Auf einen Blick
- Aufgaben: Organisiere und koordiniere wichtige Termine und Dokumente im Amt für Soziales.
- Unternehmen: Bezirksamt Friedrichshain-Kreuzberg, ein Ort der Vielfalt und des Zusammenhalts.
- Vorteile: Sicherer Job im öffentlichen Dienst mit flexiblen Arbeitszeiten und wertschätzendem Arbeitsklima.
- Weitere Informationen: Vielfältige Bewerbungen sind willkommen, besonders von Menschen mit Migrationsgeschichte.
- Warum dieser Job: Gestalte aktiv die Verwaltung und mache einen Unterschied in deinem Kiez.
- Qualifikationen: Abgeschlossene Ausbildung im Verwaltungsbereich oder vergleichbare Qualifikation erforderlich.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 35000 - 45000 € pro Jahr.
Friedrichshain‑Kreuzberg lebt von Vielfalt, Ideen und Zusammenhalt. Wir sorgen dafür, dass dieser Bezirk für alle lebenswert bleibt – Tag für Tag. Dafür brauchen wir Sie. Bei uns arbeiten Sie mitten im Geschehen, in einem Team, das so bunt ist wie der Bezirk selbst. Sie wünschen sich Sicherheit, Sinn und die Chance, direkt in Ihrem Umfeld etwas zu bewegen? Finden Sie bei uns! Gemeinsam gestalten wir Verwaltung neu: bürgernah, modern und nachhaltig – ob in Sozialarbeit, Kulturförderung oder Bürgerdiensten. Egal ob Verwaltungstalent oder Quereinsteiger*in: Wir suchen Menschen, die Verantwortung übernehmen und den Kiez mitgestalten wollen. Dabei zählen Ihr Engagement, Ihre Haltung und Ihre Lust, Dinge besser zu machen. WORK AS YOU ARE – im Bezirksamt Friedrichshain‑Kreuzberg.
Sie sind vertraut mit dem PC, arbeiten gerne im Büro, können gut organisieren und verwalten? Sie verfügen über ein gepflegtes und selbstbewusstes Auftreten, kommunizieren gerne mit Klient*innen – auch am Telefon – und sind loyal und verschwiegen? Dann suchen wir Sie für das Sekretariat der Amtsleitung des Amtes für Soziales! Es erwartet Sie ein angenehmes und wertschätzendes Arbeitsklima mit flexiblen Arbeitszeiten und ein sicherer Job im öffentlichen Dienst.
Entgeltgruppe: E6 TV‑L (Bewertungsvermutung)
Arbeitszeit: Vollzeit mit 39,4 Wochenstunden / vollzeitnahe Teilzeit möglich
besetzbar: ab sofort, unbefristet
Ihre Aufgaben
- Organisatorische Angelegenheiten: Sichtung und Bearbeitung von Posteingang, E‑Mail-Postfach des Amtes für Soziales und der Amtsleitung nach Dringlichkeit; Führen des Terminkalenders, Terminkoordinierung und -kontrolle für die Amtsleitung; Zusammenstellung von Sitzungsunterlagen, organisatorische Vor- und Nachbereitung von Sitzungen und Besprechungen, Führen von Sitzungsprotokollen; Koordination der Bearbeitung von Stellungnahmen und Anfragen für politische Gremien und Überwachung der Fristeinhaltung sowie Dokumentation und Ablage.
- Beschwerdemanagement und Öffentlichkeitsarbeit: Koordination, Dokumentation und Überwachung des Bearbeitungsprozesses von mündlichen und schriftlichen Beschwerden, insb. Aufnahme und Eingangsbestätigung, Weiterleitung an zuständigen Fachbereich, Fristsetzung und Fristüberwachung, Erstellung oder Korrektur von Antwortschreiben der Amtsleitung; eigenständiges Beantworten in einfachen Fällen grundsätzlicher Bedeutung; telefonische Auskunftserteilung zu Fragen des Amtes allgemein; Überprüfung der Darstellung des Amtes für Soziales im Internet/Intranet und Einpflegen von Änderungen.
Eine ausführliche Beschreibung des Aufgabengebietes finden Sie unter dem Button "weitere Informationen". Im Auswahlgespräch werden insbesondere die darin am höchsten gewichteten Kompetenzen geprüft.
Ihr Profil
- Tarifbeschäftigte: Erfolgreich abgeschlossene Ausbildung zum / zur Verwaltungsfachangestellten, zur Kauffrau / zum Kaufmann für Bürokommunikation oder vergleichbaren Ausbildungsberufen. Es kommen auch Beschäftigte mit einem abgeschlossenen Verwaltungslehrgang I oder vergleichbarer Qualifizierung in Betracht.
- Berufserfahrung im Bereich von Sekretariatsaufgaben erforderlich.
- Berufserfahrung in einem Vor- oder Geschäftszimmer bzw. einer Anmeldung erwünscht.
Hinweise zum Bewerbungsverfahren und Ansprechpersonen
Wir schätzen und fördern die Vielfalt und Chancengleichheit und heißen daher Bewerbungen unabhängig von Geschlecht, Lebensalter, Behinderungen, dem ethnischen Hintergrund, der Religion und Weltanschauung oder der sexuellen Orientierung willkommen. Insbesondere Bewerbungen von Menschen mit Behinderungen sowie Menschen mit Migrationsgeschichte sind ausdrücklich erwünscht. Bei gleichwertiger Qualifikation werden schwerbehinderte und diesen gleichgestellten Menschen bevorzugt eingestellt sowie Menschen mit Migrationshintergrund in besonderem Maße berücksichtigt.
vollständige erforderliche Bewerbungsunterlagen:
- Anschreiben
- tabellarischer Lebenslauf (inklusive Angabe Ihrer Telefonnummer)
- Nachweis über geforderte Qualifikation
- aktuelle Beurteilung oder ggf. Arbeitszeugnis
- Nachweise über die Gleichwertigkeit bei ausländischen Bildungsabschlüssen Link
- ggf. unterschriebene Einverständniserklärung zur Einsichtnahme in die Personalakte Link
Kontaktdaten bei Fragen:
Bezirksamt Friedrichshain‑Kreuzberg von Berlin
Amt für Soziales
Interner Service‑ Soz SL
10216 Berlin
oder per E‑Mail: soz.intern.service@ba-fk.berlin.de
Sekretariat der Amtsleitung im Amt für Soziales (w/m/d) Arbeitgeber: Volkshochschule
Das Bezirksamt Friedrichshain-Kreuzberg bietet Ihnen die Möglichkeit, in einem dynamischen und vielfältigen Team zu arbeiten, das sich für eine bürgernahe und moderne Verwaltung einsetzt. Genießen Sie ein wertschätzendes Arbeitsklima mit flexiblen Arbeitszeiten und der Sicherheit eines unbefristeten Jobs im öffentlichen Dienst, während Sie aktiv zur Lebensqualität in Ihrem Bezirk beitragen. Hier haben Sie die Chance, Ihre Fähigkeiten in einem sinnstiftenden Umfeld weiterzuentwickeln und Verantwortung zu übernehmen.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass Sie so Sekretariat der Amtsleitung im Amt für Soziales (w/m/d) erhalten könnten
✨Tipp Nummer 1
Sei proaktiv! Wenn du dich für die Stelle im Sekretariat der Amtsleitung interessierst, zögere nicht, direkt beim Bezirksamt anzurufen. Frag nach, ob sie noch Fragen zu deiner Bewerbung haben oder wie der Auswahlprozess aussieht. Das zeigt dein Interesse und Engagement!
✨Tipp Nummer 2
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit Freunden oder Bekannten, die vielleicht schon im öffentlichen Dienst arbeiten oder Erfahrungen in ähnlichen Positionen haben. Sie können dir wertvolle Einblicke geben und dir helfen, dich besser auf das Vorstellungsgespräch vorzubereiten.
✨Tipp Nummer 3
Bereite dich gut auf das Vorstellungsgespräch vor! Informiere dich über die aktuellen Themen im Bezirk Friedrichshain-Kreuzberg und über die Aufgaben des Amtes für Soziales. Zeige, dass du nicht nur die Anforderungen der Stelle verstehst, sondern auch, wie du aktiv zur Verbesserung beitragen kannst.
✨Tipp Nummer 4
Bewirb dich direkt über unsere Website! Das macht es für uns einfacher, deine Bewerbung zu finden und zu bearbeiten. Außerdem hast du so die Möglichkeit, alle Informationen zu den offenen Stellen und dem Bewerbungsprozess an einem Ort zu sehen.
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Sekretariat der Amtsleitung im Amt für Soziales (w/m/d) mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Mach dein Anschreiben persönlich!:Zeig uns, wer du bist! Erzähl uns, warum du genau für das Sekretariat der Amtsleitung arbeiten möchtest und was dich an der Stelle reizt. Ein bisschen Persönlichkeit macht dein Anschreiben einzigartig!
Lebenslauf auf den Punkt bringen:Halte deinen Lebenslauf klar und übersichtlich. Wir lieben es, wenn wir schnell sehen können, welche Erfahrungen und Qualifikationen du mitbringst. Vergiss nicht, deine Kontaktdaten anzugeben, damit wir dich erreichen können!
Qualifikationen nicht vergessen!:Stell sicher, dass du alle geforderten Nachweise und Qualifikationen beilegst. Das zeigt uns, dass du die Anforderungen verstanden hast und bereit bist, Verantwortung zu übernehmen. Wir wollen alles Wichtige auf einen Blick sehen!
Bewerbung über unsere Website:Wir empfehlen dir, deine Bewerbung direkt über unsere Website einzureichen. So stellst du sicher, dass alles an die richtige Stelle gelangt und wir deine Unterlagen schnell bearbeiten können. Wir freuen uns auf deine Bewerbung!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Volkshochschule vorbereitet
✨Informiere dich über das Amt für Soziales
Bevor du zum Interview gehst, solltest du dich gut über das Amt für Soziales und seine Aufgaben informieren. Schau dir die Webseite an, lies aktuelle Berichte oder Pressemitteilungen. So kannst du im Gespräch zeigen, dass du wirklich interessiert bist und verstehst, wie du zur Mission des Amtes beitragen kannst.
✨Bereite Beispiele vor
Überlege dir konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die deine Fähigkeiten in der Organisation, Kommunikation und im Beschwerdemanagement zeigen. Wenn du von deinen Erfahrungen erzählst, wird es einfacher, deine Eignung für die Position zu verdeutlichen.
✨Präsentiere dich selbstbewusst
Ein gepflegtes und selbstbewusstes Auftreten ist wichtig. Übe, wie du dich vorstellst und deine Stärken präsentierst. Achte darauf, freundlich und offen zu sein, besonders wenn du mit den Interviewern sprichst. Das zeigt, dass du gut mit Klient*innen kommunizieren kannst.
✨Fragen stellen nicht vergessen
Bereite einige Fragen vor, die du am Ende des Interviews stellen kannst. Das zeigt dein Interesse und Engagement. Du könntest zum Beispiel nach den Herausforderungen im Sekretariat oder den Möglichkeiten zur Weiterbildung fragen. So zeigst du, dass du aktiv an deiner Rolle interessiert bist.
