Special Projects Manager in Berlin

Bei voize glauben wir, dass das größte Geschenk für Frontline-Mitarbeiter Zeit ist - Zeit zum Kümmern, Verbinden und Präsenz zeigen. Heute geht diese Zeit durch Bürokratie und komplexe Systeme verloren, die sie von dem ablenken, was am wichtigsten ist: den Menschen. Unsere Vision ist es, dies zu ändern, indem wir KI-Begleiter entwickeln, die nahtlos digitale Arbeitsabläufe übernehmen. Wir ersetzen keine Menschen durch Technologie - wir verstärken ihren Einfluss.

Unsere Mission wird durch eine Series A-Finanzierung in Höhe von 50 Millionen US-Dollar unterstützt, die von Balderton Capital geleitet wird, mit Unterstützung von HV Capital, Y Combinator und anderen führenden VCs. Heute vertrauen über 2.000 Einrichtungen voize, und mehr als 200.000 Benutzer verlassen sich auf unseren KI-Begleiter, um ihre tägliche Arbeitslast zu erleichtern.

Ihre Mission: Starten Sie unsere Plattform der nächsten Generation, pünktlich und ohne Überraschungen. Als Special Projects Manager im CEO-Büro sind Sie für eines unserer wichtigsten Projekte von Anfang bis Ende verantwortlich, damit die neue Plattform pünktlich gestartet wird, die Kunden sicher wechseln und kein Team überrascht wird. Sie halten den Plan, die Abhängigkeiten, die Entscheidungen und die Bereitschaft jedes Teams und arbeiten eng mit unseren Gründern zusammen. Sobald der Start auf Kurs ist, übernehmen Sie das nächste Sonderprojekt aus dem CEO-Büro.

Ihr tägliches Geschäft - Kein Tag ist wie der andere:

• Führen Sie das Projektbetriebssystem: das Hub, die Aufgabenverfolgung, das Protokoll offener Fragen, wöchentliche Synchronisationen und Freitagsupdates, die jedes Team aufeinander abstimmen.
• Besitzen Sie den integrierten Plan über Produkt und Aufbau, Go-Live, Kunden und Pilotprojekte, Geschäftsmodell, Ankündigungen, Schulungen, rechtliche Aspekte und Datenschutz.
• Verfolgen Sie Entscheidungen, indem Sie offene Fragen in einseitige Entscheidungsbriefings umwandeln, diese rechtzeitig von der richtigen Person entscheiden lassen und Risiken frühzeitig mit klaren Optionen eskalieren.
• Steuern Sie die Bereitschaft in Vertrieb, Kundenservice, Support, Schulung und Lösungsengineering mit Playbooks, Briefings und dem öffentlichen Startleitfaden.
• Koordinieren Sie Pilotkunden und Berater mit unseren Gründern und planen Sie ab 2027 die Rollouts in Einrichtungen, damit diese reibungslos ohne Beteiligung der Gründer ablaufen.

Ihr Skillset - Was Sie mitbringen:

• Über 3 Jahre Erfahrung in der Leitung komplexer, mehrstufiger Softwareprojekte in einem hochstandardisierten Umfeld, wie z.B. Top-Tier-Consulting oder einer PMO- oder BizOps-Rolle in einem Scale-up.
• Haben Sie funktionsübergreifende Projekte von Anfang bis Ende geleitet.
• Strukturiertes Denken und Schreiben: Sie verwandeln Unklarheiten in einen Plan, ein Entscheidungsbriefing oder ein einseitiges Update - und KI spielt eine Schlüsselrolle in Ihrer täglichen Arbeit.
• Sie treiben wichtige Stakeholder, von Gründern über Ingenieure bis hin zu Entscheidungsträgern bei Kunden, zu Entscheidungen ohne formale Autorität und wissen, wann Sie eskalieren müssen.
• Ausführungsorientierung, geringe Eitelkeit und Diskretion: Sie erledigen die unglamouröse Arbeit und gehen mit hochsensiblen Informationen sorgfältig um.
• Deutsch und Englisch auf C1+-Niveau, wohnhaft in Berlin, 3-4 Tage vor Ort und bereit, zu Kundenstandorten in ganz Deutschland zu reisen.

Gemeinsam wachsen - was Sie bei voize erwarten können:

• Wir sind ein schnell wachsendes Startup, das bedeutet, dass Sie Herausforderungen angehen, schnell wachsen und einen echten Einfluss ausüben werden, um Frontline-Mitarbeitern mehr Zeit für Menschen zu geben.
• Wir fördern eine offene, kollaborative Kultur mit regelmäßigen Teamevents, egal ob Sie von unserem Büro in Berlin oder remote aus ganz Deutschland arbeiten.
• Werden Sie Mitgestalter unseres Erfolgs mit Aktienoptionen.
• Großzügige Vorteile: 30 Urlaubstage plus Ihren Geburtstag frei, Deutschland Transport Ticket, Urban Sports Club, regelmäßige Unternehmensausflüge und Zugang zu Lernplattformen wie Blinkist und Audible sowie kostenlose Sprachkurse.
• Sie entscheiden, wann Sie am besten arbeiten, das bedeutet flexible Arbeitszeiten und ein gutes hybrides Setup.

Bereit zu sprechen? Bewerben Sie sich jetzt! Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung und können es kaum erwarten, Sie kennenzulernen - egal wer Sie sind oder welchen Hintergrund Sie haben!