Sekretär/in / Assistenz (w/m/d) des Vorstandsvorsitzenden

Du übernimmst eigenverantwortlich und selbständig die Organisation des Sekretariates des Vorstandsvorsitzenden und unterstützt hierbei den Ressortvorstand und die Vorstandsreferentin bei allen administrativen und organisatorischen Aufgaben.

Neben den klassischen Sekretariatsarbeiten (wie z. B. Terminvereinbarungen, Koordination von Sitzungen und Dienstreisen etc.) übernimmst du darüber hinaus

• bedarfsorientiert die Organisation diverser interner und externer Veranstaltungen.
• die Kommunikation zwischen Vorstandsvorsitz und unseren Gremien (Aufsichtsrat, Vertreterversammlung und deren Ausschüsse) sowie dem Gremienbüro und bist Bindeglied zu unseren externen Stakeholdern sowie zu unseren Geschäftspartnern.
• die Erstellung von Präsentationen, Vorträgen bzw. Reden für unseren Vorstandsvorsitzenden und die Vorbereitung der Kommunikation in unserem Intranet.
• Rechercheaufgaben und Unterstützung des Vorstandsvorsitzenden bei der Vorbereitung besonderer Themen.
• die Unterstützung bei kleineren Projekten.

• Du bringst eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung z. B. im Büromanagement oder einen gleichwertigen Abschluss mit.
• Mehrjährige Berufserfahrung im Sekretariatsbereich auf Geschäftsführungsebene bzw. Vorstandsebene ist Voraussetzung.
• Sehr gute Kenntnisse in MS-Office (insbesondere Word und Powerpoint) sowie sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sind für diese Aufgabe selbstverständlich.
• In dieser Position erwarten wir ein besonders hohes Maß an Zuverlässigkeit und Loyalität und einen verantwortungsbewussten Umgang mit vertraulichen Informationen.
• Eine eigenständige, vorausschauende und gewissenhafte Arbeitsweise zeichnet dich aus. Neben einer hohen sozialen Kompetenz hast du auch ein gutes Gespür für eine vertrauensvolle Kommunikation zwischen Vorstandsbüro und den Mitarbeitenden im Hause.