Auf einen Blick
- Aufgaben: Leite die Geschäftsstelle und organisiere vielseitige, sinnstiftende Aufgaben.
- Unternehmen: VPK – Landesverband Baden-Württemberg e.V., ein engagierter Verband für Kinder- und Jugendhilfe.
- Vorteile: Familienfreundliche Teilzeitstelle mit flexibler Arbeitszeit und fairer Vergütung.
- Weitere Informationen: Kollegiales Team mit kurzen Entscheidungswegen und Entwicklungsmöglichkeiten.
- Warum dieser Job: Gestalte aktiv die Rahmenbedingungen für eine moderne Kinder- und Jugendhilfe.
- Qualifikationen: Abgeschlossenes Studium oder vergleichbare Qualifikation mit Erfahrung in Verwaltung.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 3000 - 4000 € pro Monat.
Wer wir sind
Der VPK – Landesverband Baden-Württemberg e.V. ist die Interessenvertretung privater Träger der freien Kinder-, Jugend- und Sozialhilfe in Baden-Württemberg. Wir vertreten unsere Mitgliedseinrichtungen gegenüber Politik, Verwaltung und Öffentlichkeit, vernetzen Fachleute und gestalten aktiv die Rahmenbedingungen für eine moderne, qualitativ hochwertige Kinder- und Jugendhilfe.
Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir eine engagierte Persönlichkeit, die mit Herz, Kompetenz und Organisationstalent unsere Geschäftsstelle in Schutterwald leitet.
Aufgaben
- Organisatorische Leitung
- Operative Steuerung und Organisation der Geschäftsstelle
- Sicherstellung reibungsloser administrativer Abläufe
- Koordination zwischen Vorstand und Fachteam
- Sekretariat des Vorstands, Korrespondenz und allgemeine Bürotätigkeiten
- Personalverwaltung in Zusammenarbeit mit dem Steuerbüro (Personalakten, Lohnabrechnung)
- Mitgliederverwaltung und -betreuung
- Persönliche Beratung und Verwaltung unserer Mitglieder
- Erste Ansprechperson für neue Mitgliedseinrichtungen
- Schnittstelle für Termine zu Leistungs-, Entgelt- und Qualitätsvereinbarungen
- Bereitstellung von Vorbereitungsunterlagen für Mitglieder
- Verbandsarbeit & Gremien
- Organisation und Durchführung von Mitgliederversammlungen (zweimal jährlich), Vorstands- und Beiratssitzungen
- Vorbereitung von Sitzungsunterlagen und Erstellung von Protokollen
- Organisation von Fortbildungsveranstaltungen und Arbeitsgruppen
- Zusammenarbeit mit der Bundesgeschäftsstelle und anderen Landesverbänden
- Kommunikation & Öffentlichkeitsarbeit
- Pflege der Beziehungen zu Mitgliedern, Behörden und politischen Entscheidungsträgern
- Vertretung des Verbandes bei Veranstaltungen, Messen und Konferenzen
- Pflege von Homepage und Einrichtungsverzeichnis, Koordination von Rundschreiben und Newsletter
- Finanz- und Ressourcenmanagement
- Erstellung des jährlichen Wirtschaftsplans gemeinsam mit dem Vorstand
- Finanzbuchhaltung, Kontierung, Buchung von Belegen, Zahlungsverkehr
- Überwachung der Mitgliedsbeiträge, Controlling, jährliche Kassenprüfung
- Eigenständige Finanzentscheidungen im Rahmen des Wirtschaftsplans
- Sicherstellung des Datenschutzes innerhalb des Verbandes
Qualifikation
Das bringen Sie mit
- Abgeschlossenes Studium (z. B. Betriebswirtschaft, Verwaltungs-, Sozial- oder Non-Profit-Management) oder eine vergleichbare kaufmännische Qualifikation mit einschlägiger Berufserfahrung
- Mehrjährige Berufserfahrung in einer leitenden Verwaltungs-, Geschäftsstellen- oder Assistenzfunktion – idealerweise in einem Verband, Verein oder im sozialen Bereich
- Sicherer Umgang mit Buchhaltung, Wirtschaftsplanung und Controlling
- Erfahrung in der Personalverwaltung sowie der Zusammenarbeit mit Steuerbüros
- Sehr gute MS-Office-Kenntnisse; Affinität zu digitaler Verbandsarbeit (Homepage-Pflege, Online-Tools)
- Kenntnisse im Kinder-, Jugend- und Sozialhilferecht sind von Vorteil
- Ausgeprägtes Organisationstalent, strukturierte und selbständige Arbeitsweise
- Kommunikationsstärke, Verhandlungsgeschick und souveränes Auftreten
- Diskretion, Loyalität und Identifikation mit den Werten der freien Wohlfahrtspflege
Benefits
Was wir Ihnen bieten
- Verantwortungsvolle Position – mit echtem Gestaltungsspielraum direkt an der Schnittstelle zu Vorstand, Mitgliedern und Politik
- Faire Vergütung – in Anlehnung an den VPK-Tarif, Entgeltgruppe Verwaltung
- Familienfreundliche Teilzeitstelle – mit 50 % und flexibler Arbeitszeitgestaltung
- Sinnstiftendes Arbeitsumfeld – in einem etablierten Verband mit gesellschaftlicher Wirkung
- Kollegiales Team – mit kurzen Entscheidungswegen und einer wertschätzenden Arbeitsatmosphäre
- Vielfältige Aufgaben – mit hoher Eigenverantwortung und persönlichen Entwicklungsmöglichkeiten
- Moderner Arbeitsplatz – mit guter Erreichbarkeit
Der VPK-Landesverband Baden-Württemberg vertritt private Träger*innen mit ambulanten und (teil-)stationären Angeboten für junge Menschen im Bereich der Kinder-, Jugend- und Sozialhilfe. Als gemeinnütziger Verband unterstützen und begleiten wir unsere Mitglieder in ihrer Arbeit zum Wohl und Schutz der ihnen anvertrauten Kinder, Jugendlichen und jungen Erwachsenen. Ebenso sehen wir unsere Aufgabe darin, die Interessen der jungen Menschen und der Träger*innen im Rahmen von Politik und Gesellschaft zu vertreten.
Office - Manager*in (m/w/d) in Teilzeit (50 %) zum 01.10.2026 Arbeitgeber: VPK Landesverband Baden-Württemberg e.V.
Der VPK – Landesverband Baden-Württemberg e.V. ist ein hervorragender Arbeitgeber, der eine verantwortungsvolle Teilzeitposition mit echtem Gestaltungsspielraum bietet. In einem kollegialen Team erwartet Sie ein sinnstiftendes Arbeitsumfeld, das durch flexible Arbeitszeiten und persönliche Entwicklungsmöglichkeiten geprägt ist. Hier haben Sie die Chance, aktiv an der Gestaltung der Kinder- und Jugendhilfe mitzuwirken und Ihre Fähigkeiten in einem modernen und gut erreichbaren Arbeitsplatz einzubringen.
Kontaktdaten:
VPK Landesverband Baden-Württemberg e.V. Recruiting-Team
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass Sie so Office - Manager*in (m/w/d) in Teilzeit (50 %) zum 01.10.2026 erhalten könnten
✨Tipp Nummer 1
Sei proaktiv! Nutze Networking-Events oder Online-Plattformen, um Kontakte zu knüpfen. Oft sind es persönliche Empfehlungen, die den Unterschied machen.
✨Tipp Nummer 2
Bereite dich gut auf Vorstellungsgespräche vor. Informiere dich über den VPK und überlege dir, wie du deine Erfahrungen und Fähigkeiten am besten präsentieren kannst.
✨Tipp Nummer 3
Zeige deine Leidenschaft für die Arbeit im sozialen Bereich! Lass die Interviewer wissen, warum dir die Kinder- und Jugendhilfe am Herzen liegt und wie du dazu beitragen kannst.
✨Tipp Nummer 4
Bewirb dich direkt über unsere Website! So zeigst du dein Interesse und erhältst alle Informationen aus erster Hand. Wir freuen uns auf deine Bewerbung!
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Office - Manager*in (m/w/d) in Teilzeit (50 %) zum 01.10.2026 mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Mach es persönlich!:Zeig uns, wer du bist! Verwende in deinem Anschreiben eine persönliche Ansprache und erzähle uns, warum du dich für die Position interessierst. Das macht deine Bewerbung einzigartig und hebt dich von anderen ab.
Struktur ist alles!:Achte darauf, dass deine Bewerbung klar strukturiert ist. Gliedere dein Anschreiben in Einleitung, Hauptteil und Schluss. So können wir schnell erkennen, was du uns sagen möchtest und welche Qualifikationen du mitbringst.
Sei konkret!:Vermeide allgemeine Floskeln und sei konkret in deinen Aussagen. Nenne Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die zeigen, dass du die Anforderungen der Stelle erfüllst. Das gibt uns einen besseren Eindruck von deinen Fähigkeiten.
Bewirb dich über unsere Website!:Wir freuen uns, wenn du dich direkt über unsere Website bewirbst. Dort findest du alle Informationen zur Bewerbung und kannst sicherstellen, dass deine Unterlagen vollständig sind. So erleichterst du uns den Auswahlprozess!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei VPK Landesverband Baden-Württemberg e.V. vorbereitet
✨Informiere dich über den Verband
Bevor du zum Interview gehst, solltest du dir einen Überblick über den VPK – Landesverband Baden-Württemberg e.V. verschaffen. Schau dir die Webseite an, lies über aktuelle Projekte und deren Ziele. So kannst du im Gespräch gezielt auf deren Werte und Mission eingehen.
✨Bereite konkrete Beispiele vor
Überlege dir spezifische Situationen aus deiner beruflichen Vergangenheit, in denen du deine organisatorischen Fähigkeiten oder deine Kommunikationsstärke unter Beweis gestellt hast. Diese Beispiele helfen dir, deine Eignung für die Position als Office-Manager*in zu verdeutlichen.
✨Fragen vorbereiten
Bereite einige Fragen vor, die du dem Interviewer stellen möchtest. Das zeigt dein Interesse an der Position und am Verband. Du könntest beispielsweise nach den Herausforderungen fragen, die die Geschäftsstelle aktuell bewältigen muss, oder nach den Erwartungen an die neue Rolle.
✨Kleidung und Auftreten
Wähle ein professionelles Outfit, das zu einem Verband passt. Achte darauf, dass du selbstbewusst und freundlich auftrittst. Ein souveränes Auftreten kann einen positiven Eindruck hinterlassen und zeigt, dass du die Werte des Verbands verkörperst.
