Auf einen Blick
- Aufgaben: Organisiere und optimiere unsere Büroabläufe mit modernen, KI-gestützten Tools.
- Unternehmen: Ein innovatives Unternehmen, das Yoga- und Achtsamkeitsretreats organisiert.
- Vorteile: Hybrides Arbeiten, flexible Arbeitszeiten und eine Feel-Good-Atmosphäre.
- Weitere Informationen: Hunde sind bei uns gern gesehene Teammitglieder! 🐾
- Warum dieser Job: Werde Teil eines kreativen Teams und gestalte unsere digitalen Prozesse mit.
- Qualifikationen: Erfahrung in Büroorganisation und sehr gute Microsoft Office Kenntnisse.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 3000 - 4000 € pro Monat.
Wir sind ein herzliches, innovatives und wachsendes Unternehmen, das Yoga- und Achtsamkeitsretreats sowie Bildungsurlaube an besonderen Orten wie Klöstern, der Ostsee und der Nordsee organisiert. Zur Unterstützung unseres Teams suchen wir eine engagierte Backoffice- und Workflow-Assistenz (gn) in einem hybriden Arbeitsumfeld – möglichst ein Allroundtalent mit Struktur und Kommunikationsgeschick, das Lust hat, mit uns moderne, KI-gestützte Arbeitsweisen zu nutzen und unsere Workflows zu optimieren.
Sie sorgen für einen reibungslosen Büroalltag, organisieren interne Abläufe und sind zentrale Ansprechperson für administrative Aufgaben. Eine strukturierte Einarbeitung ist selbstverständlich.
- Organisation und Koordination der Arbeitsabläufe im Backoffice und in unserem Buchungssystem
- Termine und Zeitpläne im Blick behalten
- Verlässliche, freundliche Kommunikation mit Teilnehmenden, Partner*innen und internen Teams – überwiegend auf Deutsch, gelegentlich auf Englisch
- Pflege und Verwaltung von Dokumenten und Datenbanken sowie Erstellung von Präsentationen und Berichten mit Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint)
- Planung und Steuerung von Projekten im Workflow-Management mit modernen Projektplanungstools
- Mitarbeit bei der Weiterentwicklung und Automatisierung unserer digitalen Prozesse mit KI-gestützten Assistenzsystemen
- Achten auf die Einhaltung organisatorischer Standards und Prozesse
- Vorbereitende Buchhaltung für den Steuerberater (ein Plus, kein Muss)
Was Sie mitbringen:
- Erfahrung in Büroorganisation und administrativen Aufgaben
- Sehr gute Kenntnisse in Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint) und sicherer Umgang mit dem PC
- Organisationstalent, Struktur und Überblick – auch wenn es zeitlich mal eng wird, behalten Sie Ruhe und Übersicht
- Kommunikationsstärke, ein freundliches, verlässliches Auftreten und ausgeprägte Teamfähigkeit
- Selbstständige Arbeitsweise, Priorisierungsgeschick und Flexibilität bei wechselnden Anforderungen
- Offenheit und Neugier für neue Aufgabengebiete, digitale Tools und KI – Vorkenntnisse von Vorteil, aber kein Muss, wir arbeiten Sie ein
- Fließende Deutsch- und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
Was wir bieten:
- Hybrides Arbeiten: Büro und Home-Office, wenn gewünscht.
- Strukturierte Einarbeitung – auch in unseren KI-gestützten Workflow
- Flexible Arbeitszeitmodelle
- Feel-Good-Atmosphäre, in der Ihre Bedürfnisse berücksichtigt werden
- Flache, auf Vertrauen basierende Hierarchien mit großem Gestaltungsspielraum
- Kreative Entfaltungsmöglichkeiten
- Hunde sind bei uns gern gesehene Teammitglieder 🐾
Ihr Weg zu uns:
Wir freuen uns auf Ihre aussagekräftige Bewerbung. Bitte senden Sie uns folgende Unterlagen: Kurzes Anschreiben mit Angabe Ihrer Motivation und Ihres möglichen Eintrittstermins, tabellarischer Lebenslauf, relevante Zeugnisse oder Qualifikationsnachweise (sofern vorhanden). Senden Sie Ihre Unterlagen bitte per E-Mail an bewerbung@vivere-vital.de, Stichwort „Backoffice & Workflow-Assistenz". Bewerbungsfrist: 19.07.2026, Eintrittstermin: ab 01.09.2026 – mit einer geregelten Übergabe und strukturierter Einarbeitung.
So geht es weiter: Nach Eingang Ihrer Bewerbung melden wir uns innerhalb von [z. B. einer Woche] bei Ihnen. Bei passendem ersten Eindruck lernen wir uns in einem persönlichen Gespräch – vor Ort oder online – näher kennen. Bei Fragen steht Ihnen [Ansprechperson, Name] gerne zur Verfügung. Wir freuen uns darauf, Sie kennenzulernen.
Backoffice & Workflow-Assistenz (gn) Arbeitgeber: Vivere Vital
Als innovatives und wachsendes Unternehmen bieten wir Ihnen die Möglichkeit, in einem hybriden Arbeitsumfeld zu arbeiten, das sowohl Büro- als auch Home-Office-Optionen umfasst. Unsere flachen Hierarchien und die Feel-Good-Atmosphäre fördern Ihre kreative Entfaltung und ermöglichen Ihnen, aktiv an der Weiterentwicklung unserer digitalen Prozesse mit modernen, KI-gestützten Tools mitzuwirken. Zudem legen wir großen Wert auf eine strukturierte Einarbeitung und flexible Arbeitszeitmodelle, um Ihre individuellen Bedürfnisse zu berücksichtigen.
