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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze die Direktion im Büroalltag und koordiniere spannende Projekte.
- Arbeitgeber: Vitra Design Museum - ein kreatives und internationales Arbeitsumfeld.
- Mitarbeitervorteile: Flexible Arbeitszeiten, Home Office, Fitnessangebote und individuelle Benefits.
- Warum dieser Job: Gestalte den Büroalltag und erlebe einen inspirierenden Campus mit kulturellen Angeboten.
- Gewünschte Qualifikationen: Kaufmännische Ausbildung und Erfahrung im Office-Management sind von Vorteil.
- Andere Informationen: Wir fördern Chancengleichheit und freuen uns auf deine Bewerbung!
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 18000 - 36000 € pro Jahr.
Unser gemeinsames Ziel ist es, die Direktion des Vitra Design Museums im administrativen und organisatorischen Tagesgeschäft zu unterstützen, strukturierte Abläufe im Büro zu gewährleisten und als zentrale Schnittstelle innerhalb der Organisation zu fungieren.
Das erwartet Sie:
- Korrespondenz sowie Termin- und Reisekoordination für die Museumsleitung, inklusive Vor- und Nachbereitung von Terminen
- Unterstützung der Direktion (u. a. bei Reportings, Präsentationen, Erfassung von Adressen in der Datenbank MuseumPlus)
- Administrative Betreuung von Sonderprojekten (einschließlich Abrechnung) sowie Eventkoordination
- Abstimmung mit internen Abteilungen und externen Dienstleistern
- Organisation des Museumsbüros und der Infrastruktur
- Schnittstelle zu allen Abteilungen des Museums sowie Informationstechnologie, Gebäudemanagement und dem Vitra Campus Team
- Erster Ansprechpartner für Mitarbeiter und externe Dienstleister
Damit können Sie überzeugen:
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
- Mehrjährige Erfahrung im Assistenz- oder Office-Management-Umfeld
- Sehr guter Umgang mit MS Office sowie hohe IT-Affinität
- Sehr gutes sprachliches Ausdrucksvermögen in Deutsch und Englisch
- Strukturierte, zuverlässige und serviceorientierte Arbeitsweise
- Diskretion, Teamfähigkeit und Eigeninitiative
- Kommunikationstalent mit Freude am direkten Kontakt mit Menschen
Wir bieten:
- Ein dynamisches und kreatives Arbeiten im internationalen Umfeld und eine nachhaltige Unternehmensstrategie
- Eine Arbeitsumgebung, die Raum zur vollen Entfaltung bietet, inklusive Rückzugsgebiete zum konzentrierten Arbeiten
- Ein inspirierender Campus mit umfassenden und einmaligen Angeboten im kulturellen Bereich und einem eigenen Mitarbeitergarten
- Ein umfassendes Einarbeitungs- und Willkommensprogramm "How to work better" - unser Konzept für die hybride Arbeitswelt, das Home Office an einzelnen Tagen ermöglicht
- Eine unternehmenseigene Kantine und kostenfreies Mineralwasser
- Förderung nachhaltigen Pendelns, einschließlich "Jobrad" und E-Ladestationen auf dem Campus
- Zusätzliche individuelle Benefits im Bereich von Fitnessangeboten, Deutschlandticket, Zuschuss für Kantine oder Kinderbetreuung oder ein jährliches Gesundheitsbudget
- Attraktive Vergünstigungen auf Produkte von Artek und Vitra
Haben Sie noch Zweifel? Sie bringen nicht alle aufgeführten Qualifikationen mit? Lassen Sie sich nicht entmutigen: Wir sind überzeugt, dass mit einer lernbereiten, offenen Einstellung Berge versetzt werden können. Bewerben Sie sich also trotzdem und zeigen Sie uns, warum Sie die richtige Person für diese Position sind. Wir setzen uns dafür ein, Chancengleichheit zu fördern und Diversität zu leben. Ausschlaggebend für Ihre Eignung sind ausschliesslich Ihre Persönlichkeit und fachliche Argumente. Bitte beachten Sie, dass wir keine Bewerbungen per E-Mail annehmen können. Wir bitten Sie sich daher über unser Jobportal zu bewerben. Ihre offenen Fragen beantwortet Ihnen gerne Sabrina Handler.
Personal Assistant & Office Manager m/w/d - 50% (unbefristet) Arbeitgeber: Vitra International AG
Kontaktperson:
Vitra International AG HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Personal Assistant & Office Manager m/w/d - 50% (unbefristet)
✨Tip Nummer 1
Sei proaktiv! Wenn du die Möglichkeit hast, direkt mit der Direktion oder dem Team zu sprechen, nutze sie. Zeige dein Interesse und stelle Fragen, um mehr über die Position und das Team zu erfahren.
✨Tip Nummer 2
Networking ist alles! Verbinde dich mit aktuellen Mitarbeitern des Vitra Design Museums auf LinkedIn oder bei Veranstaltungen. So kannst du wertvolle Einblicke gewinnen und vielleicht sogar eine persönliche Empfehlung erhalten.
✨Tip Nummer 3
Bereite dich auf das Vorstellungsgespräch vor, indem du dir überlegst, wie deine Erfahrungen und Fähigkeiten zur ausgeschriebenen Stelle passen. Sei bereit, konkrete Beispiele zu nennen, die deine Eignung unterstreichen.
✨Tip Nummer 4
Vergiss nicht, dich über unser Jobportal zu bewerben! Das zeigt, dass du die Anweisungen befolgst und dich für die Stelle wirklich interessierst. Und hey, wir freuen uns darauf, von dir zu hören!
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Personal Assistant & Office Manager m/w/d - 50% (unbefristet)
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Sei du selbst!: Wir wollen dich kennenlernen, also zeig uns deine Persönlichkeit! Sei authentisch in deinem Anschreiben und lass uns wissen, warum du die perfekte Ergänzung für unser Team bist.
Struktur ist alles!: Achte darauf, dass deine Bewerbung gut strukturiert ist. Gliedere dein Anschreiben klar und übersichtlich, damit wir schnell erkennen, was du zu bieten hast und wie du uns unterstützen kannst.
Sprache macht den Unterschied!: Da wir sowohl Deutsch als auch Englisch schätzen, achte darauf, dass deine Sprachkenntnisse in beiden Sprachen gut zur Geltung kommen. Verwende klare und präzise Formulierungen, um deine Kommunikationsfähigkeiten zu zeigen.
Bewirb dich über unsere Website!: Vergiss nicht, dass wir Bewerbungen nur über unser Jobportal annehmen. Das macht es für uns einfacher, deine Unterlagen zu verwalten und dir schnellstmöglich eine Rückmeldung zu geben!
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Vitra International AG vorbereitest
✨Informiere dich über das Unternehmen
Bevor du zum Interview gehst, solltest du dir einen Überblick über das Vitra Design Museum verschaffen. Schau dir die Website an, informiere dich über aktuelle Ausstellungen und Projekte. So kannst du gezielte Fragen stellen und zeigst dein Interesse.
✨Bereite Beispiele vor
Überlege dir konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die deine Fähigkeiten im Assistenz- und Office-Management unter Beweis stellen. Sei bereit, über Situationen zu sprechen, in denen du strukturiert gearbeitet oder Probleme gelöst hast.
✨Präsentiere deine IT-Kenntnisse
Da der Umgang mit MS Office und IT-Affinität wichtig sind, solltest du deine Erfahrungen damit betonen. Vielleicht hast du spezielle Tools oder Software verwendet, die für die Position relevant sind. Zeige, dass du dich schnell in neue Systeme einarbeiten kannst.
✨Sei du selbst und zeige deine Kommunikationsfähigkeiten
In dieser Rolle ist Kommunikation entscheidend. Sei offen und freundlich im Gespräch. Zeige, dass du Freude am Kontakt mit Menschen hast und gut im Team arbeiten kannst. Das wird dir helfen, einen positiven Eindruck zu hinterlassen.