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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze die Verbandsdirektion bei organisatorischen und administrativen Aufgaben.
- Arbeitgeber: Der Volkshochschulverband Baden-Württemberg ist der Fachverband für 161 Volkshochschulen.
- Mitarbeitervorteile: Flexible Arbeitszeiten, mobiles Arbeiten und individuelle Weiterbildungsmöglichkeiten warten auf dich.
- Warum dieser Job: Erlebe eine verantwortungsvolle Tätigkeit in einem kollegialen Umfeld mit vielfältigen Einblicken.
- Gewünschte Qualifikationen: Abgeschlossenes Studium oder kaufmännische Ausbildung sowie erste Berufserfahrungen in der Assistenz erforderlich.
- Andere Informationen: Die Stelle ist zunächst auf zwei Jahre befristet, mit der Möglichkeit zur Entfristung.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 40000 - 56000 € pro Jahr.
Job Description
Wir suchen Sie als Assistenz der Verbandsdirektion (m/w/d) (75 %, TV-L, E 10) Der Volkshochschulverband Baden-Württemberg ist der Fach- und Interessenverband der 161 baden-württembergischen Volkshochschulen. Für unsere Geschäftsstelle in Leinfelden-Echterdingen suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Assistenz (m/w/d) der Verbandsdirektion in 75 % Prozent Teilzeit. Was sind Ihre Aufgaben?
Unterstützung in organisatorischen und administrativen Belangen (inkl. Terminkoordination, Reiseplanung und schriftlicher sowie mündlicher Korrespondenz) Schnittstellenfunktion zu internen Abteilungen, Mitgliedern (Volkshochschulen) und externen Partnern Organisation von Gremiensitzungen, Mitgliederversammlungen, externen Veranstaltungen (z.B. parlamentarische Abende) sowie Veranstaltungen in der Geschäftsstelle Vorbereitung, Protokollführung und Nachbereitung von Sitzungen Erstellung von Präsentationen, Analysen und Entscheidungsvorlagen Planung und Koordination von Entwicklungsprozessen in der Geschäftsstelle (z.B.
Digitalisierung) Übernahme von Sonderaufgaben und eigenständige Bearbeitung spezifischer Themen Was bringen Sie mit? abgeschlossenes Studium (Bachelor) im Bereich Verwaltung, Management, abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation erste Berufserfahrungen in der Assistenz, idealerweise in einer Non-Profit-Organisation oder im öffentlichen Dienst sehr gute organisatorische Fähigkeiten und eine strukturierte Arbeitsweise hohes Maß an Diskretion, Zuverlässigkeit und Serviceorientierung ausgeprägte Kommunikations- und Teamfähigkeit sicherer Umgang mit Office- und Verwaltungs-Software sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift, Englischkenntnisse sind von Vorteil Was bieten wir an? eine abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Tätigkeit an zentraler Stelle mit vielfältigen Einblicken ein kollegiales Arbeitsumfeld in einer gemeinnützigen Organisation flexible Arbeitszeiten und die Möglichkeit zum mobilen Arbeiten eine Vergütung nach den Bestimmungen des TV-L sowie zusätzliche Sozialleistungen individuelle Weiterbildungsmöglichkeiten und Unterstützung bei Ihrer beruflichen Entwicklung betriebliche Altersvorsorge über die ZVK Die Stelle ist zunächst auf zwei Jahre befristet.
Eine Entfristung wird angestrebt. Die Vergütung erfolgt entsprechend TV-L, E 10. Bitte richten Sie Ihre Bewerbung bis zum 05.02.2025 (Eingang beim Verband) ausschließlich per E-Mail in einer mit Nach- und Vornamen benannten zusammenhängenden PDF-Datei an Frau Wang-Zahariades: wang@vhs-bw.de.
Assistenz der Verbandsdirektion (m/w/d) Arbeitgeber: Volkshochschulverband Baden-Württemberg e.V.
Kontaktperson:
Volkshochschulverband Baden-Württemberg e.V. HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Assistenz der Verbandsdirektion (m/w/d)
✨Tip Nummer 1
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit Leuten, die bereits in der Volkshochschulverband oder ähnlichen Organisationen arbeiten. Sie können dir wertvolle Einblicke geben und möglicherweise sogar eine Empfehlung aussprechen.
✨Tip Nummer 2
Bereite dich auf das Vorstellungsgespräch vor, indem du dich intensiv mit den Aufgaben der Assistenz der Verbandsdirektion auseinandersetzt. Überlege dir konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die deine organisatorischen Fähigkeiten und Teamarbeit unter Beweis stellen.
✨Tip Nummer 3
Informiere dich über aktuelle Themen und Herausforderungen im Bereich der Erwachsenenbildung und Non-Profit-Organisationen. Dies zeigt dein Interesse und Engagement für die Branche und kann dir helfen, im Gespräch zu glänzen.
✨Tip Nummer 4
Zeige deine Flexibilität und Bereitschaft zur Weiterbildung. Betone, dass du bereit bist, neue Software oder Tools zu lernen, um die Digitalisierung in der Geschäftsstelle voranzutreiben. Das wird positiv wahrgenommen!
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Assistenz der Verbandsdirektion (m/w/d)
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Stellenanzeige genau lesen: Nimm dir Zeit, die Stellenanzeige gründlich zu lesen. Achte auf die geforderten Qualifikationen und Aufgaben, um sicherzustellen, dass du alle relevanten Informationen in deiner Bewerbung ansprichst.
Anschreiben personalisieren: Verfasse ein individuelles Anschreiben, das deine Motivation für die Position als Assistenz der Verbandsdirektion unterstreicht. Gehe darauf ein, warum du gut zu den Anforderungen des Volkshochschulverbands passt.
Lebenslauf anpassen: Gestalte deinen Lebenslauf so, dass er deine relevanten Erfahrungen und Fähigkeiten hervorhebt. Betone insbesondere deine organisatorischen Fähigkeiten und Erfahrungen in der Assistenz, idealerweise in einem Non-Profit-Umfeld.
Dokumente überprüfen: Bevor du deine Bewerbung abschickst, überprüfe alle Dokumente auf Vollständigkeit und Richtigkeit. Achte darauf, dass dein PDF-Dokument korrekt benannt ist (mit Nach- und Vornamen) und alle erforderlichen Unterlagen enthält.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Volkshochschulverband Baden-Württemberg e.V. vorbereitest
✨Bereite dich auf organisatorische Fragen vor
Da die Position viel mit organisatorischen und administrativen Aufgaben zu tun hat, solltest du dich auf Fragen zu deiner Erfahrung in der Terminkoordination, Reiseplanung und Protokollführung vorbereiten. Überlege dir konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die deine Fähigkeiten in diesen Bereichen zeigen.
✨Zeige deine Kommunikationsfähigkeiten
In dieser Rolle ist eine ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit entscheidend. Bereite dich darauf vor, wie du in der Vergangenheit erfolgreich mit internen Abteilungen, Mitgliedern und externen Partnern kommuniziert hast. Vielleicht kannst du auch ein Beispiel für eine herausfordernde Situation nennen, die du durch gute Kommunikation gelöst hast.
✨Hebe deine Teamfähigkeit hervor
Die Stelle erfordert eine enge Zusammenarbeit im Team. Sei bereit, über deine Erfahrungen in der Teamarbeit zu sprechen und wie du zur Erreichung gemeinsamer Ziele beigetragen hast. Zeige, dass du ein Teamplayer bist und gut mit anderen zusammenarbeiten kannst.
✨Informiere dich über den Verband
Es ist wichtig, dass du dich über den Volkshochschulverband Baden-Württemberg informierst. Verstehe seine Mission, Ziele und die Herausforderungen, denen er gegenübersteht. Dies zeigt dein Interesse an der Organisation und hilft dir, relevante Fragen zu stellen.
