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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Organisiere Meetings, verwalte Büroabläufe und plane coole Teamevents.
- Arbeitgeber: Werde Teil eines dynamischen Unternehmens, das Innovation und Teamgeist fördert.
- Mitarbeitervorteile: Flexible Arbeitszeiten, spannende Events und ein kreatives Arbeitsumfeld warten auf dich.
- Warum dieser Job: Perfekte Gelegenheit, deine organisatorischen Fähigkeiten zu zeigen und echte Teamarbeit zu erleben.
- Gewünschte Qualifikationen: Matura oder Lehre, 2 Jahre Erfahrung und gute Englischkenntnisse sind erforderlich.
- Andere Informationen: Du solltest ein Organisationstalent mit Liebe zum Detail sein!
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 36000 - 60000 € pro Jahr.
ZUSAMMENFASSUNG: Der/die Bürokoordinator*in und Projektspezialist*in ist für das Büromanagement zuständig; er/sie kümmert sich um lokale Anbieter und Dienstleister; er/sie unterstützt die Auswahl von und die Verhandlungen mit Dienstleistern und externen Anbietern; er/sie sorgt für den reibungslosen Betrieb unseres Büros; er/sie ist verantwortlich für die Koordination von Aktivitäten, wie z. B. Firmenfeiern, Teambuilding und Veranstaltungen in der Community rund um die Firma; er/sie unterstützt den Geschäftsführer bei organisatorischen Aufgaben nach Bedarf. Die Position erfordert ein hohes Maß an Diskretion, Planung, Flexibilität und Organisation.
Was Deine Aufgaben wären:
- Organisation von Terminen und Meetings sowie Management des Büroalltags
- Korrespondenz mit internen und externen Stakeholdern
- Handling, Auswahl und Betreuung lokaler Anbieter für Bürodienstleistungen und Verbrauchsmaterialien
- Organisation von Firmenfeiern und Teamevents
- Verantwortung für den Posteingang und Weiterleitung an die zuständige Abteilung oder Person
- Unterstützt die Geschäftsführung in Büro- und Verwaltungsangelegenheiten
- Begrüßt Besucher, indem er/sie persönlich oder am Telefon willkommen heißt und Anfragen beantwortet oder an die zuständige Abteilung weiterleitet
- Hält die Sicherheit aufrecht, überwacht das Logbuch, stellt Besucherausweise aus usw.
- Sonstige Aufgaben nach Bedarf
Was Du mitbringen solltest:
- Matura, Lehre
- Zweisprachig: Deutsch/Englisch
- 2 Jahre einschlägige Berufserfahrung.
- Ausgezeichnete kommunikative und zwischenmenschliche Fähigkeiten
- Sicherer Umgang mit MS-Office Applikationen (Word, Excel, PPT, Outlook, OneNote)
- Ausgezeichnete organisatorische Fähigkeiten und Liebe zum Detail
- Sehr gutes Zeitmanagement
- Fähigkeit, in einem schnelllebigen Umfeld gut zu funktionieren
- Grundlegendes Verständnis von Verwaltungs- und Büroverfahren und -systemen
BEVORZUGTE ANFORDERUNGEN:
- Bachelor-Abschluss
- Fähigkeiten im Projektmanagement
- Grundlegende Erfahrung im Lieferantenmanagement
Kontaktperson:
VSE Aviation HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Bürokoordinator und Projektspezialist- Office Coordinator & Project Specialist
✨Tip Nummer 1
Netzwerke sind entscheidend! Nutze Plattformen wie LinkedIn, um Kontakte zu knüpfen und dich mit Fachleuten aus der Branche auszutauschen. Suche nach Gruppen oder Foren, die sich auf Bürokoordination und Projektmanagement konzentrieren.
✨Tip Nummer 2
Bereite dich auf mögliche Fragen im Vorstellungsgespräch vor, indem du dir überlegst, wie du deine organisatorischen Fähigkeiten und Erfahrungen im Umgang mit Dienstleistern konkret darlegen kannst. Überlege dir Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die deine Flexibilität und Planungskompetenz zeigen.
✨Tip Nummer 3
Informiere dich über aktuelle Trends im Büro-Management und Projektmanagement. Zeige in Gesprächen, dass du über die neuesten Entwicklungen Bescheid weißt und bereit bist, innovative Lösungen für das Büro zu implementieren.
✨Tip Nummer 4
Zeige deine Kommunikationsfähigkeiten, indem du dich aktiv an Diskussionen in relevanten Online-Communities beteiligst. Dies kann dir helfen, dein Netzwerk zu erweitern und gleichzeitig deine Expertise in der Bürokoordination und im Projektmanagement zu demonstrieren.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Bürokoordinator und Projektspezialist- Office Coordinator & Project Specialist
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Stelle deine Fähigkeiten heraus: Betone in deinem Lebenslauf und Anschreiben deine organisatorischen Fähigkeiten sowie deine Erfahrung im Büromanagement. Zeige, wie du erfolgreich mit Dienstleistern und internen Stakeholdern kommuniziert hast.
Verfasse ein überzeugendes Anschreiben: Erkläre, warum du die ideale Person für die Position des Bürokoordinators und Projektspezialisten bist. Gehe auf spezifische Beispiele aus deiner Berufserfahrung ein, die deine Flexibilität und dein Zeitmanagement unter Beweis stellen.
Zeige deine Sprachkenntnisse: Da die Stelle zweisprachige Fähigkeiten erfordert, solltest du in deinem Lebenslauf und Anschreiben klar angeben, dass du sowohl Deutsch als auch Englisch fließend sprichst. Erwähne gegebenenfalls auch relevante Erfahrungen, bei denen du diese Sprachen verwendet hast.
Prüfe deine Unterlagen sorgfältig: Bevor du deine Bewerbung über unsere Website einreichst, überprüfe alle Dokumente auf Rechtschreib- und Grammatikfehler. Achte darauf, dass alle Informationen korrekt und vollständig sind, um einen professionellen Eindruck zu hinterlassen.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei VSE Aviation vorbereitest
✨Bereite dich auf typische Fragen vor
Überlege dir Antworten auf häufige Interviewfragen, die sich auf deine Erfahrungen im Büromanagement und Projektmanagement beziehen. Sei bereit, konkrete Beispiele zu nennen, wie du in der Vergangenheit lokale Anbieter ausgewählt oder Veranstaltungen organisiert hast.
✨Zeige deine organisatorischen Fähigkeiten
Präsentiere während des Interviews deine Fähigkeit zur Organisation. Du könntest beispielsweise einen Plan für ein fiktives Teamevent skizzieren oder erklären, wie du mehrere Aufgaben gleichzeitig managen würdest.
✨Kommunikation ist der Schlüssel
Da die Rolle viel Kommunikation erfordert, solltest du deine kommunikativen Fähigkeiten unter Beweis stellen. Achte darauf, klar und präzise zu sprechen und zeige, dass du sowohl mit internen als auch externen Stakeholdern gut umgehen kannst.
✨Sei flexibel und anpassungsfähig
Hebe hervor, wie du in einem schnelllebigen Umfeld gearbeitet hast und wie du dich an Veränderungen anpassen kannst. Dies zeigt, dass du die Anforderungen der Position verstehst und bereit bist, Herausforderungen anzunehmen.
