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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Manage back-office operations and support project teams in a dynamic event agency.
- Arbeitgeber: 42 INCENTIVE is a leading full-service agency creating unforgettable events for top international clients.
- Mitarbeitervorteile: Enjoy exclusive employee offers, travel discounts, and the chance to work on-site at exciting events.
- Warum dieser Job: Join a passionate team and enhance your organizational skills in a vibrant, international environment.
- Gewünschte Qualifikationen: You need a commercial or tourism qualification with 3+ years in MICE, tourism, or hospitality.
- Andere Informationen: Flexible part-time or full-time options available; perfect for those who thrive in fast-paced settings.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 36000 - 60000 € pro Jahr.
BackOffice Manager Incentives & Events (m/w/d)
42 INCENTIVE, ein Unternehmen der VOK DAMS Gruppe ist eine Full-Service-Agentur mit Sitz in Frankfurt am Main. Seit 15 Jahren kreieren wir einzigartige und unvergessliche Veranstaltungen jeglicher Größenordnung für unsere Kunden, wobei Incentives zu unserem Kerngeschäft gehören.
National und vor allem International.
Du bist engagiert und dazu ein organisatorisches Allroundtalent?
Dann bist Du bei uns genau richtig!
Ab sofort suchen wir zur Verstärkung unseres Teams in Frankfurt in Voll- oder Teilzeit (30-40 Std./Woche) einen
Backoffice Manager (m/w/d)
Was wir uns von dir wünschen:
- Du verfügst über eine kaufmännische oder touristische Berufsausbildung und einer mindestens 3-jährigen Berufserfahrung im Bereich MICE, Tourismus oder Hotellerie. Gerne kommst Du auch aus dem Bereich Administration, Einkauf, Buchhaltung oder Teamassistenz.
- Du arbeitest selbständig und zuverlässig mit internen und externen Leistungsträgern und hast keine Scheu, Dich international und in Englisch zu verständigen.
- Starke organisatorische Fähigkeiten, eine strukturierte Arbeitsweise und ein sicherer Umgang mit MS Office sind eine Selbstverständlichkeit für Dich.
Im Mittelpunkt deiner Aufgaben steht:
- Organisation und Koordination des gesamten Back-Office-Bereichs
- Verwaltung und Pflege von Datenbanken sowie Akten- und Dokumentenablage
- Unterstützung der Geschäftsführung und des Teams bei administrativen Aufgaben
- Rechnungsstellung, Kontenabstimmung und Bearbeitung von Ein- und
Ausgangsrechnungen
- Vorbereitung von Meetings, Erstellung von Protokollen und Berichten
- Korrespondenz mit Kunden und Lieferanten (E-Mails, Briefe, Telefonate)
- Terminkoordination und –überwachung
- Optimierung von internen Prozessen zur Steigerung der Effizienz
- Enge Zusammenarbeit mit dem Projekt-Team und der Buchhaltung für reibungslose Abläufe
- Koordination von Travel & Hotelmanagement
Was wir dir bieten:
- Ein spannendes Arbeitsumfeld in einer international arbeitenden Agentur im Frankfurter Osten
- Auf Wunsch auch On-Site Erfahrung bei Veranstaltungen vor Ort
- Wir arbeiten für attraktive und internationale Top Kunden & Marken
- Eine Zusammenarbeit mit einem sympathischen und engagierten Projektteam
- Exklusive Mitarbeiterangebote bei vielen großen Marken und Reisevergünstigungen (DRV-Mitglied)
Passt alles? Jackpot!
Bewirb Dich jetzt als Backoffice Manager (m/w/d)!
Wir freuen uns auf Deine aussagekräftige Bewerbung unter Angabe Deiner Gehaltsvorstellung und des frühestmöglichen Eintrittsdatums.
Am besten direkt hier!
#J-18808-Ljbffr
Back Office Manager Incentives & Events (m/w/d) Arbeitgeber: VOK DAMS EVENTS GMBH
Kontaktperson:
VOK DAMS EVENTS GMBH HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Back Office Manager Incentives & Events (m/w/d)
✨Tip Nummer 1
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit ehemaligen Kollegen oder Bekannten aus der MICE- und Eventbranche. Oftmals erfährt man über persönliche Kontakte von offenen Stellen, die nicht öffentlich ausgeschrieben sind.
✨Tip Nummer 2
Informiere dich über aktuelle Trends und Entwicklungen in der Eventbranche. Zeige in Gesprächen, dass du auf dem neuesten Stand bist und bringe eigene Ideen ein, wie man Prozesse optimieren kann.
✨Tip Nummer 3
Bereite dich gut auf das Vorstellungsgespräch vor, indem du dir spezifische Fragen über die Agentur und deren Projekte überlegst. Das zeigt dein Interesse und deine Motivation für die Position.
✨Tip Nummer 4
Sei proaktiv und zeige Initiative! Wenn du die Möglichkeit hast, während des Bewerbungsprozesses Fragen zu stellen oder Vorschläge zu machen, nutze diese Chance, um dich von anderen Bewerbern abzuheben.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Back Office Manager Incentives & Events (m/w/d)
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Unternehmensrecherche: Informiere dich über 42 INCENTIVE und die VOK DAMS Gruppe. Besuche ihre Website, um mehr über ihre Projekte, Werte und die Unternehmenskultur zu erfahren.
Anpassung der Bewerbungsunterlagen: Stelle sicher, dass dein Lebenslauf und dein Anschreiben auf die spezifischen Anforderungen der Stelle als Back Office Manager zugeschnitten sind. Betone deine organisatorischen Fähigkeiten und relevante Erfahrungen im MICE-Bereich.
Motivationsschreiben: Verfasse ein überzeugendes Motivationsschreiben, in dem du erklärst, warum du die ideale Person für diese Position bist. Gehe auf deine Erfahrungen in der Verwaltung und deine Fähigkeit zur effizienten Prozessoptimierung ein.
Bewerbung einreichen: Reiche deine vollständigen Bewerbungsunterlagen direkt über die Website von StudySmarter ein. Achte darauf, dass alle Dokumente gut formatiert und fehlerfrei sind, bevor du sie hochlädst.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei VOK DAMS EVENTS GMBH vorbereitest
✨Zeige deine organisatorischen Fähigkeiten
Bereite dich darauf vor, konkrete Beispiele für deine organisatorischen Fähigkeiten zu nennen. Überlege dir, wie du in der Vergangenheit komplexe Aufgaben oder Projekte erfolgreich koordiniert hast und präsentiere diese Erfahrungen im Interview.
✨Vertrautheit mit MS Office
Da ein sicherer Umgang mit MS Office erwartet wird, solltest du dich auf Fragen zu spezifischen Programmen wie Excel oder PowerPoint vorbereiten. Zeige, dass du diese Tools effektiv nutzen kannst, um Daten zu verwalten und Präsentationen zu erstellen.
✨Internationale Kommunikation
Da die Position internationale Kommunikation erfordert, sei bereit, über deine Erfahrungen im Umgang mit internationalen Kunden oder Partnern zu sprechen. Betone deine Englischkenntnisse und wie du diese in der Vergangenheit eingesetzt hast.
✨Prozessoptimierung
Bereite dich darauf vor, Ideen zur Optimierung interner Prozesse zu diskutieren. Überlege dir, welche Methoden oder Strategien du in früheren Positionen angewendet hast, um die Effizienz zu steigern, und bringe diese Vorschläge ins Gespräch.
