Finde einen Job 
Finde eine Ausbildung 
Top Arbeitgeber 
Top Universitäten 
Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Koordiniere Veranstaltungen und sorge für einen reibungslosen Ablauf aller Kurse.
- Arbeitgeber: Die vhs Stuttgart ist die größte Volkshochschule in Baden-Württemberg mit über 5.000 Veranstaltungen jährlich.
- Mitarbeitervorteile: Genieße ein kostenloses Deutschlandticket, Bikeleasing und ein jährliches Fortbildungsbudget von 660 EUR.
- Warum dieser Job: Werde Teil eines engagierten Teams und gestalte Bildungserlebnisse für über 200.000 Teilnehmer jährlich.
- Gewünschte Qualifikationen: Abgeschlossene Ausbildung im kaufmännischen oder technischen Bereich und Erfahrung in der Veranstaltungsorganisation erforderlich.
- Andere Informationen: Flexible Arbeitszeiten und die Möglichkeit zur persönlichen und beruflichen Weiterentwicklung.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 36000 - 60000 € pro Jahr.
Mit einem Jahresprogramm von rund 5.000 Veranstaltungen ist die volkshochschule stuttgart die größte in Baden-Württemberg und gehört zu den größten Volkshochschulen in Deutschland. Als öffentliche, von der Landeshauptstadt Stuttgart geförderte Weiterbildungseinrichtung stellt sie ein breit gefächertes Bildungsangebot bereit.
Die volkshochschule stuttgart sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Teamkoordination (m/w/d) Veranstaltungsorganisation in Vollzeit (100 % / 39 Wochenstunden). Das Sachgebiet Veranstaltungskoordination ist verantwortlich für die Organisation und Durchführung aller Kurse und Veranstaltungen der vhs stuttgart.
- Erstellung der Raumplanung für alle Unterrichtsorte und digitale Unterrichtsräume
- Sicherstellung des reibungslosen Kurs- und Veranstaltungsbetriebs an allen Unterrichtsorten
- Mitwirkung an Vorababsprachen sowie Betreuung von Highlight-Veranstaltungen
- Personaleinsatzplanung sowie Koordination der Servicemitarbeitenden und deren Aufgaben an allen Veranstaltungsorten
- Mitwirkung bei der Einstellung von geringfügig Beschäftigten
- Sicherstellung und Einhaltung der festgelegten Vorgehensweisen
- Mitwirkung bei der Optimierung und Anpassung der Strukturen und Abläufe im Bereich Veranstaltungsorganisation
- Kommunikation innerhalb und außerhalb des Teams
- Mitarbeit im Team Veranstaltungsorganisation bei der Kurs- und Raumbetreuung
- Unterstützung der Sachgebietsleitung Veranstaltungskoordination (VAK) und deren Stellvertretung bei Einzelaufgaben
Voraussetzungen:
- Abgeschlossene Ausbildung im kfm. oder techn. Bereich
- Technisches Verständnis
- Mehrjährige Erfahrung im Bereich Veranstaltungsorganisation, Hotellerie, Gastronomie, Messe o.ä.
- Erfahrung in der Teamführung
- Fundierte Kenntnisse im Umgang mit digitalen Unterrichtsmedien
- Sicherer Umgang mit MS-Office und die Bereitschaft, sich in das Verwaltungsprogramm Kufer einzuarbeiten
Persönliche Fähigkeiten:
- Selbstständige und strukturierte Arbeitsweise
- Organisationsfähigkeit
- Fähigkeit, andere Menschen anzuleiten
- Serviceorientierung, interkulturelle Kompetenzen und Kundenfreundlichkeit
- Ausgeprägte Teamfähigkeit
- Bereitschaft zu Arbeitszeiten außerhalb der Kernarbeitszeiten und bei Bedarf an Wochenenden
- Teilnahme an Fortbildungen zur persönlichen und beruflichen Weiterentwicklung
- Hohe digitale Affinität und Interesse an KI
- Führerschein Klasse B
Wir bieten:
- Eine sinnstiftende und vielseitige Tätigkeit
- Einen wert(e)vollen Arbeitsplatz mitten in der Stuttgarter City
- Ein kollegiales Team
- Eine arbeitgeberfinanzierte betriebliche Altersversorgung sowie vermögenswirksame Leistungen
- Kostenfreies Deutschlandticket für den ÖPNV und Bikeleasing
- Vielfältiges Fortbildungsangebot im eigenen Haus
- Jahresguthaben von jährlich 660 EUR, das nach persönlichem Interesse für Kurse aus dem Programm der vhs stuttgart genutzt werden kann
Kontaktperson:
volkshochschule stuttgart e.V. HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Teamkoordination Veranstaltungsorganisation (m/w/d)
✨Tip Nummer 1
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit Freunden, Bekannten oder ehemaligen Kollegen, die in der Veranstaltungsorganisation tätig sind. Oftmals erfährt man durch persönliche Kontakte von offenen Stellen oder erhält wertvolle Tipps zur Bewerbung.
✨Tip Nummer 2
Informiere dich über aktuelle Trends und Entwicklungen in der Veranstaltungsorganisation. Zeige in Gesprächen oder Interviews, dass du auf dem neuesten Stand bist und innovative Ideen einbringen kannst, um die Abläufe zu optimieren.
✨Tip Nummer 3
Bereite dich auf mögliche Fragen zur Teamkoordination vor. Überlege dir konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Erfahrung, die deine Organisationsfähigkeit und Teamführungskompetenz unter Beweis stellen.
✨Tip Nummer 4
Zeige deine digitale Affinität! Informiere dich über die digitalen Medien, die in der Veranstaltungsorganisation verwendet werden, und sei bereit, deine Kenntnisse in diesem Bereich während des Gesprächs zu demonstrieren.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Teamkoordination Veranstaltungsorganisation (m/w/d)
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Stelle deine Motivation klar: Erläutere in deinem Bewerbungsschreiben, warum du dich für die Teamkoordination in der Veranstaltungsorganisation interessierst. Gehe auf deine Leidenschaft für Bildung und Veranstaltungen ein und wie du zur vhs Stuttgart beitragen kannst.
Hebe relevante Erfahrungen hervor: Betone deine mehrjährige Erfahrung im Bereich Veranstaltungsorganisation oder verwandten Bereichen wie Hotellerie oder Gastronomie. Nenne konkrete Beispiele, die deine Fähigkeiten in der Organisation und Koordination von Veranstaltungen belegen.
Technische Fähigkeiten betonen: Da die Stelle technisches Verständnis erfordert, solltest du deine Kenntnisse im Umgang mit digitalen Unterrichtsmedien und MS-Office klar darstellen. Erwähne auch deine Bereitschaft, dich in neue Verwaltungsprogramme einzuarbeiten.
Teamfähigkeit und Serviceorientierung: Zeige in deinem Anschreiben, dass du teamfähig bist und über interkulturelle Kompetenzen verfügst. Beschreibe, wie du andere anleitest und einen serviceorientierten Umgang pflegst, um den reibungslosen Ablauf der Veranstaltungen zu gewährleisten.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei volkshochschule stuttgart e.V. vorbereitest
✨Bereite dich auf die spezifischen Anforderungen vor
Informiere dich über die Aufgaben der Teamkoordination in der Veranstaltungsorganisation. Überlege dir, wie deine bisherigen Erfahrungen in der Veranstaltungsorganisation oder im Servicebereich dir helfen können, diese Rolle erfolgreich auszufüllen.
✨Zeige deine Organisationsfähigkeiten
Bereite Beispiele vor, die deine Fähigkeit zur Organisation und Koordination von Veranstaltungen demonstrieren. Erkläre, wie du in der Vergangenheit Herausforderungen gemeistert hast und welche Strategien du angewendet hast, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten.
✨Betone deine Teamfähigkeit
Da die Position viel Teamarbeit erfordert, solltest du konkrete Beispiele nennen, wie du in der Vergangenheit erfolgreich im Team gearbeitet hast. Zeige, dass du in der Lage bist, andere anzuleiten und eine positive Teamdynamik zu fördern.
✨Sei bereit für technische Fragen
Da technisches Verständnis und der Umgang mit digitalen Medien wichtig sind, bereite dich darauf vor, Fragen zu deiner Erfahrung mit digitalen Unterrichtsmedien und Software wie MS-Office zu beantworten. Zeige deine Bereitschaft, dich in neue Programme einzuarbeiten.
