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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Organisiere Büroabläufe, koordiniere Events und unterstütze das Management.
- Arbeitgeber: Werde Teil eines dynamischen Teams in einem innovativen Unternehmen.
- Mitarbeitervorteile: Flexible Arbeitszeiten, spannende Teamevents und ein kreatives Arbeitsumfeld.
- Warum dieser Job: Perfekte Gelegenheit, deine organisatorischen Fähigkeiten zu zeigen und echte Verantwortung zu übernehmen.
- Gewünschte Qualifikationen: Matura oder Lehre, 2 Jahre Erfahrung, zweisprachig Deutsch/Englisch.
- Andere Informationen: Du solltest ein Talent für Kommunikation und Organisation mitbringen.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 36000 - 60000 € pro Jahr.
ZUSAMMENFASSUNG: Der/die Bürokoordinator*in und Projektspezialist*in ist für das Büromanagement zuständig; er/sie kümmert sich um lokale Anbieter und Dienstleister; er/sie unterstützt die Auswahl von und die Verhandlungen mit Dienstleistern und externen Anbietern; er/sie sorgt für den reibungslosen Betrieb unseres Büros; er/sie ist verantwortlich für die Koordination von Aktivitäten, wie z. B. Firmenfeiern, Teambuilding und Veranstaltungen in der Community rund um die Firma; er/sie unterstützt den Geschäftsführer bei organisatorischen Aufgaben nach Bedarf. Die Position erfordert ein hohes Maß an Diskretion, Planung, Flexibilität und Organisation.
Was Deine Aufgaben wären:
- Organisation von Terminen und Meetings sowie Management des Büroalltags
- Korrespondenz mit internen und externen Stakeholdern
- Handling, Auswahl und Betreuung lokaler Anbieter für Bürodienstleistungen und Verbrauchsmaterialien
- Organisation von Firmenfeiern und Teamevents
- Verantwortung für den Posteingang und Weiterleitung an die zuständige Abteilung oder Person
- Unterstützt die Geschäftsführung in Büro- und Verwaltungsangelegenheiten
- Begrüßt Besucher, indem er/sie persönlich oder am Telefon willkommen heißt und Anfragen beantwortet oder an die zuständige Abteilung weiterleitet
- Hält die Sicherheit aufrecht, überwacht das Logbuch, stellt Besucherausweise aus usw.
- Sonstige Aufgaben nach Bedarf
Was Du mitbringen solltest:
- Matura, Lehre
- Zweisprachig: Deutsch/Englisch
- 2 Jahre einschlägige Berufserfahrung.
- Ausgezeichnete kommunikative und zwischenmenschliche Fähigkeiten
- Sicherer Umgang mit MS-Office Applikationen (Word, Excel, PPT, Outlook, OneNote)
- Ausgezeichnete organisatorische Fähigkeiten und Liebe zum Detail
- Sehr gutes Zeitmanagement
- Fähigkeit, in einem schnelllebigen Umfeld gut zu funktionieren
- Grundlegendes Verständnis von Verwaltungs- und Büroverfahren und -systemen
BEVORZUGTE ANFORDERUNGEN:
- Bachelor-Abschluss
- Fähigkeiten im Projektmanagement
- Grundlegende Erfahrung im Lieferantenmanagement
Kontaktperson:
VSE Aviation HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Bürokoordinator und Projektspezialist- Office Coordinator & Project Specialist
✨Tip Nummer 1
Netzwerke sind entscheidend! Nutze Plattformen wie LinkedIn, um Kontakte zu knüpfen, die in der Branche tätig sind. Suche nach Gruppen oder Foren, die sich mit Büroorganisation und Projektmanagement beschäftigen, um wertvolle Einblicke und Tipps zu erhalten.
✨Tip Nummer 2
Bereite dich auf mögliche Fragen im Vorstellungsgespräch vor, indem du dir überlegst, wie du deine organisatorischen Fähigkeiten und Erfahrungen im Umgang mit Dienstleistern konkret darstellen kannst. Überlege dir Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die deine Flexibilität und dein Zeitmanagement unter Beweis stellen.
✨Tip Nummer 3
Informiere dich über die Unternehmenskultur von StudySmarter. Zeige in deinem Gespräch, dass du die Werte und Ziele des Unternehmens verstehst und wie du dazu beitragen kannst, diese zu erreichen. Das zeigt dein Interesse und deine Motivation für die Position.
✨Tip Nummer 4
Sei proaktiv und bringe eigene Ideen zur Verbesserung der Büroorganisation oder zur Planung von Teamevents mit. Dies zeigt nicht nur deine Kreativität, sondern auch dein Engagement für die Rolle und das Unternehmen.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Bürokoordinator und Projektspezialist- Office Coordinator & Project Specialist
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Stelle deine Motivation klar: Beginne dein Bewerbungsschreiben mit einer klaren und überzeugenden Erklärung, warum du dich für die Position des Bürokoordinators und Projektspezialisten interessierst. Betone deine Leidenschaft für Büroorganisation und Projektmanagement.
Hebe relevante Erfahrungen hervor: Gehe in deinem Lebenslauf und Anschreiben auf deine zwei Jahre einschlägige Berufserfahrung ein. Nenne spezifische Beispiele, wie du erfolgreich Büromanagement oder Projektkoordination durchgeführt hast.
Betone deine Sprachkenntnisse: Da die Stelle zweisprachige Fähigkeiten in Deutsch und Englisch erfordert, stelle sicher, dass du deine Sprachkenntnisse deutlich hervorhebst. Erwähne, wie du diese Fähigkeiten in der Vergangenheit eingesetzt hast.
Zeige deine organisatorischen Fähigkeiten: Gib konkrete Beispiele für deine ausgezeichneten organisatorischen Fähigkeiten und dein Zeitmanagement. Beschreibe, wie du in einem schnelllebigen Umfeld gearbeitet hast und welche Methoden du zur Organisation von Terminen und Meetings verwendest.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei VSE Aviation vorbereitest
✨Bereite dich auf typische Fragen vor
Erwarte Fragen zu deiner Erfahrung im Büro- und Projektmanagement. Überlege dir konkrete Beispiele, die deine organisatorischen Fähigkeiten und deine Flexibilität unter Beweis stellen.
✨Zeige deine Kommunikationsfähigkeiten
Da die Rolle viel Korrespondenz mit internen und externen Stakeholdern erfordert, solltest du während des Interviews klar und präzise kommunizieren. Übe, wie du Informationen effektiv weitergibst.
✨Demonstriere deine Detailverliebtheit
Die Position erfordert ein hohes Maß an Liebe zum Detail. Bereite Beispiele vor, die zeigen, wie du in der Vergangenheit erfolgreich mit Details umgegangen bist, sei es bei der Organisation von Veranstaltungen oder im Büroalltag.
✨Sei bereit, über Zeitmanagement zu sprechen
In einem schnelllebigen Umfeld ist gutes Zeitmanagement entscheidend. Erkläre, wie du Prioritäten setzt und mehrere Aufgaben gleichzeitig bewältigst, um den reibungslosen Betrieb des Büros sicherzustellen.
