbau vertrauensvoller Beziehungen zu Führungskräften der globalen Büros, HR- und Landesdirektoren, um Transparenz, Zusammenarbeit und zeitgerechte Weitergabe von HR-relevanten Informationen zu fördern, die für effektive Operationen, Risikomanagement und Compliance erforderlich sind.
• Partnerschaft mit, Unterstützung und Beratung von Mitgliedern des globalen HR-Teams und Landesdirektoren in HR-Betriebsangelegenheiten; während lokale HR-Partner bei der Übernahme von HR-Funktionen vor Ort unterstützt werden, wie es für jedes Büro angemessen ist.
• Leitung der globalen HR-Due-Diligence (Bedingungen und Konditionen der Beschäftigung, Infrastruktur und Dokumentation) und Verwaltung der Pflege internationaler Mitarbeiterhandbücher und Leitfäden für EOR-angestellte Mitarbeiter.
• Partnerschaft mit Führungskräften, Programmen und Betriebsteams beim Öffnen von Büros oder der Einrichtung von EORs; sowie beim Schließen von Büros oder Programmen.
• Sicherstellung der Einhaltung der regulatorischen Berichtspflichten, der Pflege erforderlicher Dokumentationen und der zeitgerechten Reaktion auf HR-Audits sowie Koordination mit dem Risikomanagementausschuss.
• In Partnerschaft mit lokalen HR-Teams Leitung der jährlichen globalen Erneuerungen von Mitarbeiterleistungen, einschließlich Planentwurf, Anbieterkoordination und Budgetmanagement.
• Überwachung globaler Vergütungsprogramme, einschließlich Gehaltsbenchmarking, Gehaltsüberprüfungsprozesse, Vergütungsrichtlinien und Schulungen für Manager.
• Zusammenarbeit mit Talent Acquisition, Grants & Contracts und Global Finance zur Koordination des jährlichen und revidierten Personalbudgets.
• Überwachung der Einrichtung von EORs und der laufenden Beziehungen zwischen Anbieter/Mitarbeiter/Manager.
• Sicherstellung, dass das globale HR-Team in den Kernbereichen der HR-Operationen sowie in spezifischen Verfahren und Praktiken von Vital HR geschult wird.
• Sicherstellung, dass HR-Richtlinien, -verfahren und -dokumente für alle Mitarbeiter über das organisatorische Intranet „Vital Pulse“ zugänglich sind.
• Zusammenarbeit mit dem HR-Team zur Implementierung, Analyse und Pflege von Betriebskennzahlen und Personaldaten zur Unterstützung der Entscheidungsfindung und Stärkung der organisatorischen Effektivität.
• Als wichtiger HRIS-Unternehmensadministrator und Partner für globale HR-Teams fungieren, um Technologie zur Verbesserung der HR-Operationen, Berichterstattung, Compliance und Datenintegrität zu nutzen.
• Partnerschaft mit HR- und Betriebsleitern zur Sicherstellung der globalen HRIS-Datenintegrität, Etablierung effektiver Governance-Prozesse und Unterstützung lokaler Teams bei der Pflege zeitgerechter und genauer Mitarbeiteraufzeichnungen.

Compliance:

• In Zusammenarbeit mit der Rechtsabteilung und dem VP HR sicherstellen, dass HR-Prozesse, -richtlinien, -aufzeichnungen und -formulare den Vorschriften, nationalen und lokalen Arbeitsgesetzen sowie den Richtlinien der Geldgeber entsprechen.
• Überwachung der Dokumentation von Richtlinien, Prozessen und Verfahren, um Konsistenz, Zugänglichkeit und Compliance in der gesamten Organisation sicherzustellen.
• Durchführung von Stichprobenprüfungen von Mitarbeiterakten, um die Bereitschaft für Audits und die Compliance sicherzustellen; und Schulung von HR-Teammitgliedern, die für die Pflege der Dokumentation verantwortlich sind.
• Sicherstellung der Einhaltung der globalen Datenaufbewahrungspolitik von Vital für Mitarbeiterdaten und HR-Dokumentation.
• Identifizierung und proaktive Minderung von HR-Betriebs- und Compliance-Risiken durch starke Kontrollen, Überwachung, Dokumentationspraktiken und Partnerschaft mit lokalen Büros.

Mitarbeiterservices:

• Koordination der Entwicklung und Pflege von HR-Programmen und -Werkzeugen, einschließlich Richtlinien und Verfahren, SOPs, Handbüchern, Managementrichtlinien und anderer HR-Infrastruktur zur Unterstützung von Geschäftseinheiten, Vorschlägen und Projekten.
• Sicherstellung, dass alle Büros und Mitarbeiter, die über EOR-Vereinbarungen eingestellt wurden, Zugang zu einem HR-Helpdesk oder einer gleichwertigen Unterstützungsstruktur mit zeitgerechter Kommunikation, Reaktionsfähigkeit und Nachverfolgung haben.
• In Absprache mit dem VP HR und dem General Counsel sowie in Koordination mit HRBPs komplexe Angelegenheiten der Mitarbeiterbeziehungen ausgewogen, fair und objektiv zu verwalten, unter Verwendung geeigneter Beratungs-, Ermittlungs-, Interventions- und Mediationstechniken.
• Als interner Berater und Moderator für Manager und Mitarbeiter bei der Lösung von Beschäftigungs- und leistungsbezogenen Problemen in Zusammenarbeit mit HR-Geschäftspartnern fungieren, wie es angemessen ist.
• In Zusammenarbeit mit dem Direktor für Talentmanagement und den HR-Länderteams die rechtzeitige Bereitstellung von Schulungen für Manager zu HR-Operationen, -richtlinien, -systemen und -praktiken sicherstellen; und klare Kommunikation der HR-Geschäftspraktiken von Vital an die Mitarbeiter weltweit unterstützen.
• Förderung einer serviceorientierten HR-Kultur, die Reaktionsfähigkeit, Partnerschaft, Vertrauen, Konsistenz und praktische Problemlösungen in allen globalen Büros betont.

Qualifikationen:

• Abschluss in Human Resources, Betriebswirtschaft, Organisationsentwicklung oder einem verwandten Bereich erforderlich.
• Berufliche HR-Zertifizierung wie SHRM-SCP, SPHR, CIPD oder gleichwertige internationale HR-Zertifizierung bevorzugt.

Fähigkeiten und Fähigkeiten:

• Starkes Wissen über globale HR-Operationen, Beschäftigungspraktiken, Compliance-Anforderungen und HR-Infrastruktur in mehreren Ländern und Regionen.
• Nachgewiesene Fähigkeit, globale organisatorische Standards mit lokalen rechtlichen, kulturellen und operationellen Bedürfnissen in unterschiedlichen internationalen Umgebungen auszubalancieren.
• Starke Fähigkeiten im Beziehungsaufbau, Einflussnahme und Partnerschaft, mit der Fähigkeit, Vertrauen und Glaubwürdigkeit in globalen Büros und bei Führungskräften auf allen Ebenen aufzubauen.
• Hoher Grad an Diplomatie, kultureller Sensibilität, Diskretion und gesundem Urteilsvermögen bei der Verwaltung komplexer und sensibler Mitarbeiter- und Organisationsangelegenheiten.
• Fähigkeit, proaktiv Informationen von mehreren Interessengruppen und Umgebungen zu sammeln, zu bewerten und zu synthetisieren, um operationale oder Compliance-Risiken zu identifizieren und informierte Entscheidungen zu unterstützen.
• Starke Projektmanagement- und Organisationsfähigkeiten, mit der Fähigkeit, mehrere Prioritäten und Initiativen gleichzeitig in einem schnelllebigen globalen Umfeld zu managen.
• Ausgezeichnete verbale, schriftliche Kommunikations- und aktive Zuhörfähigkeiten, einschließlich der Fähigkeit, komplexe HR-Konzepte klar und effektiv an unterschiedliche Zielgruppen zu kommunizieren.
• Starke analytische und problemlösende Fähigkeiten mit der Fähigkeit, Personaldaten und Kennzahlen zu nutzen, um operationale Verbesserungen und Geschäftsentscheidungen voranzutreiben.
• Serviceorientierter Führungsansatz mit Fokus auf Zusammenarbeit, Reaktionsfähigkeit, praktischen Lösungen und kontinuierlicher Verbesserung.
• Starke Moderations-, Schulungs- und Coachingfähigkeiten für Manager, HR-Teams und Mitarbeiter.
• Hohe Integrität und Fähigkeit, vertrauliche Informationen professionell und diskret zu verwalten.
• Starke Technologiekompetenz und Fähigkeit, HR-Systeme und -Werkzeuge zur Verbesserung der operationellen Effektivität, Berichterstattung, Workforce-Analytik, Compliance und Mitarbeitererfahrung zu nutzen.
• Fließende Englischkenntnisse erforderlich.
• Kenntnis der besten Praktiken im globalen HR-Betrieb und der Prozesse im Beschäftigungszyklus.
• Kenntnis von Vergütung, Leistungen, Mitarbeiterbeziehungen, Leistungsmanagement und Richtlinienverwaltung.
• Verständnis der Prinzipien des Change Managements und der Praktiken der organisatorischen Effektivität in globalen Organisationen.

Erforderliche Erfahrung:

• Mindestens 15 Jahre progressive Erfahrung im Bereich Human Resources, einschließlich signifikanter Erfahrung in globalen HR-Operationen, Compliance und Mitarbeiterservices.
• Nachgewiesene Erfahrung in der Unterstützung einer komplexen, multi-nationalen oder globalen Organisation, vorzugsweise im gemeinnützigen, internationalen Entwicklungs-, öffentlichen Gesundheits- oder missionsorientierten Sektor.
• Erfahrung in der Partnerschaft mit globalen Büros und im Umgang mit unterschiedlichen Arbeitsgesetzen, kulturellen Normen und operationellen Praktiken in verschiedenen Regionen.
• Nachgewiesene Erfahrung in der Entwicklung und Implementierung globaler HR-Richtlinien, -verfahren, -systeme und operationale Prozesse.
• Erfahrung im Management von HR-Compliance, Audits, Mitarbeiterdokumentation und Datenverwaltung in internationalen Umgebungen.
• Erfahrung in der Überwachung von Vergütungs- und Leistungsadministration in mehreren Ländern und/oder Arbeitgeber-von-Aufzeichnungen (EOR)-Vereinbarungen.
• Nachgewiesene Erfahrung im Management komplexer Angelegenheiten der Mitarbeiterbeziehungen und in der Durchführung oder Unterstützung von Ermittlungen in Zusammenarbeit mit der Rechtsabteilung und HR-Geschäftspartnern.
• Erfahrung in der Leitung oder Unterstützung von HRIS-Optimierung, Systemkonfiguration, Berichterstattung und Initiativen zur Datenintegrität; Erfahrung mit UKG wird stark bevorzugt.
• Erfahrung in der Nutzung von HR-Kennzahlen und Personaldaten zur Unterstützung der operationellen Planung und der organisatorischen Entscheidungsfindung.

Arbeitsbedingungen und physische Anforderungen:

• Die Position kann bis zu 10% Reisen zu verschiedenen internationalen Standorten erfordern, abhängig von den Bedürfnissen der Organisation.
• Bereitschaft, über mehrere Zeitzonen hinweg zu arbeiten.