Operations Manager Vertrieb & Support (m/w/d)

Du bist die zentrale Stelle, die dafür sorgt, dass Sales und Customer Success wirklich effektiv arbeiten können, indem du den Überblick über Leads, Tasks und Prioritäten behältst und sicherstellst, dass nichts verloren geht und die richtigen Themen zur richtigen Zeit vorangetrieben werden. Im Alltag arbeitest du eng mit CRM-Systemen wie HubSpot, steuerst Pipelines, priorisierst Aufgaben und bringst Struktur in eine Umgebung, die sich ständig verändert und weiterentwickelt. Du erkennst früh, wo Prozesse nicht greifen, wo Leads hängen bleiben oder wo Chancen ungenutzt bleiben, und kümmerst dich aktiv darum, dass es besser läuft. Dabei wartest du nicht auf klare Vorgaben, sondern gehst Themen eigenständig an, arbeitest dich schnell in komplexe Produkte und Abläufe ein und schaffst es, auch bei vielen parallelen Themen den Überblick zu behalten und klare Entscheidungen zu treffen.

Tätigkeiten

• Steuerung und Priorisierung von Leads und Tasks über alle relevanten Systeme hinweg, sodass klar ist, was als Nächstes passiert und nichts verloren geht.
• Arbeit mit Tools wie HubSpot, inklusive Pflege, Strukturierung und aktiver Steuerung der Pipeline.
• Analyse von Leads und Prozessen, um früh zu erkennen, wo Chancen liegen bleiben oder Abläufe nicht greifen.
• Identifikation und Umsetzung konkreter Prozessverbesserungen im Alltag von Sales und Customer Success.
• Aufbau und Weiterentwicklung klarer Strukturen für die Zusammenarbeit zwischen Sales, Customer Success und Partnerbanken.
• Sicherstellung von Qualität in Kundenkommunikation und Kampagnen durch einfache, funktionierende Standards.
• Dokumentation von Prozessen, Entscheidungen und Best Practices in Tools wie Notion, sodass Wissen für alle zugänglich ist.
• Enge Abstimmung mit internen Teams und Zusammenführung von Informationen über verschiedene Schnittstellen hinweg.
• Unterstützung bei neuen Initiativen, Tests und operativen Setups zur kontinuierlichen Verbesserung unserer Arbeitsweise.

Anforderungen

Must-haves:

• Vertrautheit mit Finanzprodukten und Erfahrung im Finanz- oder Bankenumfeld.
• Erfahrung in Operations, Koordination oder einer Rolle, in der du komplexe Abläufe strukturierst und steuerst.
• Sicherer Umgang mit CRM-Systemen und Pipeline-Management, idealerweise mit HubSpot.
• Fähigkeit, Aufgaben klar zu priorisieren und konsequent nachzuverfolgen, auch wenn viele Themen parallel laufen.
• Strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise, bei der du auch in komplexen Situationen den Überblick behältst.
• Proaktive Haltung, bei der du nicht auf Aufgaben wartest, sondern selbst erkennst, wo Handlungsbedarf besteht.
• Schnelle Auffassungsgabe und die Fähigkeit, dich eigenständig in komplexe Produkte und Prozesse einzuarbeiten.

Nice-to-haves:

• Erfahrung in QA, Prozessdokumentation oder dem Aufbau von klaren Arbeitsstrukturen.
• Erfahrung in der Arbeit mit B2B-Kunden oder kundenorientierten Prozessen.
• Grundverständnis für Kreditprodukte, Versicherungen oder ähnliche Themen.
• Erfahrung mit Outbound-Kampagnen oder strukturiertem Lead-Management.
• Erfahrung in der Zusammenarbeit mit externen Partnern, idealerweise Bankpartnern.
• Komfort im Umgang mit unklaren Situationen und sich verändernden Rahmenbedingungen.

Team

Du bist ein essentieller Teil unseres Vertriebs- und Customer Success Teams und arbeitest eng mit Marketing, Account Management und unserem Produkt Team zusammen.

Bewerbungsprozess

Nach deiner Bewerbung führen wir zunächst einen kurzen Video-Call mit unserem Recruiting-Team. Dabei klären wir erste Fragen und lernen uns gegenseitig kennen. In den weiteren Gesprächen lernst du relevante Stakeholder aus dem Unternehmen kennen und erhältst einen tieferen Einblick in die Rolle, das Team und die Zusammenarbeit. Der Prozess wird durch ein persönliches Gespräch vor Ort abgerundet.