Kauffrau für Büromanagement / Office Manager (m/w/d)

Arbeitsplatz Kauffrau für Büromanagement / Office Manager (m/w/d) (4‑Tage‑Woche) Vollzeit (35 — 38 Stunden) | unbefristet | Gudensberg bei Kassel

Wer wir sind: Wir sind Völske Elektro‑Anlagen aus Gudensberg in der Region Kassel und Nordhessen — ein erfolgreiches Familienunternehmen mit über 30 Jahren Erfahrung in der Elektrotechnik. Seit Anfang 2023 leben wir eine 4‑Tage‑Woche. Unser Unternehmen besteht derzeit aus 45 Mitarbeitenden — darunter 4 Auszubildende, 24 Mitarbeiter im Projektgeschäft, 8 Mitarbeiter im Bereich Service & Kleinprojekte, 2 Mitarbeiter im Schaltschrankbau und 7 kaufmännische Kolleginnen und Kollegen — einschließlich 2 Geschäftsführer. Um unsere Kapazitäten im Büro an das Wachstum der anderen Abteilungen anzupassen, suchen wir Verstärkung für unsere Abteilung “Büro, Einkauf und Finanzen”.

Unser Angebot:

• 4‑Tage‑Woche: Von Montag bis Donnerstag arbeitest du nah am Team in einem modernen, hellen und klimatisierten Büro. Mit 3 Tagen Wochenende bleibt dir mehr Zeit für Familie, Freunde und Erholung.
• Sicherheit: Wir bieten dir einen krisensicheren Job in einem wirtschaftlich kerngesunden Familienunternehmen. Die Geschäftsführer Marco und Timo Völske sind 43 und 45 Jahre alt und wollen das Unternehmen auch in den nächsten Jahren kontinuierlich weiterentwickeln.
• Attraktive Vergütung und Betriebsrente: Du verdienst zwischen 3.300 und 3.800 € brutto pro Monat — je nach Stundenumfang, relevanter Erfahrung und danach, welche Kompetenzen du mitbringst. Darüber hinaus erhältst du bei uns eine Betriebsrente mit hoher Zuzahlung durch den Arbeitgeber.
• Einarbeitung: Deine Einarbeitung ist sehr gut vorbereitet. Du wirst in den ersten Wochen Schritt für Schritt von unserer HR-Managerin Julia und insbesondere von unserem Prokuristen und Betriebswirt Dennis strukturiert in deinen Aufgabenbereich eingearbeitet.
• Gute Stimmung: Wir führen seit 2023 jährlich Mitarbeiterbefragungen durch. Gutes Arbeitsklima und tolle Kollegen ist regelmäßig die Top‑Antwort auf die Frage „Warum arbeitest du bei Völske?“.

Weitere Infos zu unserem Angebot und zu dem, was uns besonders macht, findest du auf unserer Webseite unter voelske.de/jobs.

Deine Aufgaben:

• Rechnungseingangsprüfung: Du bearbeitest die Eingangsrechnungen in unserem Warenwirtschaftssystem Streit V.1, achtest dabei darauf, ob die korrekten Sachkonten und Kostenstellen hinterlegt sind und erledigst auf diese Weise den Großteil der vorbereitenden Arbeiten für die Finanzbuchhaltung.
• Erfassung von Handscheinen: Du erfasst zügig und zeitnah Lieferscheine, Materialentnahmescheine, Materialrückscheine und Werkzeugscheine in unserem ERP-System und stellst so sicher, dass die Informationen an anderen Stellen unserer Abläufe korrekt zur Verfügung stehen.
• Arbeitsaufträge anlegen: Du bearbeitest Kundenanliegen, indem du diese richtig weiterleitest oder selbst Arbeitsaufträge anlegst. Außerdem terminierst du Wartungen und rechnest freigegebene Arbeitsnachweise ab.
• Allgemeines Büromanagement: Du besetzt unsere telefonische Zentrale und den Empfang und hast ein offenes Ohr für die kleineren Anliegen des täglichen Bedarfs der Mitarbeiter; hierzu gehört z.B. die Ausgabe von Schreibmaterialien und Arbeitskleidung.

Dein Profil:

• Digitale Anwendungskompetenz: Du findest dich schnell in neue Softwaresysteme ein und arbeitest dich eigenständig in digitale Tools ein.
• Selbstorganisation und Ergebnisorientierung: Du arbeitest strukturiert, fokussiert und eigenverantwortlich.
• Professionelle Kommunikationskultur und Diskretion: Du kommunizierst gezielt und professionell — sachlich, wertschätzend und gehst vertraulich mit sensiblen Informationen um.
• Zuverlässigkeit und Genauigkeit: Du bearbeitest deine Aufgaben zuverlässig und mit der notwendigen Sorgfalt.