Verwaltungsassistenz (m/w/d)
25–27 Wochenstunden | zum nächstmöglichen Zeitpunkt
Das Columbarium St. Donatus in Aachen ist ein besonderer Ort der Erinnerung, der Trauer
und des Abschieds. Wir begleiten Menschen in einer emotional herausfordernden
Lebenssituation und sorgen zugleich dafür, dass die vielfältigen organisatorischen und
administrativen Abläufe zuverlässig funktionieren.
Zur Unterstützung unserer Leitung suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine
Verwaltungsassistenz (m/w/d) in Teilzeit mit 25–27 Wochenstunden.
Eine sinnstiftende Aufgabe
Die Arbeit im Columbarium unterscheidet sich von einer klassischen Bürotätigkeit. Sie
begegnen Menschen, die sich häufig in einer emotional belastenden Lebenssituation befinden.
Wir suchen daher eine Persönlichkeit, die empathisch und zugleich professionell ist,
aufmerksam zuhört und Angehörigen mit Respekt und Wertschätzung begegnet.
Die Bedürfnisse der Familien stehen bei der Terminplanung häufig im Mittelpunkt. Daher
wünschen wir uns über die festen Bürozeiten hinaus die Bereitschaft zu Flexibilität, wie auch
bei besonderen Anlässen gelegentlich abends oder am Wochenende mitzuwirken.
Wir bieten Ihnen
- eine sinnstiftende und abwechslungsreiche Tätigkeit an einem besonderen Ort
- einen verantwortungsvollen Aufgabenbereich mit Gestaltungsspielraum
- ein engagiertes Team und eine wertschätzende Arbeitsatmosphäre
- die Möglichkeit, eigene Ideen einzubringen
- ein Arbeitsplatz, an dem organisatorisches Können und menschliches Einfühlungsvermögen gleichermaßen gefragt sind
- eine gute Einarbeitung in die besonderen Abläufe des Columbariums
- eine angemessene Vergütung entsprechend der geltenden Vergütungsordnung des Bistums Aachen
- die Möglichkeit zum Homeoffice mit der entsprechenden technischen Ausstattung
- die Mitgliedschaft bei Urban Sports zur eigenen Gesunderhaltung
Ihre Aufgaben
Sie übernehmen eine vielseitige Tätigkeit an der Schnittstelle zwischen Verwaltung, Organisation und persönlicher Begleitung. Zu Ihren Aufgaben gehören insbesondere:
- Unterstützung der Leitung bei administrativen und organisatorischen Aufgaben
- Koordination von Terminen, insbesondere im Zusammenhang mit Bestattungen und Beisetzungen
- Kommunikation und Abstimmung mit Angehörigen, Bestattern und Handwerksbetrieben
- Beratung zu Grabstätten und organisatorischen Fragen rund um das Columbarium
- Pflege von Datenbanken und Archiv
- Vertragswesen und Dokumentation
- Erstellung von Gebührenbescheiden und Überwachung der Zahlungseingänge
- Bestellung und Verwaltung von Verbrauchs- und Büromaterial
- Durchführung von Kontroll- und Dokumentationsaufgaben
- Unterstützung bei Veranstaltungen und besonderen Terminen
- Mitwirkung bei der Weiterentwicklung und Optimierung von Verwaltungsabläufen
Das bringen Sie mit
Sie verfügen idealerweise über eine kaufmännische oder verwaltungsbezogene Ausbildung bzw. eine vergleichbare Qualifikation und Erfahrung in der Büroorganisation.
Wichtig sind uns insbesondere:
- sicherer Umgang mit MS Office
- eine strukturierte, sorgfältige und vorausschauende Arbeitsweise
- Zuverlässigkeit, Verantwortungsbewusstsein und Einsatzbereitschaft
- gerne technisches Geschick und die Bereitschaft, sich in neue Systeme und Abläufe einzuarbeiten
- gute kommunikative Fähigkeiten und ein freundliches, verbindliches Auftreten
- Verschwiegenheit und ein hohes Maß an Vertrauenswürdigkeit und Loyalität
- die Fähigkeit, auch in schwierigen Situationen ruhig und lösungsorientiert zu handeln
- Einfühlungsvermögen und ein respektvoller Umgang mit Angehörigen und Familien.
- Sie können sich mit der christlichen Haltung identifizieren und haben keine Berührungsängste mit den Themen Tod, Trauer und Abschied
Berufliche oder ehrenamtliche Erfahrungen im Bereich Tod und Trauer sind von Vorteil, aber keine Voraussetzung.
Wir freuen uns auf Sie!
Wenn Sie sich in dieser vielseitigen Aufgabe wiederfinden und Lust haben, das Columbarium St. Donatus mit Ihrem Organisationstalent, Ihrer Empathie und Ihrer zuverlässigen Arbeitsweise zu unterstützen, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung.
Bewerbung und Kontakt:
Katharina von Gallwitz
Verwaltungsleiterin im pastoralen Raum Aachen Forst/Brand
Ringstr. 118, 52078 Aachen
E-Mail: katharina.vongallwitz@gdg-forst-brand.de
#J-18808-Ljbffr
Verwaltungsassistenz (m/w/d) Columbarium St. Donatus in Aachen Arbeitgeber: Vwz Aachen
Das Katholische Verwaltungszentrum Aachen ist ein hervorragender Arbeitgeber, der ein wertschätzendes Arbeitsumfeld und flexible Arbeitszeiten bietet, einschließlich bis zu 50% mobilem Arbeiten. Mit einem starken Fokus auf Teamarbeit und christlichen Werten fördert das Unternehmen die persönliche und berufliche Entwicklung seiner Mitarbeiter durch regelmäßige Teamevents und eine familienfreundliche Personalpolitik. Hier haben Sie die Möglichkeit, in einem vielseitigen und interessanten Arbeitsfeld zu arbeiten, während Sie gleichzeitig von einer attraktiven Vergütung und betrieblicher Altersvorsorge profitieren.
