Auf einen Blick
- Aufgaben: Leite die Büroabläufe und unterstütze unsere Co-Founders direkt.
- Unternehmen: Voyfai, ein schnell wachsendes Startup im Herzen Berlins.
- Vorteile: Wettbewerbsfähiges Gehalt, flexible Arbeitszeiten und 30 Tage Urlaub.
- Weitere Informationen: Wachstumsmöglichkeiten und regelmäßige Teamevents warten auf dich.
- Warum dieser Job: Gestalte die Zukunft der Logistik und arbeite in einem dynamischen Team.
- Qualifikationen: 2-5 Jahre Erfahrung in Büroverwaltung oder ähnlichen Rollen.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 40000 - 55000 € pro Jahr.
Join Voyfai, einem schnell wachsenden Series A-Startup, das die Zukunft der Logistik und Technologie in Europa gestaltet. Unser Hauptsitz befindet sich in Berlin, wo wir im Zentrum einer breiteren Unternehmensgruppe tätig sind, die in mehreren europäischen Märkten aktiv ist. Dies ist eine einzigartige Gelegenheit, direkt mit unseren Mitbegründern von Anfang an zu arbeiten, bedeutende Auswirkungen zu erzielen und in einem dynamischen, schnelllebigen Umfeld zu wachsen.
Ihre Rolle
Als unser Office Manager und Executive Assistant (m/w/d) sorgen Sie dafür, dass unser Berliner Hauptsitz reibungslos läuft, während Sie direkte Unterstützung für unsere Mitbegründer leisten. Sie arbeiten eng mit Adrian und James zusammen und verwalten alles von Bürooperationen über Reise- und Kalenderkoordination bis hin zu Teamevents. In sechs Monaten sieht der Erfolg so aus, dass ein Büro ohne Reibungsverluste funktioniert und die Kalender und Reisen der Gründer vollständig von deren Tisch genommen sind.
Was Sie tun werden
- Verantwortung für die täglichen Bürooperationen in unserem Berliner Hauptsitz: Vorräte, Anbieter und sicherstellen, dass der Raum für ein wachsendes Team funktioniert
- Begrüßung von Gästen und Besuchern, um eine professionelle und gastfreundliche Erfahrung in unserem Büro zu gewährleisten
- Organisation von Reisen für unsere Mitbegründer und das erweiterte Führungsteam
- Koordination von Meetings und Kalendern, einschließlich der Terminplanung mit externen Stakeholdern und Vorstandsmitgliedern
- Umgang mit sensiblen Informationen und Kalendern mit Diskretion
- Planung und Durchführung von Teamevents, Offsites und Bürofeiern
- Bereitstellung von Unterstützung als Executive Assistant direkt für unsere Mitbegründer
- Erster Ansprechpartner für bürobezogene Fragen und Anfragen
Was Sie mitbringen
- 2-5 Jahre Erfahrung im Büromanagement, in der Assistenz der Geschäftsführung oder in einer ähnlichen Operations-/Support-Rolle
- Gute Deutschkenntnisse (B1), die für die Koordination mit lokalen Anbietern und Dienstleistern verwendet werden
- Exzellente organisatorische Fähigkeiten und die Fähigkeit, mehrere Prioritäten gleichzeitig zu jonglieren
- Starke schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten, mit dem Selbstbewusstsein, mit der oberen Führungsebene und Vorstandsmitgliedern zu interagieren
- Sicher im Umgang mit Microsoft Office und Outlook sowie allgemeinen Planungstools
- Proaktive Einstellung, bereit, nach Anleitung zu fragen und Probleme frühzeitig zu melden
- In Berlin ansässig oder bereit, dorthin umzuziehen
Bonus, wenn Sie haben
- Erfahrung in der Organisation von Unternehmensveranstaltungen oder Offsites in einem Startup- oder Scale-up-Umfeld
Was wir bieten
- Wettbewerbsfähiges Gehalt und Aktienoptionen
- Ein dynamisches, schnelllebiges Arbeitsumfeld mit einem mission-driven Team
- Flexible Arbeitsbedingungen (Hybrid)
- 30 Tage Urlaub
- Regelmäßige Teamevents und Offsites
- Monatliches Mobilitätsbudget über Navit
Office Manager and Executive Assistant (m/f/d) Arbeitgeber: Voyfai
Voyfai ist ein schnell wachsendes Series A-Start-up mit Sitz in Berlin, das die Zukunft der Logistik und Technologie in Europa gestaltet. Wir bieten eine dynamische, mission-driven Arbeitsumgebung, in der Sie direkt mit unseren Co-Foundern zusammenarbeiten und bedeutende Auswirkungen auf unser Wachstum haben können. Bei uns erwarten Sie nicht nur wettbewerbsfähige Gehälter und Aktienoptionen, sondern auch zahlreiche Möglichkeiten zur persönlichen und beruflichen Weiterentwicklung in einem innovativen Team, das sich leidenschaftlich für den Aufbau neuer Strukturen und Prozesse einsetzt.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass du so Office Manager and Executive Assistant (m/f/d) erhalten könntest
✨Meetups und Branchenevents besuchen
In der Unternehmensführung sind persönliche Kontakte oft entscheidend. Mach mit bei Branchenevents oder Netzwerktreffen in deiner Region – das könnte die perfekte Gelegenheit sein, um mit jemandem von Voyfai ins Gespräch zu kommen und deine Ambitionen zu zeigen!
✨Engagiere dich in Fachkreisen
Schau nach Verbänden oder Foren, die sich mit Unternehmensführung beschäftigen. Dort kannst du nicht nur dein Wissen erweitern, sondern auch wertvolle Kontakte knüpfen. Vielleicht siehst du ja auch eine Stelle bei Voyfai über diese Netzwerke!
✨Bewirb dich direkt auf unserer Website
Wir bei StudySmarter speichern alle unsere Stellenangebote auf unserer Website. Schau regelmäßig vorbei und bewirb dich direkt über uns, damit du die besten Chancen hast, gesehen zu werden!
✨Erstelle ein starkes persönliches Online-Profil
Nutze Plattformen wie LinkedIn, um deine Erfolge in der Unternehmensführung klar darzustellen. Teile Inhalte, die deine Expertise zeigen, und interagiere mit anderen Führungspersönlichkeiten. So steigert sich deine Sichtbarkeit und du wirst für Voyfai interessanter!
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Office Manager and Executive Assistant (m/f/d) mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Zeig deine Führungskompetenzen!:Da du dich für eine Vollzeitstelle in der Unternehmensführung bewirbst, ist es wichtig, konkrete Beispiele für deine Führungskompetenzen in deinem Lebenslauf und Anschreiben zu nennen. Denk an Projekte oder Teams, die du geleitet hast, und welche Erfolge du durch deine Führungsstärke erzielt hast. Das gibt Voyfai einen klaren Eindruck von deinem Potenzial.
Zahlen lügen nicht – zeige Ergebnisse!:Unternehmensführung ist stark ergebnisorientiert. Verwende in deinem Lebenslauf quantitative Daten, um deine Leistungen zu untermauern. Vielleicht hast du den Umsatz eines früheren Unternehmens um X% gesteigert oder die Effizienz eines Teams verbessert. Zeige solche Erfolge, um Voyfai zu überzeugen, dass du der richtige Kandidat bist!
Betone deine strategische Denkweise:In der Unternehmensführung ist es wichtig, strategisch zu denken. In deinem Anschreiben solltest du darauf eingehen, wie du strategische Entscheidungen getroffen hast und welche Methoden du genutzt hast, um anstehende Herausforderungen zu bewältigen. Das zeigt Voyfai, dass du das nötige Rüstzeug für die Rolle mitbringst.
Sei authentisch und leidenschaftlich:Eine Vollzeitstelle in der Unternehmensführung erfordert Engagement und Leidenschaft. In deinem Anschreiben solltest du klar machen, warum du bei Voyfai arbeiten möchtest und was dich an der Unternehmensvision begeistert. Authentizität kommt gut an und kann den Unterschied machen, also bring deine Persönlichkeit zum Ausdruck!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Voyfai vorbereitet
✨Mach deine Hausaufgaben: Kenntnis der Branche
Informiere dich über die aktuellen Trends und Herausforderungen in der Unternehmensführung. Zeige in deinem Gespräch, dass du ein tiefes Verständnis für wichtige Themen hast, wie zum Beispiel Change Management oder Teamentwicklung – das kann dir helfen, das Gespräch in die richtige Richtung zu lenken.
✨Dein Führungstil im Fokus
Bereite dich darauf vor, deinen eigenen Führungsstil zu erläutern und welche Tools oder Methoden du verwendest, um dein Team zu motivieren und zu führen. Das kann alles von agilen Methoden bis hin zu Coaching-Techniken sein – sei bereit, diese konkret zu erläutern.
✨Den Mehrwert für Voyfai betonen
Überlege dir konkrete Beispiele aus der Vergangenheit, wie du in früheren Positionen Probleme gelöst oder Verbesserungen erzielt hast. Das zeigt nicht nur deine Erfahrung, sondern auch, wie du einen konkreten Mehrwert für Voyfai schaffen kannst.
✨Networking und Beziehungen aufbauen
Nutze die Gelegenheit während des Interviews, um Netzwerke aufzubauen. Stelle Fragen zur Unternehmenskultur und den Teamdynamiken. Dies zeigt dein Interesse an langfristiger Zusammenarbeit und gibt dir wertvolle Einblicke, die dir helfen können, dich in der Rolle wohlzufühlen.
