Paralegal

Als Paralegal (50%) unterstützen Sie den General Counsel (mit Sitz in den USA) und die Rechtsabteilung von vVARDIS AG bei der Bearbeitung aller rechtlichen, unternehmerischen und vertraglichen Angelegenheiten. Sie sind der erste Ansprechpartner für administrative und operative Aufgaben innerhalb der Rechtsabteilung und stellen sicher, dass interne Prozesse, Dokumente und Compliance-Themen strukturiert, zeitgerecht und in hoher Qualität verwaltet werden.

In dieser Rolle arbeiten Sie eng mit verschiedenen Funktionen (Finanzen, Personal, Vertrieb, F&E) sowie mit externen Anwaltskanzleien und Behörden zusammen. Sie helfen dabei, rechtliche Risiken frühzeitig zu identifizieren, zu dokumentieren und zu managen und tragen mit Sorgfalt, Diskretion und einem hohen Maß an Eigenverantwortung zu unserem internationalen, dynamischen MedTech-Umfeld bei. Diese Rolle erfordert nachmittägliche Verfügbarkeit von 50% der Zeit, um eine enge Zusammenarbeit mit unserem Team in den USA zu unterstützen.

• Corporate Housekeeping: Unterstützung bei der Vorbereitung und Durchführung von Hauptversammlungen und Vorstandssitzungen, einschließlich Einladungen, Agenden, Protokollen und Unternehmensdokumentation (Satzung, Geschäftsordnung, Aktionärs- und Aktienregister, Zeichnungsregelungen) sowie Vorbereitung von Handelsregistereintragungen und Aktualisierung der Gruppendokumentation, Gruppencharts und Vollmachten.
• Vertragsrecht / Kommerzielle Verträge: Entwurf, Überprüfung und Anpassung von Standardverträgen (NDAs, Beratungsverträge, Lieferanten- und Kundenverträge, einfache Vertriebs- und Dienstleistungsverträge) basierend auf internen Vorlagen und Anweisungen des General Counsel; Verwaltung des Vertragsablaufs: Einholung interner Genehmigungen, Verwaltung von Unterschriftsprozessen (z.B. über E-Signatur-Tools), Ablage sowie Nachverfolgung von Fristen, Erneuerungen und Pflege einer strukturierten Vertragsdatenbank, einschließlich Berichterstattung über aktive Verträge, Fristen und Eskalationspunkte.
• IP-Unterstützung (Koordination mit externen Anwälten): Zentraler Koordinationspunkt zwischen internen Stakeholdern und externen IP-Anwaltskanzleien (Marken, Patente, Designs) – insbesondere Routing von Anfragen, Informationssammlung und Nachverfolgung offener Punkte; IP-Überblicke (Marken-, Patent- und Lizenzportfolio) und Überwachung von Fristen und Erneuerungen in Abstimmung mit dem beauftragten Anwalt; administrative Unterstützung für IP-bezogene Vereinbarungen (z.B. Lizenz-, Co-Entwicklungs- oder Vertraulichkeitsvereinbarungen) und Sammlung sowie Vorbereitung der erforderlichen Dokumentation.
• Compliance, Datenschutz & allgemeine Rechtsadministration: Unterstützung bei der Implementierung und Pflege interner Richtlinien und Compliance-Prozesse (z.B. Verhaltenskodex, Anti-Korruption, Interessenkonflikte); Unterstützung bei Datenschutzthemen gemäß dem Schweizer FADP und der EU-DSGVO (z.B. Verzeichnisse von Verarbeitungstätigkeiten, Datenverarbeitungsverträge, Anfragen von betroffenen Personen) in Abstimmung mit dem General Counsel; allgemeine administrative Unterstützung des Rechtsteams: Organisation von Meetings, Vorbereitung von Materialien, Durchführung von Recherchen und Sicherstellung einer strukturierten digitalen Ablage in SharePoint/M365.

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung kombiniert mit einer Paralegal-Qualifikation (z.B. Paralegal HF/FA, Rechtsfachfrau/-mann mit eidg. Fachausweis) oder einer vergleichbaren Qualifikation.
• 1–3 Jahre Berufserfahrung in einer vergleichbaren Rolle innerhalb einer Inhouse-Rechtsabteilung, einer Anwaltskanzlei oder einer Notariatskanzlei in der Schweiz.
• Solide Kenntnisse des Schweizer Vertrags- und Gesellschaftsrechts (OR, ZGB); erste Erfahrungen im Bereich IP und/oder Datenschutz sind von Vorteil.
• Sichere Anwendung von Microsoft 365 (insbesondere Word, Excel, SharePoint, Teams) und Affinität zu digitalen Tools (z.B. Vertragsmanagement, E-Signatur oder DMS-Lösungen).
• Ausgezeichnete Englischkenntnisse und sehr gute Deutschkenntnisse, sowohl schriftlich als auch mündlich; zusätzliche Sprachen (Französisch, Italienisch) sind von Vorteil.
• Fähigkeit, präzise und gut strukturierte rechtliche und allgemeine Geschäftstexte in beiden Sprachen zu verfassen.

• Strukturierte, sorgfältige und selbstständige Arbeitsweise mit starkem Augenmerk auf Details.
• Starke organisatorische Fähigkeiten, gutes Zeitmanagement und die Fähigkeit, mehrere Themen parallel zu priorisieren.
• Hohe Diskretion, Integrität und Verantwortungsbewusstsein im Umgang mit vertraulichen Informationen.
• Serviceorientierte Persönlichkeit mit starken Kommunikationsfähigkeiten und einem selbstbewussten Auftreten gegenüber internen und externen Partnern.
• Lösungsorientierte Denkweise und Leidenschaft für herausfordernde Aufgaben sowie kontinuierliche Verbesserung.
• Offenheit für neue Technologien und Tools, einschließlich KI-basierter Anwendungen im juristischen Bereich.
• Bereitschaft, in einem internationalen, wachsenden MedTech-Umfeld zu wachsen.

Ihre Persönlichkeit: Sie sind neugierig, detailorientiert und motiviert, komplexe rechtliche Herausforderungen zu lösen. Sie tauchen gerne in Fallmaterialien ein und übersetzen dichte rechtliche Informationen in klare, umsetzbare Unterstützung für Anwälte und Mandanten. Sie sind proaktiv, anpassungsfähig und engagiert, präzise und qualitativ hochwertige Ergebnisse zu liefern.