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FĂĽr Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Sei das Gesicht unseres Unternehmens und manage den Empfang sowie administrative Prozesse.
- Arbeitgeber: VIVAVIS AG – ein innovatives IT-Systemhaus für die digitale Zukunft der Versorgungswirtschaft.
- Mitarbeitervorteile: Unbefristete Anstellung, flexible Arbeitszeiten, mobiles Arbeiten und Gesundheitsangebote.
- Warum dieser Job: Gestalte die Energieversorgung intelligenter und nachhaltiger in einem dynamischen Team.
- Gewünschte Qualifikationen: Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und erste Berufserfahrung im Büromanagement.
- Andere Informationen: Mentoring-Programm und individuelle Weiterbildungsmöglichkeiten für deine persönliche Entwicklung.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 36000 - 60000 € pro Jahr.
Die VIVAVIS AG steht für die digitale Zukunft der Versorgungswirtschaft. Als IT-Systemhaus bieten wir eine einzigartige Verbindung aus Software- und Hardwarelösungen. Unsere rund 800 Mitarbeitenden arbeiten täglich daran, Versorgungsnetze effizienter, resilienter und nachhaltiger zu machen. Im Fokus stehen dabei Anforderungen wie Künstliche Intelligenz, IT-Sicherheit und Cloud-Technologien.
FĂĽr unser Team im Bereich Office Management am Standort Ettlingen suchen wir Sie als Front Office Manager (m/w/d) Vollzeit | unbefristet.
So schaffen Sie bei uns Mehrwert:
- Als Front Office Manager sind Sie das „Gesicht“ unseres Unternehmens an unserem Empfang am Standort Ettlingen.
- Sie sorgen für den professionellen Ablauf vielfältiger administrativer Prozesse sowohl am Empfang als auch im Bereich Facility Management.
- Empfang: Betreuung und Bewirtung unserer Besucherinnen und Besucher in Ettlingen gemeinsam mit dem Office Management Team.
- Reisorganisation: Buchung von Reisen, Hotels, Pool- und Leihfahrzeugen und UnterstĂĽtzung des Fuhrparkmanagements.
- Facility Management: Unterstützung der Raumkoordination, Organisation interner Umzüge, Initiierung von Instandsetzungsarbeiten und Mitwirkung bei der Koordination der unterschiedlichen Arbeitsplätze.
- Kaufmännische Tätigkeiten: Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost, Administration allgemeiner E-Mail-Postfächer und Repräsentation am Telefon.
- Betreuung der Besprechungszimmer und UnterstĂĽtzung bei der DurchfĂĽhrung unterschiedlicher Events und Veranstaltungen.
Das zeichnet Sie aus:
- Ausbildung: Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, gerne auch im Bereich Hotel.
- Erfahrung: Erste Berufserfahrung in den genannten Aufgabengebieten sowie in den Bereichen Verwaltung und BĂĽromanagement.
- Kenntnisse: Praxiserprobte Kenntnisse im Bereich Office 365.
- Sprachkenntnisse: Verhandlungssicheres Deutsch und Englisch.
- Persönlichkeit: Freude an der Zusammenarbeit mit unterschiedlichen Menschen und Engagement für ein produktives Arbeitsumfeld.
Darum werden Sie sich bei uns wohlfĂĽhlen:
- Onboarding-Programm: Mentor oder Mentorin in den ersten sechs Monaten.
- Langfristige Perspektiven: Unbefristete Anstellung in einem etablierten Unternehmen der Energieversorgung.
- Flexible Arbeitszeitgestaltung: Vertrauensarbeitszeit und Zeiterfassung.
- Mobiles Arbeiten: Möglichkeit, bis zu zwei Tage pro Woche mobil zu arbeiten.
- Individuelle Teilzeitlösungen: Flexible Anpassung der Stunden.
- Gesundheitsförderung: Kostenlose Gesundheitsangebote.
- Bike-Leasing: Möglichkeit, bis zu zwei Fahrräder mit Versicherung zu leasen.
- Gezielte Weiterbildung: Vielfältige Schulungen und externe Weiterbildungsangebote.
- Betriebliche Altersvorsorge: Zuschuss ĂĽber die gesetzliche Verpflichtung hinaus mit 20 %.
- Urlaub: 30 Urlaubstage im Jahr und zwei arbeitsfreie Tage am 24.12. und 31.12.
Bei uns zählt nicht nur, was Sie tun – sondern auch, wofür Sie es tun. Ihr Einstieg bei VIVAVIS macht unsere Energieversorgung intelligenter, sicherer und nachhaltiger. Bei uns zählen Persönlichkeit, Lernbereitschaft und Teamgeist genauso wie fachliche Qualifikation. Als wachsendes Unternehmen im Mittelstand agieren wir in 9 Ländern weltweit. Bei uns erleben Sie einen starken Teamzusammenhalt in einem multikulturellen Umfeld.
Klingt nach einem Ort, an dem Sie sich einbringen möchten? Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung – auch ohne Anschreiben!
Ihre Ansprechpartnerin: Heidemarie Oesterle – Recruiting. Bei Fragen kontaktieren Sie uns gerne über recruiting@vivavis.com.
Front Office Manager (m/w/d) Arbeitgeber: VIVAVIS
Kontaktperson:
VIVAVIS HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Front Office Manager (m/w/d)
✨Sei proaktiv!
Warte nicht darauf, dass die Jobs zu dir kommen. Nutze Netzwerke wie LinkedIn oder Xing, um aktiv mit Leuten aus der Branche in Kontakt zu treten. Zeig Interesse an VIVAVIS und deren Projekten – das kommt gut an!
✨Bereite dich auf das Vorstellungsgespräch vor!
Informiere dich über die neuesten Trends in der Energieversorgung und IT-Technologien. Wenn du beim Gespräch zeigst, dass du die Branche verstehst und mitreden kannst, hinterlässt das einen bleibenden Eindruck.
✨Zeige deine Soft Skills!
Als Front Office Manager ist es wichtig, dass du kommunikativ und teamorientiert bist. Bereite Beispiele vor, die zeigen, wie du in der Vergangenheit erfolgreich mit anderen zusammengearbeitet hast. Das macht dich fĂĽr VIVAVIS besonders attraktiv!
✨Bewirb dich direkt über unsere Website!
Das ist der einfachste Weg, um sicherzustellen, dass deine Bewerbung an die richtige Stelle gelangt. AuĂźerdem kannst du so gleich einen Eindruck von unserer Unternehmenskultur bekommen. Also, nichts wie los!
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Front Office Manager (m/w/d)
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Sei du selbst!: Wir möchten dich kennenlernen, also zeig uns deine Persönlichkeit! Sei authentisch in deiner Bewerbung und lass uns wissen, warum du die perfekte Ergänzung für unser Team bist.
Mach es übersichtlich: Halte deinen Lebenslauf und dein Anschreiben klar und strukturiert. Verwende Absätze und Aufzählungen, um wichtige Informationen hervorzuheben. So können wir schnell einen Überblick über deine Qualifikationen bekommen.
Betone relevante Erfahrungen: Wenn du bereits Erfahrung im Office Management oder in ähnlichen Bereichen hast, dann hebe diese unbedingt hervor! Zeige uns, wie du in der Vergangenheit zum Erfolg deines Teams beigetragen hast.
Bewirb dich direkt über unsere Website: Um sicherzustellen, dass deine Bewerbung an die richtige Stelle gelangt, bewirb dich am besten direkt über unsere Website. So können wir deine Unterlagen schnellstmöglich prüfen und dich kontaktieren!
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei VIVAVIS vorbereitest
✨Informiere dich über das Unternehmen
Bevor du zum Interview gehst, solltest du dir die Zeit nehmen, die VIVAVIS AG und ihre Dienstleistungen genau zu verstehen. Schau dir an, wie sie digitale Lösungen in der Versorgungswirtschaft umsetzen und welche Technologien sie nutzen. Das zeigt dein Interesse und hilft dir, gezielte Fragen zu stellen.
✨Bereite Beispiele vor
Überlege dir konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die zeigen, wie du in ähnlichen Situationen erfolgreich warst. Ob es um die Organisation von Reisen oder das Management von Besprechungszimmern geht – greif auf deine Erfahrungen zurück, um deine Fähigkeiten zu untermauern.
✨Zeige deine Kommunikationsfähigkeiten
Als Front Office Manager ist Kommunikation das A und O. Übe, wie du dich klar und freundlich ausdrücken kannst, sowohl im Gespräch als auch am Telefon. Denke daran, dass du das 'Gesicht' des Unternehmens bist – ein positives Auftreten ist entscheidend!
✨Frage nach den nächsten Schritten
Am Ende des Interviews solltest du nach den nächsten Schritten im Auswahlprozess fragen. Das zeigt dein Interesse an der Position und gibt dir eine Vorstellung davon, wann du mit einer Rückmeldung rechnen kannst. Außerdem kannst du so sicherstellen, dass du alle Informationen hast, die du benötigst.
