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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Koordination und Organisation von über 5.000 Veranstaltungen jährlich.
- Arbeitgeber: Die vhs Stuttgart ist die größte Volkshochschule in Baden-Württemberg.
- Mitarbeitervorteile: Kostenfreies Deutschlandticket, Bikeleasing und betriebliche Altersversorgung.
- Warum dieser Job: Gestalte Bildung und Kultur in einem dynamischen Team mit vielfältigen Entwicklungsmöglichkeiten.
- Gewünschte Qualifikationen: Abgeschlossene Ausbildung im kaufmännischen oder technischen Bereich, Erfahrung in der Veranstaltungsorganisation.
- Andere Informationen: Flexible Arbeitszeiten und die Möglichkeit zur Weiterbildung.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 36000 - 60000 € pro Jahr.
Mit einem Jahresprogramm von rund 5.000 Veranstaltungen ist die volkshochschule stuttgart die größte in Baden-Württemberg und gehört zu den größten Volkshochschulen in Deutschland. Als öffentliche, von der Landeshauptstadt Stuttgart geförderte Weiterbildungseinrichtung stellt sie ein breit gefächertes Bildungsangebot bereit.
Die volkshochschule stuttgart sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Teamkoordination (m/w/d) Veranstaltungsorganisation in Vollzeit (100 % / 39 Wochenstunden). Das Sachgebiet Veranstaltungskoordination ist verantwortlich für die Organisation und Durchführung aller Kurse und Veranstaltungen der vhs stuttgart. Es koordiniert die verschiedenen Angebote und sorgt für einen reibungslosen Ablauf, von der Raumbuchung bis hin zur technischen Ausstattung.
Der Bereich Veranstaltungsorganisation ist zuständig für die Ausstattung der Unterrichtsräume inkl. der digitalen Medientechnik und ist die erste Anlaufstelle für unsere Kursleiter*innen. Wir sorgen dafür, dass unsere Kurse und Veranstaltungen in den dafür am besten geeigneten Räumen mit bestmöglicher Ausstattung stattfinden können.
- Erstellung der Raumplanung für alle Unterrichtsorte und digitale Unterrichtsräume
- Sicherstellung des reibungslosen Kurs- und Veranstaltungsbetriebs an allen Unterrichtsorten
- Mitwirkung an Vorababsprachen sowie Betreuung von Highlight-Veranstaltungen
- Personaleinsatzplanung sowie Koordination der Servicemitarbeitenden und deren Aufgaben an allen Veranstaltungsorten
- Mitwirkung bei der Einstellung von geringfügig Beschäftigten
- Sicherstellung und Einhaltung der festgelegten Vorgehensweisen
- Mitwirkung bei der Optimierung und Anpassung der Strukturen und Abläufe im Bereich Veranstaltungsorganisation
- Kommunikation innerhalb und außerhalb des Teams
- Mitarbeit im Team Veranstaltungsorganisation bei der Kurs- und Raumbetreuung
- Unterstützung der Sachgebietsleitung Veranstaltungskoordination (VAK) und deren Stellvertretung bei Einzelaufgaben
Abgeschlossene Ausbildung im kfm. oder techn. Bereich, technisches Verständnis, mehrjährige Erfahrung im Bereich Veranstaltungsorganisation, Hotellerie, Gastronomie, Messe o.ä., Erfahrung in der Teamführung, fundierte Kenntnisse im Umgang mit digitalen Unterrichtsmedien, sicherer Umgang mit MS-Office und die Bereitschaft, sich in das Verwaltungsprogramm Kufer einzuarbeiten.
Persönlich zeichnen Sie folgende Fähigkeiten aus:
- Selbstständige und strukturierte Arbeitsweise
- Organisationsfähigkeit
- Fähigkeit, andere Menschen anzuleiten
- Serviceorientierung, interkulturelle Kompetenzen und Kundenfreundlichkeit
- Ausgeprägte Teamfähigkeit
- Bereitschaft zu Arbeitszeiten außerhalb der Kernarbeitszeiten und bei Bedarf an Wochenenden
- Teilnahme an Fortbildungen zur persönlichen und beruflichen Weiterentwicklung
- Hohe digitale Affinität und Interesse an KI
- Führerschein Klasse B
Wir bieten eine sinnstiftende und vielseitige Tätigkeit, einen wert(e)vollen Arbeitsplatz mitten in der Stuttgarter City, ein kollegiales Team, eine arbeitgeberfinanzierte betriebliche Altersversorgung sowie vermögenswirksame Leistungen, ein kostenfreies Deutschlandticket für den ÖPNV und Bikeleasing, ein vielfältiges Fortbildungsangebot im eigenen Haus sowie ein Jahresguthaben von jährlich 660 EUR, das nach persönlichem Interesse für Kurse aus dem Programm der vhs stuttgart genutzt werden kann.
Kontaktperson:
volkshochschule stuttgart e.V. HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Teamkoordination Veranstaltungsorganisation (m/w/d)
✨Netzwerken ist der Schlüssel
Nutze Plattformen wie LinkedIn oder Xing, um mit Fachleuten aus der Veranstaltungsorganisation in Kontakt zu treten. Besuche lokale Events oder Messen, um direkt mit potenziellen Kollegen und Vorgesetzten ins Gespräch zu kommen.
✨Zeige deine Organisationstalente
Bereite dich darauf vor, konkrete Beispiele für deine organisatorischen Fähigkeiten zu teilen. Überlege dir, welche Herausforderungen du in der Vergangenheit gemeistert hast und wie du diese Erfahrungen in die neue Rolle einbringen kannst.
✨Technisches Know-how hervorheben
Da die Stelle technisches Verständnis erfordert, solltest du dich mit den gängigen digitalen Unterrichtsmedien und Verwaltungsprogrammen vertraut machen. Zeige in Gesprächen, dass du bereit bist, dich in neue Systeme einzuarbeiten.
✨Flexibilität und Teamgeist betonen
Bereite dich darauf vor, deine Flexibilität und Teamfähigkeit zu demonstrieren. Teile Beispiele, wie du in der Vergangenheit erfolgreich im Team gearbeitet hast und wie du dich an wechselnde Arbeitszeiten angepasst hast.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Teamkoordination Veranstaltungsorganisation (m/w/d)
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Stelle deine Motivation klar: Beginne dein Bewerbungsschreiben mit einer klaren und überzeugenden Darstellung deiner Motivation für die Position der Teamkoordination in der Veranstaltungsorganisation. Erkläre, warum du dich für die Volkshochschule Stuttgart interessierst und was dich an der Arbeit dort reizt.
Hebe relevante Erfahrungen hervor: Betone in deinem Lebenslauf und Anschreiben deine mehrjährige Erfahrung im Bereich Veranstaltungsorganisation, Hotellerie oder Gastronomie. Nenne konkrete Beispiele, die deine Fähigkeiten in der Teamführung und Organisation unter Beweis stellen.
Technische Fähigkeiten betonen: Da technisches Verständnis und der Umgang mit digitalen Unterrichtsmedien wichtig sind, solltest du in deiner Bewerbung spezifische Programme oder Technologien erwähnen, mit denen du bereits gearbeitet hast. Dies zeigt deine Eignung für die Stelle.
Persönliche Eigenschaften darstellen: Verdeutliche in deinem Anschreiben, wie deine persönlichen Eigenschaften wie Selbstständigkeit, Organisationsfähigkeit und Teamfähigkeit zu der ausgeschriebenen Position passen. Verwende Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, um diese Eigenschaften zu untermauern.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei volkshochschule stuttgart e.V. vorbereitest
✨Bereite dich auf die spezifischen Anforderungen vor
Informiere dich über die verschiedenen Aspekte der Veranstaltungsorganisation, die in der Stellenbeschreibung erwähnt werden. Zeige, dass du die Abläufe verstehst und bereit bist, diese zu optimieren.
✨Hebe deine Teamfähigkeit hervor
Da die Position eine enge Zusammenarbeit im Team erfordert, solltest du Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung nennen, die deine Fähigkeit zur Teamarbeit und Führung unter Beweis stellen.
✨Technisches Verständnis demonstrieren
Bereite dich darauf vor, Fragen zu digitalen Medien und technischen Anforderungen zu beantworten. Zeige, dass du mit den gängigen Tools vertraut bist und bereit bist, dich in neue Programme einzuarbeiten.
✨Serviceorientierung betonen
Die Volkshochschule legt Wert auf Kundenfreundlichkeit. Bereite Beispiele vor, die deine Serviceorientierung und interkulturellen Kompetenzen verdeutlichen, um zu zeigen, dass du die Bedürfnisse der Teilnehmenden verstehst.
