Als Business Administration / Management Assistenz (m/w/d) übernehmen Sie eine zentrale Rolle in der Organisation und unterstützen die Geschäftsführung sowie verschiedene Unternehmensbereiche im operativen Tagesgeschäft. Sie sorgen für reibungslose administrative Abläufe und tragen maßgeblich zur Effizienz unserer internen Prozesse bei. Zu Ihren Aufgaben gehört die Pflege und Verwaltung sämtlicher Unternehmensstammdaten sowie die Erstellung und kontinuierliche Aktualisierung der Stammdatenbank. Im Bereich Rechnungswesen erstellen und prüfen Sie Rechnungen, bereiten kaufmännische Daten für die externe Finanzberichterstattung auf und verwalten das Hardware- und Anlagevermögen. Darüber hinaus koordinieren Sie Geschäftsreisen und den Fuhrpark, betreuen Vertragsunterlagen – beispielsweise für Leasing-, Miet- oder Softwareverträge – und unterstützen bei administrativen Finanzprozessen. Im Marketing wirken Sie an der Erstellung von Präsentationen und Videos mit, organisieren Messeauftritte und koordinieren Werbematerialien sowie Give-aways. Im Personalwesen unterstützen Sie bei der Erstellung von Arbeitsverträgen, begleiten den Recruiting-Prozess, organisieren Team-Events und wirken an der Umsetzung der Corporate Identity mit. Als Schnittstelle zum Vertrieb übernehmen Sie Aufgaben im Vertriebsinnendienst. Dazu gehören die Erstellung und Nachverfolgung von Angeboten, die Planung und Organisation von Kundenterminen sowie das Vertrags- und NDA-Management. Gleichzeitig koordinieren Sie Termine, bereiten Besprechungen vor und sorgen für einen professionellen Ablauf von Kundenbesuchen. Ein weiterer Schwerpunkt Ihrer Tätigkeit liegt in der Verwaltung der gewerblichen Schutzrechte des Unternehmens. Sie koordinieren die Kommunikation mit Patentanwälten im In- und Ausland und unterstützen bei der Verwaltung von Patenten und Markenrechten. Im Projektmanagement behalten Sie Termine im Blick, verfolgen Aufgaben konsequent nach und erstellen regelmäßige Reports. Als Assistenz der Geschäftsführung übernehmen Sie die eigenverantwortliche Kalender- und Terminplanung, koordinieren interne und externe Besprechungen, sichten und priorisieren eingehende E-Mails und stimmen sich eng mit der Geschäftsführung über aktuelle Prioritäten ab. Darüber hinaus organisieren Sie Teammeetings einschließlich Protokollführung, erstellen Rundschreiben und Einladungen, verwalten das zentrale Papier- und Digitalarchiv, betreuen die Office-Infrastruktur und sorgen für die professionelle Bewirtung von Gästen sowie die Organisation von Meetings. Für diese Position verfügen Sie über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse sowie einen sicheren Umgang mit den gängigen Microsoft-Office-Anwendungen. Sie sind IT-affin, arbeiten strukturiert und eigenverantwortlich und überzeugen durch Organisationstalent, Diskretion und Kommunikationsstärke. Reisebereitschaft für Kundentermine und Messebesuche rundet Ihr Profil ab. Die Position ist mit einem Beschäftigungsumfang von zunächst 20 Stunden pro Woche (perspektivisch erweiterbar) an mindestens vier Tagen pro Woche im Büro am Standort Hagen vorgesehen. Sie berichten direkt an die Geschäftsführung. Es besteht die Möglichkeit, bis zu einem Tag pro Woche im Homeoffice zu arbeiten. Ein Laptop und Mobiltelefon werden zur Verfügung gestellt. Darüber hinaus bieten wir 30 Tage Urlaub sowie ein abwechslungsreiches und verantwortungsvolles Tätigkeitsfeld in einem innovativen Unternehmen.
