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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Verwalte Büroorganisation, Termine und technische Abläufe in einem dynamischen Team.
- Arbeitgeber: Vivantes ist ein führendes Gesundheitsnetzwerk in Berlin mit vielfältigen Karrieremöglichkeiten.
- Mitarbeitervorteile: Genieße flexible Arbeitszeiten, Mitarbeiter-Rabatte und kostenlose Kinderbetreuung.
- Warum dieser Job: Erlebe eine verantwortungsvolle Rolle mit Entwicklungschancen in einem motivierten Umfeld.
- Gewünschte Qualifikationen: Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Erfahrung erforderlich.
- Andere Informationen: Arbeite in einem offenen, kollegialen Team mit umfangreicher Einarbeitung.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 36000 - 60000 € pro Jahr.
Ihre Aufgaben
- Allgemeine Tätigkeiten der Büroorganisation, Terminplanung, Veranstaltungsplanung, administrative Tätigkeiten zur Sicherstellung der Arbeitsabläufe
- Erledigung von Schreibarbeiten und Abwickeln der anfallenden Korrespondenz (Schriftwechsel, Protokolle, Entscheidungsvorlagen, etc.)
- Management und Controlling technischer Bereiche (Wartung technischer Anlagen, Sachkundeprüfungen, Sachverständigenprüfungen etc.), d.h. Mengenermittlungen, Mitwirkung bei der Vertragsgestaltung, Kostenmanagement, Rechnungsprüfung, etc.
- Stammdatenpflege im CAFM System
- Filtern, Bearbeitung, Ausdruck, Ablehnung, Löschung der elektronischen Reparaturanforderungen im EDV-System nach Vorgaben der Fachvorgesetzten, Verwaltung, Verteilung, Dokumentation, Ablage und Auswertung der Auftragsscheine
- Erfassung und Auslösen von Bestellungen der Reparaturmaterialien, Gegenstände der Einrichtung und Ausstattung des technischen Bedarfs und Güter des Wirtschafts- und Verwaltungsbedarfs nach Vorgabe der Fachvorgesetzten als elektronische Beschaffungsanforderung im System (Elbe oder SAP) einschließlich Kontierung
- Management und Controlling infrastruktureller Bereiche (Parkraumbewirtschaftung, Reinigung, Grünanlagen, Abfallbeseitigung, GEZ, GEMA, etc.), d.h. Mengenermittlungen, Mitwirkung bei der Vertragsgestaltung, Kostenmanagement, Rechnungsprüfung
- Umzugsmanagement, Verwaltung von Gegenständen der Einrichtung und Güter des Wirtschafts- und Verwaltungsbedarfs
- Zuständig für die Beschilderung des Standortes
- Personalverwaltung/-betreuung der Mitarbeitenden im zugewiesenen Arbeitsbereich mittels Software (derzeit SP-Expert) einschließlich An-/Abwesenheitsmeldungen, Urlaubs- und Krankmeldungen
- Fachliche und organisatorische Leitung des Infostandes einschließlich Bedarfs- und Einsatzsteuerung der Mitarbeitenden
- Kommunikation und Bearbeitung von Rückfragen mit den beauftragten Firmen und den Handwerker/innen sowie Material-Rücksendungen an Firmen nach Fehllieferungen
- Rechnungsbearbeitung (Teil-, Schlussrechnungen, rechnerische und sachliche Prüfung) und –Kontrolle, Durchführung und Dokumentation von Reinigungskontrollen auf Stationen
Wir wünschen uns
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Erfahrungen in einem vergleichbaren Bereich
- Gute Kenntnisse SAP-R3 im Rahmen der Rechnungsbearbeitung sowie IffmGiS, CAFM, Excel, Word und Outlook
- Freundliche, positive und engagierte Persönlichkeit mit ausgeprägter Kommunikationsfähigkeit und Teamgeist
Freuen Sie sich auf
- Eine herausfordernde, vielseitige und verantwortungsvolle Tätigkeit mit der Möglichkeit, sich einzubringen und zu engagieren
- Ein fachlich gut ausgebildetes Team mit hoher Leistungsmotivation
- Fundierte Einarbeitung durch ein qualifiziertes Team
- Vergütung nach Tarifvertrag Vivantes Tochtergesellschaften in Anlehnung an den TVöD
- Eine sehr günstige Lage mit guten Verkehrsanbindungen
- Prämiensystem bei Anwerbung von Personal
- Mitarbeiter-Einkaufsvorteile bei namhaften Firmen
- Entwicklungs-und Karrierechancen als Vorteil unseres großen Konzerns
- Sehr gute Weiterentwicklungs- und Fortbildungsmöglichkeiten in einem eigenen innerbetrieblichen Lehrinstitut
- Kostenlose betriebseigene Kinderbetreuung bei kurzfristigem Bedarf
- Attraktive und vielfältige Gesundheits- und Freizeitangebote
Einstellungsvoraussetzung: vor Aufnahme der Tätigkeit - Nachweis der Masernimmunität / Masernschutzimpfung für nach Geborene. Wenn Sie die Arbeit in einem dynamischen, motivierten und vor allem offenen und kollegialen Umfeld schätzen, freuen wir uns Sie kennenzulernen.
Sachbearbeiter/in Facility Management (m/w/d) Arbeitgeber: Vivantes Netzwerk für Gesundheit GmbH
Kontaktperson:
Vivantes Netzwerk für Gesundheit GmbH HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Sachbearbeiter/in Facility Management (m/w/d)
✨Tip Nummer 1
Informiere dich über die spezifischen Anforderungen der Stelle, insbesondere über die Softwarekenntnisse in SAP-R3 und CAFM. Wenn du diese Programme bereits kennst oder Erfahrung damit hast, hebe das in deinem Gespräch hervor.
✨Tip Nummer 2
Bereite dich darauf vor, Beispiele für deine Erfahrungen in der Büroorganisation und im Kostenmanagement zu teilen. Überlege dir konkrete Situationen, in denen du deine organisatorischen Fähigkeiten unter Beweis gestellt hast.
✨Tip Nummer 3
Zeige während des Vorstellungsgesprächs deine Kommunikationsfähigkeit und Teamgeist. Diese Eigenschaften sind für die Position entscheidend, also sei bereit, darüber zu sprechen, wie du in der Vergangenheit erfolgreich im Team gearbeitet hast.
✨Tip Nummer 4
Nutze dein Netzwerk, um mehr über die Unternehmenskultur bei Vivantes zu erfahren. Wenn du jemanden kennst, der dort arbeitet, frage nach deren Erfahrungen und Tipps, um einen positiven Eindruck zu hinterlassen.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Sachbearbeiter/in Facility Management (m/w/d)
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Stellenanzeige genau lesen: Nimm dir Zeit, die Stellenanzeige gründlich zu lesen. Achte auf die geforderten Qualifikationen und Aufgaben, um sicherzustellen, dass du alle relevanten Informationen in deiner Bewerbung berücksichtigst.
Anpassung des Lebenslaufs: Gestalte deinen Lebenslauf so, dass er die für die Position als Sachbearbeiter/in Facility Management relevanten Erfahrungen und Fähigkeiten hervorhebt. Betone insbesondere deine Kenntnisse in SAP, CAFM und anderen geforderten Programmen.
Motivationsschreiben verfassen: Verfasse ein individuelles Motivationsschreiben, in dem du erklärst, warum du dich für diese Position interessierst und wie deine bisherigen Erfahrungen dich darauf vorbereiten. Zeige deine Kommunikationsfähigkeit und Teamgeist auf.
Korrekturlesen: Bevor du deine Bewerbung abschickst, lies sie sorgfältig durch oder lasse sie von jemand anderem Korrektur lesen. Achte auf Rechtschreibung, Grammatik und die Klarheit deiner Aussagen, um einen professionellen Eindruck zu hinterlassen.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Vivantes Netzwerk für Gesundheit GmbH vorbereitest
✨Bereite dich auf die Aufgaben vor
Informiere dich über die spezifischen Aufgaben, die in der Stellenbeschreibung genannt werden. Überlege dir Beispiele aus deiner bisherigen Erfahrung, die zeigen, wie du ähnliche Aufgaben erfolgreich gemeistert hast.
✨Kenntnisse in SAP und CAFM betonen
Da gute Kenntnisse in SAP-R3 und CAFM gefordert sind, solltest du deine Erfahrungen mit diesen Systemen hervorheben. Bereite dich darauf vor, konkrete Situationen zu beschreiben, in denen du diese Software effektiv genutzt hast.
✨Teamfähigkeit und Kommunikation unterstreichen
Die Stelle erfordert eine freundliche und engagierte Persönlichkeit mit ausgeprägter Kommunikationsfähigkeit. Sei bereit, Beispiele zu nennen, wie du in der Vergangenheit erfolgreich im Team gearbeitet hast und wie du mit verschiedenen Stakeholdern kommuniziert hast.
✨Fragen zur Unternehmenskultur stellen
Zeige dein Interesse an der Unternehmenskultur von Vivantes, indem du Fragen stellst. Frage nach den Möglichkeiten zur Weiterbildung oder wie das Team zusammenarbeitet. Das zeigt, dass du langfristig an einer positiven Zusammenarbeit interessiert bist.
