Office Manager*in der Direktion (m/w/d)

Die Stiftung Zentral- und Landesbibliothek Berlin (ZLB) ist mit jährlich über 1,2 Millionen Besucher*innen die größte und meistbesuchte Öffentliche Bibliothek Deutschlands. An unseren beiden Standorten – der Amerika-Gedenkbibliothek und der Berliner Stadtbibliothek - bieten wir ein vielfältiges Angebot an Medien, Veranstaltungen und digitalen Services. Mit etwa 350 Beschäftigten gestalten wir die Zukunft des Wissens, fördern Bildung, ermöglichen kulturelle Teilhabe und schaffen Räume für gesellschaftlichen Austausch.

Aufgaben

• Sie unterstützen das Team der Direktion und sind Teil eines größeren Teams aus Office-Manager*innen in der gesamten ZLB.
• Sie organisieren das Büro eigenverantwortlich und stellen einen reibungslosen Ablauf der administrativen und organisatorischen Prozesse sicher, insbesondere durch Terminmanagement, Wiedervorlagen, Korrespondenz, telefonische Kommunikation und Recherchen.
• Sie planen, koordinieren und begleiten Sitzungen sowie Besprechungen, einschließlich der Vor- und Nachbereitung, Protokollführung sowie der Verwaltung von Besprechungsräumen und Ausstattung.
• Sie übernehmen das digitale Dokumentenmanagement sowie die strukturierte Ablage und erstellen Unterlagen wie PowerPoint-Präsentationen, Protokolle und weitere Dokumente.
• Sie organisieren Dienstreisen einschließlich der Reisekostenabrechnung.
• Sie unterstützen bei allgemeinen Verwaltungsvorgängen, insbesondere in den Bereichen Beschaffung, Vertragswesen, Rechnungsbearbeitung, Personalangelegenheiten, Fortbildungen und Adressdatenbankpflege.
• Sie wirken bei Aufgaben der dezentralen Budgetierung mit, insbesondere bei der Belegverwaltung, Budgetüberwachung sowie bei Abrechnungen im Rahmen der vorbereitenden Buchhaltung.
• Sie unterstützen Projekte durch organisatorische, administrative und koordinierende Tätigkeiten.

Profil

• Sie haben Ihre Berufsausbildung erfolgreich abgeschlossen (z. B. zur/zum Verwaltungsfachangestellten oder Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement) oder können eine gleichwertige Qualifikation aufgrund einschlägiger Berufserfahrung vorweisen. Zudem verfügen Sie über mehrjährige Berufserfahrung in einer fachlich entsprechenden Position.
• Sie verfügen über umfassende Kenntnisse und praktische Erfahrungen im Bereich der Büroorganisation.
• Sie gehen sicher und routiniert mit den gängigen MS-Office-Anwendungen um, insbesondere mit Outlook, Word, Excel und PowerPoint.
• Sie beherrschen die deutsche Rechtschreibung sicher und wenden grundlegende schreibtechnische Normen für die Textverarbeitung zuverlässig an.
• Sie verfügen über gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Sie bringen idealerweise Kenntnisse der Landeshaushaltsordnung, der Vergaberichtlinien sowie des Bundesreisekostengesetzes mit.
• Sie bringen Kontaktfreude, hohe soziale Kompetenz und ein sehr gutes mündliches sowie schriftliches Ausdrucksvermögen mit.
• Sie arbeiten eigenständig, zuverlässig und strukturiert und überzeugen durch ausgeprägtes Planungs- und Organisationstalent.
• Sie zeichnen sich durch hohes persönliches Engagement, Loyalität und Diskretion aus.

Benefits

Die ZLB fördert aktiv die Gleichstellung aller Mitarbeiter*innen. Wir wertschätzen Vielfalt und begrüßen daher alle Bewerbungen - unabhängig von kultureller und sozialer Herkunft, Alter, Religion, Weltanschauung, Behinderung, geschlechtlicher oder sexueller Identität. Anerkannt schwerbehinderte Bewerber*innen und ihnen Gleichgestellte werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt. Personen mit Migrations- oder Fluchtgeschichte werden besonders ermutigt, sich zu bewerben.

Weitere Informationen über die Stiftung Zentral- und Landesbibliothek Berlin erhalten Sie unter.