Head of Operations (m/w/d)

Deine Rolle

Vogel baut die führende Beratungsplattform für den deutschen Mittelstand auf — durch Konsolidierung eines fragmentierten Marktes und die gleichzeitige Transformation der zugrundeliegenden Strukturen.

Mehrere Tausend mittelständische Unternehmen vertrauen uns.

Mit jeder Akquisition entsteht eine konkrete Implementation-Aufgabe — Mandantenstämme migrieren, Prozesse anpassen, IT integrieren — und parallel läuft die laufende Bestandsoptimierung der bestehenden Standorte (Aalen, München, Schwäbisch Gmünd).

Diese Implementation-Arbeit ist der unsichtbare Hebel, über den jede Akquisition Wert produziert und jeder bestehende Standort jeden Monat besser wird.

Du bringst zwei bis drei Jahre Berufserfahrung in Implementation, Process Migration oder einem Post-Merger-Integration-Mandat mit — ob aus einer Beratung mit PMI-Schwerpunkt, einem Tech-Scaleup mit M&A-Aktivität oder einer Konzerntochter mit Integrationserfahrung.

Du hast dort gelernt, dass Implementation kein Folien-Spiel ist, sondern operative Detailarbeit unter Zeitdruck.

Du wechselst, weil dir die Phase, in der du PMI-Konzepte schreibst und sie anderen zum Umsetzen übergibst, zu eng geworden ist — du willst die operative Entwicklung eines Standorts langfristig besitzen, nicht nur bis zur Integration, und parallel ein eigenes Team aufbauen.

Du verantwortest die operative Entwicklung aller Vogel-Standorte — der bestehenden wie der neuen — dauerhaft.

Nicht der 100-Tage-Zyklus ist der Kern, sondern die laufende

Arbeit: neue Prozesse einführen und dranbleiben, bis sie wirklich laufen; die Nutzung von Tools und KI vorantreiben; die operativen Kennzahlen heben.

Mit jeder Akquisition kommt die Integration als ein Strang dazu, den du koordinierst.

Du besitzt die operative Entwicklung jedes Standorts langfristig, nicht nur bis zur Integration.

Du berichtest direkt an Joachim und Moritz Vogel, weil die Funktion hier neu aufgebaut wird, und arbeitest eng mit der Geschäftsführung (Business Case, 100‑Tage‑Plan), dem Manager Automation & AI (Prozessstandards, Tooling) und dem Manager Finance & Accounting (Konsolidierung).

Die natürliche Entwicklung führt nach 24 bis 36 Monaten in eine Senior-Implementation-Lead‑Rolle mit Verantwortung für mehrere parallele Integrations‑Programme und ein erweitertes Team.

• Deine Verantwortung
• Operative Steuerung über Kennzahlen
• Du verantwortest die umsatztreibenden Leading‑Kennzahlen je Standort und Team — Digitalisierungsgrad, Adoptionsrate neuer Tools und KI, Durchlaufzeiten.

In der Aufbauphase bereitest du die Zahlen selbst auf, gehst den Ursachen selbst nach — ‚Warum ist die Automatisierungsquote in diesem Team nicht höher?' — und setzt dich mit den Menschen hin, statt über ein Reporting zu steuern.

Den Umsatz selbst verantwortest du nicht (Practice/Growth); du ownst die Hebel davor.

• Akquisitions‑Integration und Standort‑Aufnahme
• Verantworte die operative Übernahme von Mandantenstämmen aus akquirierten Einheiten — Datenüberleitung, Vertrags‑Sichtung, Honorar‑Anpassung, Kommunikation an die Mandantschaft.
• Koordiniere alle Integrations‑Workstreams ab Closing — Sequenzierung, 100‑Tage‑Plan, Nachhalten der Synergien.
• Die Durchführung liegt bei den

Fachteams: IT bei Tech Operations, HR bei People Operations, Finance bei der Finance‑Unit, das Fachliche bei der Practice.

Du orchestrierst und bist die operative Präsenz vor Ort — Mannschaft begleiten, Adoption treiben, auf Prozessebene coachen — die funktionale Ausführung führst du nicht selbst.

• Begleite die operative Mannschaft akquirierter Einheiten in den ersten Wochen und Monaten vor Ort — Briefings, Trainings, gemeinsame Mandantenarbeit, Coaching auf der Prozessebene.
• Sichere, dass die Integration den Business Case trägt: gemeinsam mit der Geschäftsführung verfolgst du die zugesagten operativen Synergien und triggerst Korrekturen, wenn etwas wegläuft.
• Bestandsoptimierung im laufenden Betrieb
• Arbeite die bestehenden Vogel‑Standorte systematisch durch — Mandant für Mandant, Workflow für Workflow, Mitarbeiter für Mitarbeiter — und hebe Prozessqualität, Mandantenservice und Auslastung kontinuierlich.
• Erkenne Frühwarnsignale im operativen Tagesgeschäft (Honorar‑Drift, Workflow‑Brüche, Eskalationen) und löse sie, bevor sie aus den Quartalsberichten sichtbar werden.
• Synchronisiere Best Practices zwischen den Standorten — was in Aalen funktioniert, gehört nach München, was in Schwäbisch Gmünd schiefläuft, wird gemeinsam mit den Owner‑Teams gerade gezogen.
• Identifiziere Best Practices aus akquirierten Einheiten, die besser sind als unsere eigenen, und führe sie in den Gesamtstandard zurück.
• Wenn Automation & AI oder Tech Operations einen neuen Prozess, ein Tool oder ein KI‑System ausrollen: Du schaust, wer es nutzt und wer nicht, gehst den Gründen nach und setzt dich mit genau diesen Menschen hin, um es mit ihnen gemeinsam zum Laufen zu bringen — nicht delegieren, sondern vormachen und mitmachen.

Erkenntnisse spiegelst du zurück in Automation & AI.

• Team‑Aufbau und Führung
• Baue ab Tag eins deine Associate‑Schicht auf — Associates Implementation & Operational Excellence, die mit dir vor Ort liefern.

Wie sich ihre Spezialisierung ausprägt — nach Geschäftsbereich (Rechnungswesen, Advisory, Payroll) oder nach Standort — entwickelt sich mit dem Aufbau und ist bewusst offen.

• Übernimm Sichtung, Interview, Conviction‑Empfehlung und Onboarding deiner Associates — Operating‑Profile mit Detail‑Hand und Reisebereitschaft, nicht reine Konzept‑Talente.
• Du übernimmst die disziplinarische Verantwortung für deine Associates in Abstimmung mit der Geschäftsführung — Performance‑Bewertungen, Eskalations‑Entscheidungen, Hiring‑Mitarbeit.
• Etabliere die Implementation‑Routinen über alle Standorte — Wochenrhythmus, Standards der Standort‑Dokumentation, Eskalations‑Pfade — die später auf weitere Akquisitionen ausgerollt werden.
• Deine Perspektiven

Was du nach 6 Monaten geliefert hast

• Du hast den 100‑Tage‑Plan für mindestens eine Integration durchgezogen — Mandanten‑Migration, Prozess‑Anpassung, IT‑Integration produktiv.
• Du hast in den bestehenden Standorten erste Bestandsoptimierungen produktiv gemacht — sichtbar in Workflow‑Qualität oder Mandanten‑Feedback.
• Du hast den ersten Associate Implementation & Operational Excellence eingestellt — Sichtung, Interview, Conviction‑Empfehlung, Onboarding.
• Du bist Eskalations‑Endpunkt für operative Standortthemen — Mandanten, Mitarbeitende, lokale Owner kennen dich und vertrauen dir.

Was du nach 12 Monaten geliefert hast

• Du hast mindestens zwei Integrationen verantwortet, davon eine in voller Eigenverantwortung mit messbarem Business‑Case‑Outcome.
• Du hast deine Implementation‑Schicht mit zwei bis drei Associates aufgebaut.

Du führst sie fachlich und disziplinarisch in Abstimmung mit der Geschäftsführung, hast eigene Quartals‑Feedback‑Gespräche durchlaufen.

• Du hast Best Practices aus akquirierten Einheiten und aus den Bestandsstandorten in den Vogel‑Standard zurückgeführt — sichtbar in Prozessen und Tooling.
• Du arbeitest sichtbar mit Geschäftsführung und Corporate Development an der Auswahl und Bewertung weiterer Akquisitionsziele aus Implementation‑Perspektive.

Was du nach 24 Monaten geliefert hast

• Du trägst die Implementation‑Funktion der Gruppe — mehrere parallele Integrationen unter dir, die Bestandsoptimierung läuft systematisch über alle Standorte, klare Eskalations‑Logik, eigenständige Entscheidungs‑Fähigkeit.
• Dein Team trägt das Wachstum — Mandatszahl und Standort‑Komplexität sind gestiegen, die Personalkurve ist flacher.
• Du bist konkreter Kandidat für die Senior‑Implementation‑Lead‑Stufe.
• Wohin sich die Stelle entwickelt

Der nächste Schritt ist Senior Implementation Lead — Verantwortung für mehrere parallele Integrations‑Programme und ein erweitertes Implementation‑Team. Über die Senior‑Stufe öffnet sich der Lead/Director‑Pfad entlang unseres Career Frameworks.

• Das bringst du mit
• Erfahrung & Track Record
• Du hast bestenfalls zwei bis drei Jahre in Implementation, Process Migration oder einem PMI‑Mandat in einer Beratung mit Integrations‑Schwerpunkt, einem Tech‑Scaleup mit M&A‑Aktivität oder einer Konzerntochter gearbeitet.
• Du hast einen exzellenten Studienabschluss in Wirtschaftswissenschaften, Wirtschaftsingenieurwesen, Wirtschaftsinformatik oder einem verwandten Fach.
• Du hast mindestens einmal eine Integration vor Ort verantwortet — nicht nur ein PMI‑Konzept geschrieben.
• Du hast schon einmal ein kleines Team fachlich angeleitet — Junior-Team‑Mitglieder, Praktikanten oder Werkstudenten reicht, formelles People‑Management ist nicht Voraussetzung.
• Profile, die nicht in das obige Raster passen, aber substanzielle Operating‑Tiefe mitbringen, sind ausdrücklich eingeladen — wir bewerten am Beitrag, nicht am Etikett.

Konkret: Steuerberater mit Operations‑Tiefe und nachweislichem Standort‑Aufbau im eigenen Lebenslauf; Industrieingenieur mit M&A‑Integrations‑Erfahrung in Mittelstandsumfeld; ehemaliger Founder mit Wechsel‑Wunsch in eine Aufbau‑Rolle.

Skills & Arbeitsweise

• Du arbeitest analytisch und strukturiert, kannst aber gleichzeitig im operativen Detail mit anpacken — Implementation ist beides.
• Du kannst dich schnell in operative Domänen einarbeiten, die dir bisher fremd sind — Steuerberatung, Lohnbuchführung, DATEV.

Du musst das nicht kennen, aber du wirst die Logik innerhalb weniger Wochen durchdringen.

• Du bist technisch versiert genug, um IT‑/Daten‑Migrationen zu steuern — du musst nicht selbst Code schreiben, aber du musst mit Engineers auf Augenhöhe sprechen können.
• Du arbeitest mit AI als selbstverständlichem Werkzeug für Prozessanalyse, Dokumentation und Workflow‑Optimierung.
• Du kommunizierst so, dass Mitarbeitende vor Ort dir vertrauen — du veränderst die Arbeitsweise von Menschen, die ihren Job seit Jahren machen.
• Du führst Junior‑Profile, ohne sie zu mikromanagen — Coaching, Conviction‑Empfehlung, klare Eskalations‑Logik.
• Mindset & Persönlichkeit
• Du hast eine Leidenschaft für Implementation — du fühlst dich wohl, wenn du den Sitz wechselst und vor Ort arbeitest, statt aus der Zentrale zu beraten.
• Du bringst die Reisebereitschaft mit, die ein Multi‑Standort‑Mandat erfordert — und genießt es, mit den jeweiligen Teams gemeinsam Probleme zu lösen.
• Du willst ein Team aufbauen und führen, nicht eine bestehende Funktion verwalten.
• Du bist komfortabel mit Ambiguität — Integrationen sind nie vollständig planbar, du triffst Entscheidungen unter Unsicherheit, statt zu warten.
• Du bringst die Demut mit, von Praktikern zu lernen. Die Steuerberaterin mit 20 Jahren Erfahrung weiß Dinge über ihre Prozesse, die in keinem Diagramm stehen.
• Du hast den Anspruch, in allem, was du ablieferst, den höchsten Standard zu setzen — nicht weil jemand es kontrolliert, sondern weil Mittelmaß dich persönlich stört.
• Was du bei uns nicht finden wirst
• Keine Prozessberatung, die Empfehlungen ausspricht und wieder geht. Du verantwortest die Umsetzung vor Ort, nicht nur die Konzeption.
• Keinen klassischen PMI-Beraterpfad ohne Operating‑Verantwortung.

Du gehst nicht zum nächsten Case — du besitzt die operative Entwicklung des Standorts langfristig, nicht nur bis zur Integration, und führst dein Team über Jahre.

• Kein Value‑Creation/ Transformation‑Mandat, das Hebel identifiziert und die Umsetzung anderen überlässt — auch nicht unter PMI- oder Transformation‑Etikett.

Du trägst die Umsetzung selbst, mit der Hand im Detail.

• Keine reine Konzept‑Rolle ohne Team‑Aufbau. Du baust deine Associate‑Schicht ab Tag eins selbst — wer reine Einzelkämpfer‑Rolle sucht, ist hier falsch.
• Keinen Ph D‑T Themen‑Spielplatz.

Du arbeitest an Integrationen und Standortoptimierungen, die in den nächsten zwölf Monaten produktiv tragen müssen — nicht an Konzepten ohne operative Folgen.

• Keine Partnergesellschaft mit konkurrierenden Eigeninteressen. Wir sind ein Unternehmen mit One‑Firm‑Logik — eine Marke, eine Kultur, eine Hiring‑Bar.
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