Executive Assistant

Genießen Sie die Vorstellung, eine entscheidende Rolle für den Erfolg einer Schlüsselabteilung eines globalen Investmenthauses zu spielen? In dieser Rolle suchen wir einen organisierten und zuverlässigen Executive Assistant, der den Head of Investments unterstützt und direkten Kontakt zu internationalen Geschäftssituationen sowie zu einer Vielzahl von Ansprechpartnern hat. Bitte beachten Sie, dass dies eine 100%-Rolle aufgrund des erforderlichen Arbeitsaufwands ist.

Was wäre Ihre Rolle?

• Unabhängige und professionelle Verwaltung des Sekretariats des Head of Investments und Unterstützung im Tagesgeschäft durch vorausschauendes Denken.
• Verwaltung der anspruchsvollen Agenda mit Überblick und Sorgfalt, Protokollführung während Meetings sowie Planung und Koordination interner und externer Meetings, Townhalls, Off-Site-Workshops und anderer besonderer Veranstaltungen mit strukturierten und zeitgerechten Nachverfolgungen.
• Unterstützung ausgewählter Business Management-Aufgaben über die klassische Rolle des Executive Assistant hinaus (z.B. Erstellung strategischer Managementdokumente und Präsentationen, Konsolidierung finanzieller Daten von verschiedenen Stakeholdern).
• Effiziente und kritische Verwaltung allgemeiner administrativer Aufgaben (z.B. Überprüfung und Zuweisung von Rechnungen, Annahme von Ausgaben) sowie Planung und Koordination von Geschäftsreisen, einschließlich Buchung von Hotels, Flügen, Restaurants und Meetings.
• Bearbeitung interner und externer Korrespondenz in Deutsch und Englisch auf hohem professionellen Niveau.
• Agieren als vertrauenswürdiger Ansprechpartner für interne und externe Stakeholder und stets professionelle Vertretung des Head of Investments.

Was suchen wir?

• Ähnliche Erfahrung, vorzugsweise in einem internationalen Unternehmen der Finanzbranche (Asset Management, Investment Banking, Private Banking, Versicherung).
• Mindestens 3 Jahre Erfahrung als Executive Assistant.
• Exzellente organisatorische Fähigkeiten und Priorisierungsfähigkeiten mit der Fähigkeit, eine anspruchsvolle Agenda zu verwalten.
• Hohe Diskretion, Zuverlässigkeit und eine serviceorientierte Denkweise.
• Fähigkeit, Unterstützung bei Business Management-Aufgaben zu leisten.
• Kaufmännische Ausbildung oder ähnliches, idealerweise ergänzt durch eine Weiterbildung als Executive Assistant und/oder Assistent; ein Bachelor-Abschluss ist von Vorteil.
• Exzellente MS Office-Kenntnisse (Word, PowerPoint, Excel, Outlook) und Vertrautheit mit modernen Kommunikationsmitteln.
• Exzellente schriftliche und mündliche Deutsch- und Englischkenntnisse sowie die Fähigkeit, mit Stakeholdern auf allen Hierarchieebenen zu kommunizieren, sind ein Muss.
• Erfahrung in einem schnelllebigen Umfeld.

Was bieten wir?

• Top-Lage in Zürich mit Gemeinschaftsräumen (einschließlich Dachterrassen) und kostenlosem Mittagessen.
• Freundliches, diverses Team in einem Open-Office-Bereich.
• Alle neuesten Technologien, um Ihnen zu helfen, sich weiterzuentwickeln und voranzukommen.
• Agile Umgebung in unserem Denken, unserer Arbeitsweise und unserem Vertrauen zueinander.
• Flache Hierarchie mit Zusammenarbeit auf allen Ebenen.
• Campus-Gefühl und einen kooperativen Geist.

Bei Vontobel sind wir ein Arbeitsplatz mit Chancengleichheit. Wir setzen uns für Chancengleichheit ein, unabhängig von Rasse, Hautfarbe, Abstammung, Religion, Geschlecht, nationaler Herkunft, sexueller Orientierung, Alter, Staatsbürgerschaft, Familienstand, Behinderung oder Geschlechtsidentität. Wir schätzen die vielen Stimmen innerhalb unserer Teams und setzen uns dafür ein, ein Umfeld zu schaffen, in dem jeder, der Teil unserer Leistungskultur sein möchte, er selbst sein kann. Es basiert auf gegenseitigem Respekt und Nulltoleranz gegenüber jeglicher Form von Diskriminierung.