Customer Service Specialist (m/f/d) in Hamburg - Barebells I Vitamin Well I NOCCO

Die Vitamin Well Group entwickelt hochwertige funktionale Getränke, Snacks und Proteinprodukte für den modernen Alltag und für unterwegs. Zu unserem Portfolio gehören Barebells, NOCCO und Vitamin Well. Mit über 750 Kolleginnen und Kollegen und einem Umsatz von mehr als 10 Milliarden SEK sind wir in über 50 Märkten vertreten, mit Hauptsitz in Stockholm sowie lokalen Teams und Partnerinnen und Partnern auf der ganzen Welt. Unser Wachstum basiert auf dem Fokus, starke Marken aufzubauen, Produkte zu entwickeln, die klaren funktionalen Nutzen mit richtig gutem Geschmack verbinden und aus dem Anspruch, unsere Kategorien konsequent weiterzuentwickeln.

Vitamin Well Group Deutschland: Seit 2018 ist die Barebells Functional Foods GmbH als 100%ige Tochter der Vitamin Well Group in Deutschland aktiv. Mit drei Marken, klarer Haltung und einem wachsenden Team sind wir im Lebensmitteleinzelhandel, in der Drogerie, im Gym-, Wellness- und Lifestyle-Bereich sowie bei Convenience-Partnern präsent – sichtbar, relevant und performance-orientiert. Unser Team bringt Tempo, Verantwortung und Unternehmergeist mit. Was uns antreibt? Klarheit, Nähe zur Zielgruppe und der Anspruch, Markenpräsenz erlebbar zu machen.

Über die Rolle: Als Customer Service Specialist sorgst du gemeinsam mit dem Team dafür, dass Kundenanliegen, Aufträge und interne Abstimmungen zuverlässig zusammenlaufen. Du bearbeitest Kunden- und Auftragsthemen eigenständig und behältst gleichzeitig den Überblick über offene Vorgänge, Liefertermine und kritische Fälle. Wenn mehrere Themen gleichzeitig Aufmerksamkeit brauchen, setzt du sinnvolle Prioritäten, schaffst Klarheit und bringst die relevanten Schnittstellen zusammen. Du bist Teil unseres Customer Service Teams, arbeitest vor Ort in unserem Hamburger Office und berichtest an die Teamleitung Customer Service. Darüber hinaus bringst du deine Beobachtungen aus dem Tagesgeschäft ein. Du erkennst wiederkehrende Probleme, unterstützt bei der Weiterentwicklung von Abläufen und sorgst gemeinsam mit dem Team für eine hohe Service- und Datenqualität.

Deine Aufgaben im Überblick:

• Du bearbeitest und koordinierst Kundenaufträge im B2B- und B2C-Bereich eigenständig, sorgfältig und termingerecht.
• Du betreust unsere Kund:innen und den Außendienst per Telefon und E-Mail und sorgst für eine verlässliche Servicequalität.
• Du kümmerst dich um Reklamationen, Retouren, Gutschriften und Rechnungsanfragen und führst die jeweiligen Vorgänge zuverlässig zum Abschluss.
• Du stimmst dich eng mit Lager, Logistik, Vertrieb und weiteren internen Teams ab.
• Du behältst offene Aufgaben, Liefertermine und kritische Kundenanliegen im Blick und machst Handlungsbedarf frühzeitig sichtbar.
• Du unterstützt dein Team dabei, operative Themen effizient zu koordinieren und Engpässe frühzeitig sichtbar zu machen.
• Du schaffst Transparenz im Team, bereitest operative Themen strukturiert vor und sorgst dafür, dass vereinbarte nächste Schritte nachverfolgt werden.
• Du erkennst wiederkehrende Fragen und unnötig komplizierte Abläufe und bringst gemeinsam mit deinem Team bessere Lösungen auf den Weg.
• Du hältst wichtige Abläufe und bewährte Lösungen so fest, dass alle im Team im Arbeitsalltag schnell darauf zurückgreifen können.
• Du sorgst für saubere, vollständige und aktuelle Daten in Microsoft Dynamics.

Das bringst du mit:

• Du hast eine kaufmännische Ausbildung abgeschlossen oder verfügst über eine vergleichbare Qualifikation.
• Erste Erfahrung im Customer Service, Vertriebsinnendienst oder in einem vergleichbaren kaufmännischen Bereich ist von Vorteil.
• Du arbeitest strukturiert, übernimmst Verantwortung für deine Vorgänge und verfolgst offene Punkte zuverlässig.
• Auch bei mehreren parallelen Anfragen behältst du den Überblick, setzt Prioritäten und kommunizierst frühzeitig.
• Du gehst serviceorientiert auf Kund:innen und Kolleg:innen zu und arbeitest gerne mit unterschiedlichen Schnittstellen zusammen.
• Du verfügst über sichere Excel-Kenntnisse. Erfahrung mit ERP-Systemen hilft dir beim Einstieg; Microsoft Dynamics kannst du bei uns weiter kennenlernen.
• Du denkst analytisch, erkennst Zusammenhänge und suchst nach Lösungen, die auch über den einzelnen Vorgang hinaus funktionieren.
• Du sprichst fließend Deutsch und kannst dich im Arbeitsalltag gut auf Englisch verständigen.
• Du arbeitest gern nah an Kund:innen und konkreten Aufträgen und willst zugleich verstehen, wie die Abläufe dahinter zusammenspielen.
• Du erkennst, was gerade Priorität hat, sprichst Engpässe früh an und sorgst gemeinsam mit deinem Team dafür, dass offene Themen zuverlässig vorankommen.

Klingt nach dir? Dann freuen wir uns auf deine Bewerbung – bis spätestens 31. August 2026. Wir schauen uns Bewerbungen laufend an. Es kann also gut sein, dass wir die Position schon vorher besetzen. Schick uns deinen Lebenslauf und gern auch den Link zu deinem LinkedIn-Profil – ein erster Einblick reicht oft, um ein gutes Gespür füreinander zu bekommen. So können wir schneller einschätzen, wie dein Weg aussieht – und ob wir schnell den nächsten Schritt im Prozess zusammen gehen können. Und wenn’s etwas gibt, das man "normalerweise" in keinem Lebenslauf findet – aber das dich ausmacht: Erzähl’s uns. Genau solche Dinge interessieren uns. Wir freuen uns darauf, dich kennenzulernen.

Vielfalt gehört für uns ganz selbstverständlich dazu. Wir freuen uns über Bewerbungen von allen Menschen – unabhängig von Geschlecht, Alter, Herkunft, Religion, sexueller Orientierung, Behinderung oder Identität. Bei der Vitamin Well Group schaffen wir ein Arbeitsumfeld, in dem Unterschiede zählen, Perspektiven bereichern und alle die gleichen Chancen haben.

Unser Benefit Package:

• Kolleg:innen, die Zusammenarbeit leben, sich aufeinander verlassen und gemeinsam besser werden wollen.
• Office in Top Lage direkt an der Alster – mit einem eigenen Office-Gym für einen klaren Kopf zwischendurch.
• Moderne Systeme, klare Abläufe und die Möglichkeit, dich spürbar einzubringen.
• Zugang zum Wellpass: deutschlandweites Netzwerk für Fitness, Wellness & Sport.
• Flexible monatliche Benefits (z. B. Mobilität, Lunchzuschuss, Sachgutscheine uvm.).
• Steuerlich begünstigtes Leasing elektronischer Geräte (z. B. Laptop, Handy, Tablet).
• Unsere Produkte – verdammt lecker!
• Mitarbeiterrabatte bei ausgewählten Partner:innen.

Life at Vitamin Well Group: Bei der Vitamin Well Group sind wir überzeugt, dass starke Produkte aus einem starken Arbeitsumfeld entstehen. Mit über 750 Kolleginnen und Kollegen weltweit spielen unsere Teams eine zentrale Rolle dabei, wie wir Marken aufbauen, Produkte entwickeln und unser Business weiter voranbringen. Unsere Werte Innovation, Mut, Drive und Verantwortung prägen unsere Zusammenarbeit und die Art, wie wir unser Geschäft führen. Über Funktionen und Märkte hinweg arbeiten unsere Teams nah an unseren Marken und Produkten. Sie bauen Marken auf, entwickeln Produkte weiter und sorgen dafür, dass sie Konsumentinnen und Konsumenten auf der ganzen Welt erreichen. Wir setzen auf ein Office-first-Prinzip, weil wir daran glauben, dass die besten Ideen entstehen, wenn Menschen zusammenkommen, sich austauschen, Beziehungen aufbauen und Verantwortung übernehmen. Ein aktiver Lebensstil gehört zu unserer Kultur. Unsere Teams können an Run Clubs, gemeinsamen Workouts, Läufen und Sportevents teilnehmen, passend zu unterschiedlichen Interessen und Fitnesslevels. Während wir weiter wachsen, wollen wir auch als Unternehmen einen positiven Beitrag leisten, indem wir unseren ökologischen Fußabdruck reduzieren, einen aktiven und gesunden Lebensstil fördern und entlang unserer gesamten Wertschöpfungskette verantwortungsvoll handeln.

Wir arbeiten office-first, weil wir überzeugt sind, dass die besten Ideen entstehen, wenn Menschen zusammenkommen, Wissen teilen, Beziehungen aufbauen und Verantwortung übernehmen.

Im Bewerbungsprozess kann es sein, dass wir dich bitten, einen kurzen Persönlichkeits- und Logiktest durchzuführen – über unseren Partner Alva Labs. Damit wollen wir faire Entscheidungen treffen – und sicherstellen, dass die Rolle wirklich zu dir passt.