Assistenz der Außendienstleitung Allgemeiner Ordnungsdienst (m/w/d)

Friedrichshain-Kreuzberg lebt von Vielfalt, Ideen und Zusammenhalt. Wir sorgen dafür, dass dieser Kiez für alle lebenswert bleibt – Tag für Tag. Dafür brauchen wir Sie. Bei uns arbeiten Sie mitten im Geschehen, in einem Team, das so bunt ist wie der Bezirk selbst. Sie wünschen sich Sicherheit, Sinn und die Chance, direkt in Ihrem Umfeld etwas zu bewegen? Finden Sie bei uns! Gemeinsam gestalten wir Verwaltung neu: bürgernah, modern und nachhaltig – ob in Sozialarbeit, Kulturförderung oder Bürgerdiensten. Egal ob Verwaltungstalent oder Quereinsteiger*in: Wir suchen Menschen, die Verantwortung übernehmen und den Kiez mitgestalten wollen. Dabei zählen Ihr Engagement, Ihre Haltung und Ihre Lust, Dinge besser zu machen.

Entgeltgruppe: E9a TV-L

Arbeitszeit: 39,4 Wochenstunden; vollzeitnahe Teilzeit ist möglich

Die Assistenz der Außendienstleitung im Allgemeinen Ordnungsdienst unterstützt die Leitung in administrativen und organisatorischen Aufgaben. Sie trägt zur effizienten Steuerung der Abläufe bei, sichert die Einhaltung von Vorgaben und fungiert als Schnittstelle zu internen und externen Stellen.

Zu den wesentlichen Aufgaben gehören:

• Administrative und organisatorische Unterstützung der Außendienstleitung
• Mitwirkung bei Planung, Steuerung und Vertretung in Besprechungen
• Terminplanung, -koordination und Protokollführung
• Postbearbeitung, Aktenführung und Dokumentenmanagement
• Vorbereitung von Berichten, Stellungnahmen und Dienstanweisungen
• Unterstützung bei der Koordination von Einsätzen mit externen Partnern
• Ansprechperson für Mitarbeitende bei organisatorischen Fragen
• Schnittstellenmanagement zu internen und externen Bereichen
• Mitwirkung bei Einsatz-, Dienst- und Urlaubsplanung
• Erstellung von Statistiken, Auswertungen und Lageberichten
• Mitwirkung bei Jahresberichten und Organisationsunterlagen
• Unterstützung bei Qualitätssicherung und Prozessoptimierung
• Überwachung von Vorschriften, Dienstanweisungen und Fristen
• Mitwirkung bei Fortbildungsplanung und deren Umsetzung
• Bearbeitung von Beschwerden sowie Unterstützung bei Beschaffung
• Mitwirkung bei Strafanträgen sowie organisatorischen Nachweisen

Ihr Profil:

• Erfolgreich abgeschlossene Ausbildung zum / zur Verwaltungsfachangestellten, zur Kauffrau / zum Kaufmann für Bürokommunikation oder vergleichbaren Ausbildungsberufen.
• Es kommen auch Beschäftigte mit einem abgeschlossenen Verwaltungslehrgang I oder vergleichbarer Qualifizierung in Betracht.
• Beschäftigte mit einer erfolgreich abgeschlossenen Berufsausbildung zur Fachkraft für Schutz und Sicherheit.
• Personen, die aufgrund ihrer mehrjährigen Berufserfahrung bei der Bundeswehr, der Polizei, dem Zoll oder im Öffentlichen Dienst (mit Aufgaben der Gefahrenabwehr) gleichwertige Fähigkeiten und Erfahrungen besitzen und eine sonstige abgeschlossene Ausbildung oder Studienabschluss besitzen (Nachweis erforderlich).
• Uneingeschränkte Außendienst- und Schichtdiensttauglichkeit sowie Bereitschaft zur Teilnahme an Einsätzen erforderlich.
• Mehrjährige Berufserfahrung im Allgemeinen Ordnungsdienst erwünscht.
• Abgeschlossener Qualifizierungslehrgang Allgemeiner Ordnungsdienst erwünscht.
• Erfahrung im Umgang mit anderen Behörden oder Institutionen erwünscht.
• Kenntnisse im Umgang mit Statistiken/Kennzahlen sowie Controlling erwünscht.
• Führerschein Kl. B erwünscht.
• Fremdsprachenkenntnisse erwünscht.

Wir schätzen und fördern die Vielfalt und Chancengleichheit und heißen daher Bewerbungen unabhängig von Geschlecht, Lebensalter, Behinderungen, dem ethnischen Hintergrund, der Religion und Weltanschauung oder der sexuellen Orientierung willkommen. Insbesondere Bewerbungen von Menschen mit Behinderungen sowie Menschen mit Migrationsgeschichte sind ausdrücklich erwünscht. Bei gleichwertiger Qualifikation werden schwerbehinderte und diesen gleichgestellten Menschen bevorzugt eingestellt sowie Menschen mit Migrationshintergrund in besonderem Maße berücksichtigt.

Kosten (einschl. Fahrtkosten etc.) im Zusammenhang mit der Bewerbung können nicht erstattet werden.

Vollständige erforderliche Bewerbungsunterlagen:

• Anschreiben
• tabellarischer Lebenslauf (inklusive Angabe Ihrer Telefonnummer)
• Nachweis über geforderte Qualifikation
• aktuelle Beurteilung oder ggf. Arbeitszeugnis
• Nachweise über die Gleichwertigkeit bei ausländischen Bildungsabschlüssen
• ggf. unterschriebene Einverständniserklärung zur Einsichtnahme in die Personalakte

Kontaktperson für organisatorische und fachliche Fragen: Frau Schneider.

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